Le système Kanban est considéré non seulement comme un outil de gestion de projet mais comme un état d’esprit. Le système consiste à prioriser le travail et à viser à effectuer au bon moment plutôt que de retarder les délais. Il considère les projets comme une série de processus requis pour un flux de travail actif. Le principal résultat de Kanban est de mener à bien le projet en décidant ce qui doit être fait en premier et en se concentrant sur le processus de workflow.
Kanban est un système relativement polyvalent et peut être utilisé sur tous les types d’entrées de processus, qu’ils soient liés à des automobiles, des documents, des logiciels ou des widgets. La seule exigence à cet égard est que vous ayez toute la capacité d’effectuer tous les processus clés du système au bon endroit et au bon moment. Si ces paramètres ne sont pas correctement placés ou en cas d’abondance ou de pénurie excessive, des failles, des goulots d’étranglement, des retards et des gaspillages peuvent se développer. Désormais, Kanban veille au bon fonctionnement de vos processus.
Principes clés de Kanban #
Au milieu des années 2000, le Système Kanban était employé chez Microsoft. David J. Anderson a trouvé les résultats exemplaires et il les a ensuite utilisés pour développer sa propre méthode pour assurer un progrès continu dans les entreprises. Ce concept a été nommé par Toyota sous le nom de Kaizen alors qu’Anderson a choisi de nommer ses méthodes sur des systèmes Kanban qui l’ont motivé à concevoir sa propre méthode.
Visualisation du flux de travail #
La visualisation du flux de travail est un héritage de Toyota où ils ont utilisé des panneaux pour représenter le flux de travail de la journée. Cela peut être fait sur un tableau blanc, un tableau noir, un outil en ligne ou un babillard. Le flux de travail sera indiqué sous la forme de colonnes et de détails spécifiques sous chaque colonne. Ces colonnes représentent les différentes étapes impliquées dans un certain processus et les tâches pertinentes sont répertoriées sous des colonnes individuelles. Ils sont ensuite affichés sur leurs supports respectifs. Une organisation de base du conseil d’administration sera catégorisée en tâches à faire, en cours de traitement et enfin, celles qui ont déjà été effectuées. Cela dénote un « système à trois bacs » que l’on trouve généralement dans les industries manufacturières. Il inclurait ainsi les pièces conservées en inventaire, les pièces en cours d’utilisation et enfin les pièces encore chez le fournisseur. Ce type de système garantit que le stock de travailleurs n’est jamais épuisé. Un exemple typique d’un tableau de flux de travail est donné ci-dessous;
Il convient de noter que de tels tableaux Kanban peuvent être utilisés pour des tâches plus complexes composées de plusieurs étapes. De plus, ils peuvent être codés par couleur en fonction du type de travail requis pour un projet complexe. Un exemple typique d’une telle carte est donné ci-dessous ;
De tels tableaux rendent le flux de travail plus clair et plus pratique et éliminent tout écart qu’un travailleur pourrait avoir concernant la progression du travail. L’affichage du flux de travail de cette manière est un composant essentiel du système Kanban. Cependant, les experts Kanban mettent en garde qu’il ne faut pas croire que le système Kanban se limite à de telles mesures simplistes.
Joseph Hurtado, formateur Kanban et chef de projet à AgileLion Institute, met en garde contre une vision trop simple de Kanban. Il conseille aux managers de ne pas tomber dans ce piège minimaliste et de travailler à la compréhension de phénomènes clés, de valeurs, d’outils et de principes puis de recourir à l’expérimentation. Il exprime l’opinion que le simple fait d’utiliser un tableau Kanban ne garantit pas que l’on fait correctement Kanban. Une telle diminution peut conduire à l’échec de la mise en œuvre de Kanban.
Limiter WIP (Work in Process) #
Kanban pense que l’on peut faire plus en recourant à moins. Ce principe peut être difficile en particulier pour les plus performants. Cependant, il est basé sur l’observation générale qu’en faisant moins, on peut se concentrer davantage sur les résultats et travailler pour obtenir des résultats optimaux. Les experts Kanban pensent que ce principe peut faire des merveilles en termes d’efficacité en ne traitant qu’un nombre spécifique de tâches du flux de travail aux travailleurs appropriés. Désormais, les travailleurs ne sont pas bombardés de travail et le battement est finalement évité.
Joe Justice, le président de Scrum Incorporation, raconte que Kanban est un outil idéal pour limiter les WIP et est connu pour accélérer les résultats souhaités. Pendant ce temps, le Kanban personnel apporte de tels avantages à vos journaux quotidiens et peut devenir le nouveau secret pour les plus performants.
En termes de tableau Kanban, WIP peut être appliqué en répertoriant uniquement un nombre spécifique de tâches dans le tableau Kanban sous les colonnes. Cette méthode est également appelée Lean Kanban. Daniel Doiron, l’un des principaux formateurs Lean Kanban chez CC Pace, a souligné à juste titre que cette approche nécessite une priorisation. A cet égard, un relâchement peut être employé pour assurer la mise en œuvre de cette étape. Doiron a ajouté que Lean Kanban est la seule approche qui s’approprie et parvient à limiter WIP.
Gérer le flux #
Le système Kanban peut être démarré dans le cadre de votre style de travail traditionnel et peut être poursuivi là où vous vous êtes arrêté. Ceci est considéré comme une force du processus car il peut être adapté selon les spécifications de tout projet. Par exemple, si vous travaillez sur un projet complexe, vous ne serez pas obligé de modifier les spécifications et le flux de travail de votre projet du jour au lendemain pour passer au système Kanban.
L’objectif de Kanban est de vous aider à améliorer l’utilisation des ressources préexistantes et sans imposer le fardeau de trop de changements dans le flux de travail. Le processus fonctionne en créant une prise de conscience concernant la priorisation du travail et en encourageant des améliorations progressives après un examen attentif des lacunes et des lacunes du processus. Kanban suscite des discussions réfléchies sur l’évaluation des processus et permet aux utilisateurs d’apprendre de leurs erreurs.
Le PDG de Lean Kanban, David Anderson mentionne dans son e-book Essential Kanban Condensed que le système Kanban doit être aussi prévisible que possible. De cette façon, les goulots d’étranglement dans le processus peuvent être identifiés, traités et évités. De plus, le flux de travail dans Kanban doit être tel que les délais sont minimisés et la livraison de valeur est maximisée. La figure ci-dessous indique clairement les goulots d’étranglement dans le processus Kanban à l’aide d’un tableau Kanban.
