Contrôler le projet signifie simplement garder un contrôle minutieux si votre projet progresse conformément au plan du projet ou non. En cas d’écart, le gestionnaire est tenu de prendre des mesures en conséquence.
Idéalement, le plan de projet devrait être utilisé pour contrôler et surveiller le projet. Cependant, il est impératif que des changements continus soient apportés au plan du projet au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Réunions d’examen #
L’avancement du projet doit être contrôlé en organisant des réunions d’examen à intervalles réguliers. Les paramètres suivants doivent être gardés à l’esprit lors de la tenue de telles réunions :
- Vous devriez vous adonner à une discussion informelle avec votre équipe avant la tenue d’une réunion
- Tout d’abord, faites vous-même un examen détaillé du projet. Identifiez les problèmes en analysant en profondeur toutes les tâches qui doivent être accomplies au cours des prochaines semaines, puis discutez-en lors de votre réunion d’examen.
- Assurez-vous de faire circuler l’ordre du jour de la réunion à l’avance.
- Si une décision importante doit être prise, assurez-vous que toutes les personnes ayant le pouvoir de prendre une telle décision sont présentes à la réunion
- La réunion doit commencer en racontant d’abord ses principaux objectifs.
- Une comparaison détaillée de l’état d’avancement du projet et du plan projeté doit être effectuée.
- Assurez-vous de ne pas accepter d’écarts importants par rapport au plan de projet initial
- Les réunions d’examen devraient être suffisamment longues pour discuter des problèmes sous-jacents, mais pas trop longues pour ne pas tenir compte de l’importance du temps des participants.
- Prenez l’habitude de toujours terminer la réunion en réitérant les décisions importantes et en recommandant la voie à suivre.
- Toutes les réunions doivent être suivies d’un rapport de réunion à diffuser dans la journée qui suit la réunion. Il peut s’agir simplement d’une décision importante, ou il peut donner un compte rendu détaillé des problèmes et des solutions proposées. Le choix des détails dépendrait de la complexité du problème à résoudre.
Résolution de conflit #
Des conflits sont inévitables lorsque des personnes d’horizons différents ont tendance à travailler ensemble. Les conflits sur le lieu de travail peuvent généralement être classés dans les catégories suivantes :
- Conflits personnels entre différentes personnes
- Rôles peu clairs ou qui se chevauchent et incertitude quant à l’autorité décisionnelle
- Conflits sur la différence dans les attentes, les préférences et les objectifs
Une approche connue sous le nom d’« approche gagnant-gagnant » a montré des résultats significatifs dans le cas de la résolution de conflits sur le lieu de travail. La méthode comprend :
- Tout d’abord, vous devez vous renseigner auprès des deux parties afin d’en savoir plus sur le conflit
- Après avoir obtenu suffisamment d’informations, efforcez-vous de trouver un terrain d’entente entre les deux parties. Cela garantit que le processus de résolution des conflits démarre sur une note positive.
- Vous devez ensuite demander aux parties en conflit de réfléchir à un moyen possible de résoudre le problème en cours
- Une fois les solutions déterminées, concentrez-vous sur un plan réalisable pour mettre en œuvre les solutions pré-identifiées
- Documenter et agir sur les recommandations
L’approche gagnant-gagnant est largement acceptée car elle laisse une place importante à la contribution des deux parties en conflit et leur permet de marcher main dans la main vers une solution possible. Cependant, il convient de noter que cette approche peut ne pas toujours fonctionner. Dans de tels cas, vous devez convenir avec les parties en conflit que le conflit n’est toujours pas résolu. Les approches suivantes peuvent alors être appliquées :
- En cas de conflit technique, recourez au règlement de l’affaire par l’intermédiaire d’un expert technique et demandez-lui son précieux avis.
- En cas de conflit non technique, impliquez un cadre supérieur ou un porteur de projet. Il convient de noter que les gens n’aiment pas être obligés de résoudre leurs conflits par l’intermédiaire d’un superviseur, cette méthode ne doit donc être utilisée que si toutes les autres méthodes ont échoué.
Vous devez également garder à l’esprit que certains conflits peuvent en fait être bénéfiques pour l’équipe car ils peuvent ouvrir de nouvelles voies de coopération et de coordination. Il faut toujours rester attentif dans le cas de la résolution de conflits multiculturels car le cadre de référence change de manière significative dans ces cas, par exemple, les conflits sont perçus différemment aux États-Unis, en Chine ou en Inde. Afin de respecter les livrables de votre projet, il est vital de résoudre les conflits le plus rapidement possible.
Résolution des problèmes du projet #
Les problèmes du projet peuvent généralement être classés dans les catégories suivantes :
- Liés aux personnes : les problèmes liés aux personnes peuvent être dus au fait que votre équipe ne dispose pas des compétences requises pour atteindre les objectifs prédéfinis. Dans ce cas, vous devez :
- Formez votre personnel si le budget et le calendrier du projet le permettent. De telles formations doivent être ajoutées au préalable à votre plan de projet.
- Essayez de faire faire le travail par un fournisseur ou un consultant extérieur.
- Concernant l’échéancier : Si votre projet est en retard dans l’échéancier, vous devez :
- Affiner les priorités du projet et observer si toutes les activités sont réellement importantes ou non
- Travaillez sur les tâches existantes et n’acceptez pas de tâches supplémentaires
- Si les coûts du projet dépassent le budget prédéfini :
- Surveiller régulièrement les coûts du projet afin que tout dépassement de coût puisse être identifié dès que possible
- La portée du projet ne cesse de changer
Les problèmes majeurs du projet surviennent pour les raisons suivantes :
- Planification inappropriée : activités peu claires pour lesquelles les processus ne sont pas correctement documentés et les risques potentiels n’ont pas été identifiés. Elle est marquée par une mauvaise communication car le chef de projet manque d’expérience pour gérer son équipe.
- Mauvaise portée : les objectifs et la portée sont soit trop étroits, soit trop généralisés, ou peut-être ne correspondent-ils pas aux exigences des parties prenantes.
Contrôler le changement #
Les chefs de projet identifient souvent la gestion du changement continu comme la partie la plus difficile de leur travail. De tels changements sont inévitables et affectent souvent le calendrier, le budget et parfois les livrables du projet. Il est impératif d’utiliser un protocole de contrôle et de changement afin de faire face à ces défis. Un tel mécanisme implique :
- S’assurer que les exigences et les demandes de changement sont faites par écrit à l’aide d’un modèle de demande de changement
- L’étape suivante consiste à revoir les paramètres de votre projet tels que les résultats, les coûts, etc. conformément aux modifications de projet demandées. Il s’agit également d’analyser ce qui se passerait si les modifications demandées ne sont pas apportées.
- Vous pouvez alors accepter ou rejeter la demande de modification. Vous pouvez également impliquer les principales parties prenantes et votre équipe de projet dans cette décision. Informez les parties concernées si la demande a été acceptée ou rejetée.
- Si la demande de changement est acceptée, documentez-la et mettez à niveau le plan de projet en conséquence.
- Informez le demandeur et toutes les parties concernées de l’acceptation et de l’impact des modifications demandées. Vous pouvez également inclure cette discussion dans votre prochaine réunion d’examen du projet.
