6.0 Kontroll och övervakning av projektet

Att styra projektet innebär helt enkelt att du noggrant kontrollerar om ditt projekt utvecklas i linje med projektplanen eller inte. Vid eventuell avvikelse måste chefen vidta åtgärder i enlighet med detta.

Helst ska projektplanen användas för att styra och övervaka projektet. Det är emellertid absolut nödvändigt att kontinuerliga ändringar görs i projektplanen när projektet fortskrider.

Granska möten #

Projektets framsteg bör kontrolleras genom att hålla granskningsmöten med jämna mellanrum. Följande parametrar bör beaktas när sådana möten hålls:

  • Du bör ge dig en informell diskussion med ditt team innan ett möte hålls
  • Gör först en detaljerad projektgranskning själv. Identifiera problem genom att noggrant analysera alla uppgifter som måste slutföras under de närmaste veckorna och diskutera dem sedan i ditt granskningsmöte.
  • Se till att sprida mötesagendan i förväg.
  • Om ett viktigt beslut ska fattas, se till att alla personer med befogenhet att fatta ett sådant beslut är närvarande i mötet
  • Mötet bör inledas med att först berätta om de viktigaste målen.
  • En detaljerad jämförelse av projektets aktiva status och den planerade planen bör göras.
  • Se till att inte acceptera betydande avvikelser från den ursprungliga projektplanen
  • Granskningsmötena bör vara tillräckligt långa för att diskutera de bakomliggande frågorna men inte för långa för att bortse från betydelsen av deltagarnas tid.
  • Gör en vana att alltid avsluta mötet med att upprepa viktiga beslut och rekommendera vägen framåt.
  • Alla möten bör följas av en mötesrapport som ska spridas inom en dag efter mötet. Det kan helt enkelt innebära det viktiga beslutet, eller det kan ge en detaljerad redogörelse för frågorna och föreslagna lösningar. Valet av detaljer beror på komplexiteten i det aktuella problemet.

Konfliktlösning #

Konflikter kommer säkert att inträffa när människor med olika bakgrund tenderar att arbeta tillsammans. Konflikter på arbetsplatsen kan generellt delas in i följande kategorier:

  • Personliga konflikter mellan olika individer
  • Oklara eller överlappande roller och osäkerhet om beslutande myndighet
  • Konflikter om skillnader i förväntningar, preferenser och mål

Ett tillvägagångssätt som kallas ”vinn-vinn-tillvägagångssättet” har visat betydande resultat när det gäller konfliktlösning på arbetsplatsen. Metoden inkluderar:

  1. För det första bör du tillgripa förfrågningar från båda parter för att lära känna mer om konflikten
  2. Efter att ha fått tillräcklig information, arbeta för att uppnå en gemensam grund för enighet mellan båda parterna. Detta säkerställer att processen för konfliktlösning startar positivt.
  3. Du bör sedan be de motstridande parterna att tänka på ett möjligt sätt att lösa problemet
  4. När lösningarna är fastställda fokuserar du på en användbar plan för att genomföra de förut identifierade lösningarna
  5. Dokumentera och agera efter rekommendationerna

Win-win-tillvägagångssättet är allmänt accepterat eftersom det ger betydande utrymme för input från båda de motstridiga parterna och låter dem gå hand i hand mot en möjlig lösning. Det bör dock noteras att detta tillvägagångssätt kanske inte alltid fungerar. I sådana fall måste du komma överens med de motstridiga parterna om att konflikten fortfarande förblir olöst. Följande metoder kan sedan tillämpas:

  • I händelse av en teknisk konflikt, ta till att lösa frågan genom en teknisk expert och be honom om hans värdefulla åsikt.
  • I händelse av en icke-teknisk konflikt, involvera en chef eller en projektsponsor. Det bör noteras att människor inte gillar att tvingas lösa sina konflikter genom en handledare, så denna metod bör endast användas om alla andra metoder har misslyckats.

Du bör också komma ihåg att vissa konflikter faktiskt kan vara bra för laget eftersom de kan öppna nya vägar för samarbete och samordning. Man bör alltid vara uppmärksam när man löser mångkulturella konflikter eftersom referensramen förändras väsentligt i dessa fall, t.ex. uppfattas konflikter annorlunda i USA, Kina eller Indien. För att hålla fast vid leveranserna av ditt projekt är det viktigt att lösa konflikterna så snart som möjligt.

Lösning av projektproblem #

Projektproblem kan generellt delas in i följande kategorier:

  • Relaterat till människor: problem relaterade till människor kan bero på att ditt team saknar den kompetens som krävs för att uppnå de förinställda målen. I sådana fall måste du:
    • Utbilda din personal om projektbudgeten och schemat tillåter det. Sådana utbildningar bör läggas till i förväg i din projektplan.
    • Försök att få jobbet gjort via en leverantör eller extern konsult.
  • Angående schema: Om ditt projekt ligger efter i schemat, bör du:
    • Förfina projektprioriteringarna och observera om alla aktiviteter faktiskt är viktiga eller inte
    • Arbeta med befintliga uppgifter och acceptera inte ytterligare
  • Om projektkostnaderna överstiger den fördefinierade budgeten:
    • Övervaka projektkostnaderna regelbundet så att eventuella kostnadsöverskridanden kan identifieras så snart som möjligt
    • Projektets omfattning fortsätter att förändras

Stora projektproblem uppstår på grund av följande skäl:

  • Olämplig planering: oklara aktiviteter där processer inte är korrekt dokumenterade och potentiella risker inte har identifierats. Det präglas av felaktig kommunikation eftersom projektledaren saknar erfarenhet av att hantera sitt team.
  • Dålig omfattning: målen och omfattningen är antingen för snäva eller för generaliserade eller kanske inte i linje med intressenternas krav.

Kontrollera ändring #

Projektledare identifierar ofta att hantera ständiga förändringar som den mest utmanande delen av sina jobb. Sådana förändringar är oundvikliga och påverkar ofta projektschemat, budgeten och ibland även projektets resultat. Det är absolut nödvändigt att använda ett kontroll- och ändringsprotokoll för att klara dessa utmaningar. Sådan mekanism innefattar:

  1. Se till att ändringskraven och förfrågningarna görs skriftligen med hjälp av en mall för ändringsbegäran
  2. Nästa steg är att granska dina projektparametrar som resultat, kostnad, etc. i linje med de begärda projektändringarna. Det innebär också att analysera vad som skulle hända om de begärda ändringarna inte görs.
  3. Du kan sedan antingen acceptera eller avvisa ändringsbegäran. Du kan också involvera de viktigaste intressenterna och ditt projektteam i detta beslut. Informera berörda parter om begäran har godkänts eller avslagits.
  4. Om ändringsbegäran accepteras, dokumentera den och uppgradera projektplanen i enlighet därmed.
  5. Låt begäraren och alla berörda parter veta om acceptansen och effekten av de begärda ändringarna. Du kan också inkludera denna diskussion i ditt nästa projektgranskningsmöte.