6.0 Steuerung und Überwachung des Projekts

Das Projekt zu kontrollieren bedeutet einfach, genau zu prüfen, ob Ihr Projekt im Rahmen des Projektplans voranschreitet oder nicht. Im Falle einer Abweichung ist der Manager verpflichtet, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Idealerweise sollte der Projektplan zur Steuerung und Überwachung des Projekts verwendet werden. Es ist jedoch zwingend erforderlich, dass der Projektplan im Verlauf des Projekts kontinuierlich geändert wird.

Besprechungen überprüfen #

Der Projektfortschritt sollte durch regelmäßige Review-Meetings kontrolliert werden. Die folgenden Parameter sollten bei solchen Treffen im Auge behalten werden:

• Bevor ein Meeting stattfindet, sollten Sie sich mit Ihrem Team informell unterhalten
• Führen Sie zunächst selbst eine detaillierte Projektüberprüfung durch. Identifizieren Sie Probleme, indem Sie alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen erledigt werden müssen, gründlich analysieren und dann in Ihrem Review-Meeting besprechen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung des Treffens im Voraus verteilen.
• Wenn eine wichtige Entscheidung zu treffen ist, stellen Sie sicher, dass alle Personen, die befugt sind, eine solche Entscheidung zu treffen, bei der Besprechung anwesend sind
• Das Treffen sollte zunächst mit der Erläuterung der wichtigsten Ziele begonnen werden.
• Es sollte ein detaillierter Vergleich zwischen dem aktiven Status des Projekts und dem projizierten Plan erfolgen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie keine wesentlichen Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan akzeptieren
• Die Überprüfungssitzungen sollten lang genug sein, um die zugrunde liegenden Probleme zu diskutieren, aber nicht zu lang, um die Bedeutung der Zeit der Teilnehmer zu vernachlässigen.
• Machen Sie es sich zur Gewohnheit, das Meeting immer zu beenden, indem Sie die wichtigen Entscheidungen wiederholen und den Weg nach vorne empfehlen.
• Auf alle Sitzungen sollte ein Sitzungsbericht folgen, der innerhalb eines Tages nach der Sitzung verteilt wird. Es kann einfach die wichtige Entscheidung beinhalten oder es kann eine detaillierte Darstellung der Probleme und Lösungsvorschläge enthalten. Die Wahl des Details hängt von der Komplexität des vorliegenden Problems ab.

Konfliktlösung #

Konflikte sind vorprogrammiert, wenn Menschen unterschiedlicher Herkunft dazu neigen, zusammenzuarbeiten. Arbeitskonflikte lassen sich grundsätzlich in folgende Kategorien einteilen:

• Persönliche Konflikte zwischen verschiedenen Personen
• Unklare oder sich überschneidende Rollen und Unsicherheit über die Entscheidungsbefugnis
• Konflikte über unterschiedliche Erwartungen, Präferenzen und Ziele

Ein Ansatz, der als „Win-Win-Ansatz“ bekannt ist, hat signifikante Ergebnisse bei der Konfliktlösung am Arbeitsplatz gezeigt. Die Methode umfasst:

1. Zunächst sollten Sie sich bei beiden Parteien erkundigen, um mehr über den Konflikt zu erfahren
2. Nachdem Sie ausreichende Informationen erhalten haben, arbeiten Sie daran, eine gemeinsame Grundlage für die Zustimmung beider Parteien zu erzielen. Dies stellt sicher, dass der Prozess der Konfliktlösung positiv beginnt.
3. Bitten Sie dann die Konfliktparteien, über einen möglichen Weg zur Lösung des vorliegenden Problems nachzudenken
4. Nachdem die Lösungen festgelegt wurden, konzentrieren Sie sich auf einen praktikablen Plan zur Implementierung der vorab identifizierten Lösungen
5. Dokumentation und Umsetzung der Empfehlungen

Der Win-Win-Ansatz wird weithin akzeptiert, da er viel Raum für den Input beider Konfliktparteien bietet und es ihnen ermöglicht, Hand in Hand auf eine mögliche Lösung zu gehen. Es ist jedoch zu beachten, dass dieser Ansatz möglicherweise nicht immer funktioniert. In solchen Fällen müssen Sie mit den Konfliktparteien vereinbaren, dass der Konflikt weiterhin ungelöst bleibt. Folgende Ansätze können dann angewendet werden:

• Im Falle eines technischen Konflikts greifen Sie auf die Klärung der Angelegenheit durch einen technischen Experten zurück und bitten Sie ihn um seine wertvolle Meinung.
• Bei nicht-technischen Konflikten ziehen Sie einen leitenden Manager oder einen Projektsponsor hinzu. Es ist zu beachten, dass Menschen nicht gerne gezwungen werden, ihre Konflikte durch einen Vorgesetzten zu lösen, daher sollte diese Methode nur verwendet werden, wenn alle anderen Methoden fehlgeschlagen sind.

