Beheersing van het project betekent simpelweg zorgvuldig controleren of uw project in lijn is met het projectplan of niet. In geval van afwijking is de beheerder verplicht om dienovereenkomstig actie te ondernemen.
Idealiter wordt het projectplan gebruikt om het project te controleren en te bewaken. Het is echter absoluut noodzakelijk dat er voortdurend wijzigingen in het projectplan worden aangebracht naarmate het project vordert.
Vergaderingen bekijken #
De voortgang van het project moet worden gecontroleerd door regelmatig evaluatievergaderingen te houden. Houd rekening met de volgende parameters wanneer dergelijke vergaderingen worden gehouden:
- U moet een informeel gesprek met uw team aangaan voordat een vergadering wordt gehouden
- Voer eerst zelf een gedetailleerde projectbeoordeling uit. Identificeer problemen door alle taken die de komende weken moeten worden voltooid grondig te analyseren en bespreek ze vervolgens in uw beoordelingsvergadering.
- Zorg ervoor dat u de vergaderagenda van tevoren verspreidt.
- Als er een belangrijke beslissing moet worden genomen, zorg er dan voor dat alle personen met de bevoegdheid om een dergelijke beslissing te nemen bij de vergadering aanwezig zijn
- De vergadering moet worden gestart door eerst de belangrijkste doelstellingen te vertellen.
- Er moet een gedetailleerde vergelijking worden gemaakt van de actieve status van het project en het geprojecteerde plan.
- Zorg ervoor dat u geen significante afwijkingen van het oorspronkelijke projectplan accepteert
- De evaluatiebijeenkomsten moeten lang genoeg zijn om de onderliggende problemen te bespreken, maar niet te lang om het belang van de tijd van de deelnemers te negeren.
- Maak er een gewoonte van om de vergadering altijd te beëindigen door de belangrijke beslissingen te herhalen en de weg vooruit aan te bevelen.
- Alle vergaderingen moeten worden gevolgd door een verslag van de vergadering dat binnen een dag na de vergadering moet worden verspreid. Het kan eenvoudigweg de belangrijke beslissing inhouden, of het kan een gedetailleerd overzicht geven van de problemen en voorgestelde oplossingen. De keuze van het detail zou afhangen van de complexiteit van het probleem.
Conflictoplossing #
Conflicten zijn onvermijdelijk wanneer mensen met verschillende achtergronden de neiging hebben om samen te werken. Conflicten op de werkplek kunnen over het algemeen worden onderverdeeld in de volgende categorieën:
- Persoonlijke conflicten tussen verschillende individuen
- Onduidelijke of overlappende rollen en onzekerheid over de beslissingsbevoegdheid
- Conflicten over verschillen in verwachtingen, voorkeuren en doelstellingen
Een benadering die bekend staat als de “win-win-benadering” heeft significante resultaten opgeleverd in het geval van conflictoplossing op de werkplek. De methode omvat:
- Ten eerste moet u uw toevlucht nemen tot navraag bij beide partijen om meer te weten te komen over het conflict
- Na het verkrijgen van voldoende informatie, werk aan het bereiken van een gemeenschappelijke basis voor overeenstemming tussen beide partijen. Dit zorgt ervoor dat het proces van conflictoplossing positief begint.
- Vraag dan de conflicterende partijen om na te denken over een mogelijke manier om het probleem op te lossen
- Nadat de oplossingen zijn bepaald, richt u zich op een werkbaar plan om de vooraf geïdentificeerde oplossingen te implementeren
- Documenteer en handel naar de aanbevelingen
De win-winbenadering wordt algemeen aanvaard omdat deze veel ruimte biedt voor de inbreng van beide conflicterende partijen en hen in staat stelt hand in hand naar een mogelijke oplossing te lopen. Er moet echter worden opgemerkt dat deze aanpak niet altijd werkt. In dergelijke gevallen moet u met de conflicterende partijen overeenkomen dat het conflict nog steeds niet is opgelost. De volgende benaderingen kunnen dan worden toegepast:
- In geval van een technisch conflict kunt u de zaak via een technisch expert oplossen en hem om zijn waardevolle mening vragen.
