プロジェクトを管理するということは、プロジェクトがプロジェクト計画に沿って進行しているかどうかを注意深くチェックすることを意味します。 逸脱した場合、マネージャーはそれに応じて行動を起こす必要があります。
理想的には、プロジェクト計画を使用してプロジェクトを管理および監視する必要があります。 ただし、プロジェクトの進行に合わせて、プロジェクト計画を継続的に変更する必要があります。
会議のレビュー #
プロジェクトの進捗状況は、定期的にレビュー会議を開催することによって管理する必要があります。 このような会議を開催するときは、次のパラメータに留意する必要があります。
- 会議が開催される前に、チームとの非公式な話し合いにふける必要があります
- まず、詳細なプロジェクトレビューを自分で行います。 今後数週間で完了する必要のあるすべてのタスクを徹底的に分析して問題を特定し、レビュー会議でそれらについて話し合います。
- 事前に会議の議題を回覧してください。
- 重要な決定を下す場合は、そのような決定を下す権限を持つすべての個人が会議に出席するようにしてください。
- 会議は、最初にその主要な目的を説明することから開始する必要があります。
- プロジェクトのアクティブステータスと計画された計画の詳細な比較を行う必要があります。
- 最初のプロジェクト計画からの大幅な逸脱を受け入れないようにしてください
- レビュー会議は、根本的な問題について話し合うのに十分な長さである必要がありますが、参加者の時間の重要性を無視するのに長すぎないようにする必要があります。
- 重要な決定を繰り返し、今後の方向性を推奨することにより、常に会議を終了する習慣をつけてください。
- すべての会議の後には、会議の1日以内に回覧される会議レポートが続く必要があります。 それは単に重要な決定を伴う場合もあれば、問題と提案された解決策の詳細な説明を与える場合もあります。 詳細の選択は、目前の問題の複雑さに依存します。
紛争解決 #
異なるバックグラウンドの人々が一緒に働く傾向があるとき、対立は必ず起こります。 職場の対立は、一般的に次のカテゴリに分類できます。
- 異なる個人間の個人的な対立
- 意思決定機関に関する不確実または重複する役割と不確実性
- 期待、好み、目的の違いをめぐる対立
「win-winアプローチ」として知られるアプローチは、職場での紛争解決の場合に重要な結果を示しています。 この方法には次のものが含まれます。
- 第一に、あなたは紛争についてもっと知るために両方の当事者からの問い合わせに頼るべきです
- 十分な情報を得た後、両当事者の合意のための共通の根拠を達成するために努力してください。 これにより、競合解決のプロセスが前向きに開始されることが保証されます。
- 次に、競合する当事者に、手元にある問題を解決するための可能な方法を考えるように依頼する必要があります。
- ソリューションが決定されたら、事前に特定されたソリューションを実装するための実行可能な計画に焦点を合わせます
- 推奨事項を文書化し、それに基づいて行動する
双方にメリットのあるアプローチは、対立する両当事者の意見を取り入れるための大きな余地を提供し、可能な解決策に向けて手を取り合って歩むことができるため、広く受け入れられています。 ただし、このアプローチが常に機能するとは限らないことに注意してください。 このような場合、紛争は未解決のままであることに同意する必要があります。 次に、次のアプローチを適用できます。
- 技術的な対立がある場合は、技術専門家を通じて問題を解決し、彼に貴重な意見を求めてください。
- 技術的な対立がない場合は、上級管理職またはプロジェクトスポンサーを巻き込んでください。 したがって、スーパーバイザーを介して競合を解決することを強制されることを好まないことに注意してください。したがって、この方法は、他のすべての方法が失敗した場合にのみ使用する必要があります。
また、特定の競合は、協力と調整のための新しい道を開く可能性があるため、実際にはチームにとって有益である可能性があることにも留意する必要があります。 多文化紛争を解決する場合は、参照の枠組みが大幅に変化するため、常に注意を払う必要があります。たとえば、米国、中国、インドでは紛争の認識が異なります。 プロジェクトの成果物を順守するためには、できるだけ早く競合を解決することが重要です。
プロジェクトの問題の解決 #
プロジェクトの問題は、一般的に次のカテゴリに分類できます。
- 人に関連する：人に関連する問題は、事前に設定された目標を達成するために必要なスキルセットがチームに不足していることが原因である可能性があります。 このような場合、次のことを行う必要があります。
- プロジェクトの予算とスケジュールが許せば、スタッフをトレーニングします。 このようなトレーニングは、事前にプロジェクト計画に追加する必要があります。
- ベンダーまたは外部コンサルタントを通じて作業を完了するようにしてください。
- スケジュールに関するもの：プロジェクトのスケジュールが遅れている場合は、次のことを行う必要があります。
- プロジェクトの優先順位を調整し、すべてのアクティビティが実際に重要かどうかを観察します
- 既存のタスクに取り組み、追加のタスクを受け入れない
- プロジェクトのコストが事前定義された予算を超えている場合：
- プロジェクトのコストを定期的に監視して、コスト超過をできるだけ早く特定できるようにします。
- プロジェクトの範囲は変化し続けます
プロジェクトの主な問題は、次の理由で発生します。
- 不適切な計画：プロセスが適切に文書化されておらず、潜在的なリスクが特定されていない不明確な活動。 プロジェクトマネージャーはチームを管理する経験が不足しているため、不適切なコミュニケーションが特徴です。
- スコーピングが不十分：目的と範囲が狭すぎるか一般化されているか、利害関係者の要件に沿っていない可能性があります。
変更の制御 #
プロジェクトマネージャーは、継続的な変化への対処を仕事の最も困難な部分として認識することがよくあります。 このような変更は避けられず、プロジェクトのスケジュール、予算、場合によってはプロジェクトの成果物にも影響を与えることがよくあります。 これらの課題に対処するには、制御および変更プロトコルを使用することが不可欠です。 このようなメカニズムには次のものが含まれます。
- 変更要求テンプレートを使用して、変更要件と要求が書面で行われていることを確認します
- 次のステップは、要求されたプロジェクトの変更に合わせて、結果、原価計算などのプロジェクトパラメータを確認することです。 また、要求された変更が行われなかった場合に何が起こるかを分析することも含まれます。
- その後、変更要求を受け入れるか拒否することができます。 この決定には、主要な利害関係者とプロジェクトチームを関与させることもできます。 要求が受け入れられたか拒否されたかを関係者に通知します。
- 変更要求が受け入れられた場合は、それを文書化し、それに応じてプロジェクト計画をアップグレードします。
- 要求者とすべての関係者に、要求された変更の受け入れと影響について知らせます。 このディスカッションを次回のプロジェクトレビュー会議に含めることもできます。