Sie sollten auch bedenken, dass bestimmte Konflikte dem Team tatsächlich gut tun können, da sie neue Wege für die Zusammenarbeit und Koordination eröffnen können. Bei der Lösung multikultureller Konflikte sollte man immer aufpassen, da sich der Bezugsrahmen in diesen Fällen stark verändert, zB Konflikte in den USA, China oder Indien unterschiedlich wahrgenommen werden. Um die Ergebnisse Ihres Projekts einzuhalten, ist es wichtig, die Konflikte so schnell wie möglich zu lösen.

Lösung von Projektproblemen #

Projektprobleme lassen sich generell in folgende Kategorien einteilen:

• Personenbezogen: Personenbezogene Probleme können darauf zurückzuführen sein, dass Ihrem Team die erforderlichen Fähigkeiten fehlen, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. In einem solchen Fall müssen Sie:
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wenn das Projektbudget und der Zeitplan dies zulassen. Solche Schulungen sollten vorher in Ihren Projektplan aufgenommen werden.
  • Versuchen Sie, die Arbeit durch einen Anbieter oder externen Berater erledigen zu lassen.
• In Bezug auf den Zeitplan: Wenn Ihr Projekt im Zeitplan liegt, sollten Sie:
  • Verfeinern Sie die Projektprioritäten und beobachten Sie, ob alle Aktivitäten tatsächlich wichtig sind oder nicht
  • Arbeite an den bestehenden Aufgaben und nimm keine zusätzlichen an
• Wenn die Projektkosten das vordefinierte Budget überschreiten:
  • Überwachen Sie die Projektkosten regelmäßig, um Kostenüberschreitungen schnellstmöglich zu erkennen
  • Der Projektumfang ändert sich ständig

Größere Projektprobleme entstehen aus folgenden Gründen:

• Unangemessene Planung: unklare Aktivitäten, bei denen Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert und potenzielle Risiken nicht identifiziert wurden. Es zeichnet sich durch unsachgemäße Kommunikation aus, da dem Projektleiter die Erfahrung fehlt, um sein Team zu führen.
• Schlechtes Scoping: Die Ziele und der Umfang sind entweder zu eng oder zu allgemein gehalten oder entsprechen möglicherweise nicht den Anforderungen der Interessenträger.

Veränderung kontrollieren #

Projektmanager identifizieren den Umgang mit dem kontinuierlichen Wandel oft als den herausforderndsten Teil ihrer Arbeit. Solche Änderungen sind unvermeidlich und wirken sich oft auf den Projektzeitplan, das Budget und manchmal auch die Projektergebnisse aus. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es zwingend erforderlich, ein Kontroll- und Änderungsprotokoll zu verwenden. Ein solcher Mechanismus beinhaltet:

1. Stellen Sie sicher, dass die Änderungsanforderungen und -anforderungen schriftlich unter Verwendung einer Änderungsanforderungsvorlage gestellt werden
2. Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Projektparameter wie Ergebnisse, Kosten usw. in Übereinstimmung mit den gewünschten Projektänderungen zu überprüfen. Dazu gehört auch die Analyse, was passieren würde, wenn die angeforderten Änderungen nicht vorgenommen werden.
3. Anschließend können Sie die Änderungsanforderung entweder annehmen oder ablehnen. Sie können auch die wichtigsten Stakeholder und Ihr Projektteam in diese Entscheidung einbeziehen. Informieren Sie die betroffenen Parteien, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde.
4. Falls die Änderungsanforderung akzeptiert wird, dokumentieren Sie diese und aktualisieren Sie den Projektplan entsprechend.
5. Informieren Sie den Antragsteller und alle betroffenen Parteien über die Akzeptanz und Auswirkungen der angeforderten Änderungen. Sie können diese Diskussion auch in Ihr nächstes Projektreview-Meeting einbeziehen.