- Betrek bij een niet-technisch conflict een senior manager of een projectsponsor. Opgemerkt moet worden dat mensen er niet van houden om hun conflicten via een supervisor op te lossen, dus deze methode mag alleen worden gebruikt als alle andere methoden hebben gefaald.
Houd er ook rekening mee dat bepaalde conflicten juist goed kunnen zijn voor het team, omdat ze nieuwe wegen kunnen openen voor samenwerking en coördinatie. Men moet altijd bedachtzaam blijven in het geval van het oplossen van multiculturele conflicten, aangezien het referentiekader in deze gevallen aanzienlijk verandert, bv. conflicten worden anders ervaren in de VS, China of India. Om te voldoen aan de resultaten van uw project, is het essentieel om de conflicten zo snel mogelijk op te lossen.
Oplossing van projectproblemen #
Projectproblemen kunnen over het algemeen in de volgende categorieën worden ingedeeld:
- Gerelateerd aan mensen: problemen met betrekking tot mensen kunnen zijn omdat uw team niet over de vereiste vaardigheden beschikt om de vooraf gestelde doelen te bereiken. In dat geval moet u:
- Train uw personeel als het projectbudget en de planning dit toelaten. Dergelijke trainingen moeten vooraf aan uw projectplan worden toegevoegd.
- Probeer het werk gedaan te krijgen via een leverancier of externe adviseur.
- Met betrekking tot planning: Als uw project achterloopt op de planning, moet u:
- Verfijn de projectprioriteiten en kijk of alle activiteiten echt belangrijk zijn of niet
- Werk aan de bestaande taken en accepteer geen extra taken
- Als de projectkosten het vooraf vastgestelde budget overschrijden:
- Bewaak de projectkosten regelmatig, zodat eventuele kostenoverschrijdingen zo snel mogelijk kunnen worden gesignaleerd
- De projectomvang verandert steeds
Grote projectproblemen ontstaan om de volgende redenen:
- Ongepaste planning: onduidelijke activiteiten waarbij processen niet goed zijn gedocumenteerd en potentiële risico’s niet zijn geïdentificeerd. Het wordt gekenmerkt door ongepaste communicatie omdat de projectmanager niet de ervaring heeft om zijn team aan te sturen.
- Slechte scoping: de doelstellingen en reikwijdte zijn ofwel te beperkt of te algemeen, of misschien zijn ze niet in overeenstemming met de vereisten van de belanghebbenden.
Beheersing van verandering #
Projectmanagers beschouwen het omgaan met continue verandering vaak als het meest uitdagende onderdeel van hun werk. Dergelijke veranderingen zijn onvermijdelijk en beïnvloeden vaak de projectplanning, het budget en soms ook de projectresultaten. Het is absoluut noodzakelijk om een controle- en wijzigingsprotocol te gebruiken om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Een dergelijk mechanisme omvat:
- Ervoor zorgen dat de wijzigingsvereisten en -verzoeken schriftelijk worden ingediend met behulp van een sjabloon voor wijzigingsverzoeken
- De volgende stap is om uw projectparameters zoals resultaten, kosten, enz. te herzien in overeenstemming met de gevraagde projectwijzigingen. Het houdt ook in dat wordt geanalyseerd wat er zou gebeuren als de gevraagde wijzigingen niet worden doorgevoerd.
- U kunt het wijzigingsverzoek vervolgens accepteren of afwijzen. U kunt ook de belangrijkste stakeholders en uw projectteam bij deze beslissing betrekken. Informeer de betrokken partijen of het verzoek is geaccepteerd of afgewezen.
- Als het wijzigingsverzoek wordt geaccepteerd, documenteer het dan en upgrade het projectplan dienovereenkomstig.
- Stel de aanvrager en alle betrokken partijen op de hoogte van de acceptatie en impact van de gevraagde wijzigingen. U kunt deze discussie ook opnemen in uw volgende projectbeoordelingsvergadering.
