6.0 Hankkeen valvonta ja seuranta

Projektin hallitseminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tarkkaillaan huolellisesti, edistyykö projekti projektisuunnitelman mukaisesti vai ei. Jos poikkeamia ilmenee, johtajan on toimittava sen mukaisesti.

Ihannetapauksessa hankesuunnitelmaa tulisi käyttää projektin hallintaan ja seurantaan. On kuitenkin välttämätöntä, että hankesuunnitelmaan tehdään jatkuvia muutoksia projektin edetessä.

Tarkista kokoukset #

Hankkeen etenemistä tulisi valvoa järjestämällä arviointikokouksia säännöllisin väliajoin. Seuraavat parametrit on pidettävä mielessä kokouksia pidettäessä:

  • Sinun tulisi ryhtyä epäviralliseen keskusteluun tiimisi kanssa ennen kokouksen pitämistä
  • Ensinnäkin, tee yksityiskohtainen projektikatsaus itse. Tunnista ongelmat analysoimalla perusteellisesti kaikki tehtävät, jotka on suoritettava seuraavien viikkojen aikana, ja keskustele niistä sitten tarkastuskokouksessasi.
  • Muista levittää kokouksen esityslista etukäteen.
  • Jos on tehtävä tärkeä päätös, varmista, että kaikki henkilöt, joilla on valtuudet tehdä tällainen päätös, ovat läsnä kokouksessa
  • Kokous on aloitettava kertomalla ensin sen päätavoitteet.
  • Hankkeen aktiivisen tilan ja suunnitellun suunnitelman vertailu on tehtävä yksityiskohtaisesti.
  • Varmista, ettet hyväksy merkittäviä poikkeamia alkuperäisestä hankesuunnitelmasta
  • Arviointikokousten tulisi olla riittävän pitkiä keskustellakseen taustalla olevista kysymyksistä, mutta ei liian kauan, jotta ei otettaisi huomioon osallistujien ajan merkitystä.
  • Tee tapa lopettaa kokous aina toistamalla tärkeät päätökset ja suosittelemalla eteenpäin.
  • Kaikkien kokousten jälkeen on annettava kokousraportti, joka jaetaan päivän kuluessa kokouksesta. Se voi yksinkertaisesti sisältää tärkeän päätöksen tai se voi antaa yksityiskohtaisen selvityksen ongelmista ja ehdotetuista ratkaisuista. Yksityiskohtien valinta riippuu ongelman monimutkaisuudesta.

Konfliktien ratkaiseminen #

Ristiriitoja syntyy, kun eri taustoilla olevat ihmiset pyrkivät työskentelemään yhdessä. Työpaikan konfliktit voidaan yleensä jakaa seuraaviin luokkiin:

  • Henkilökohtaiset konfliktit eri henkilöiden välillä
  • Epäselvät tai päällekkäiset roolit ja epävarmuus päätöksentekovallasta
  • Ristiriidat odotusten, mieltymysten ja tavoitteiden erosta

Lähestymistapa, joka tunnetaan “win-win-lähestymistapana”, on osoittanut merkittäviä tuloksia konfliktien ratkaisemisessa työpaikalla. Menetelmä sisältää:

  1. Ensinnäkin sinun on turvauduttava molempien osapuolten tiedusteluihin saadaksesi lisätietoja konfliktista
  2. Kun olet saanut riittävästi tietoa, pyri löytämään yhteinen perusta osapuolten yhteisymmärrykselle. Tämä varmistaa, että konfliktinratkaisuprosessi alkaa positiivisella tavalla.
  3. Sinun pitäisi sitten pyytää konfliktin osapuolia miettimään mahdollista tapaa ratkaista käsillä oleva ongelma
  4. Kun ratkaisut on määritetty, keskity toimivaan suunnitelmaan ennalta määritettyjen ratkaisujen toteuttamiseksi
  5. Dokumentoi ja toimi suositusten mukaisesti

Win-win-lähestymistapa on laajalti hyväksytty, koska se tarjoaa merkittävää tilaa molempien konfliktin osapuolten panokselle ja antaa heille mahdollisuuden kulkea käsi kädessä kohti mahdollista ratkaisua. On kuitenkin huomattava, että tämä lähestymistapa ei välttämättä aina toimi. Tällaisissa tapauksissa sinun on sovittava konfliktin osapuolten kanssa siitä, että konflikti on edelleen ratkaisematta. Seuraavia lähestymistapoja voidaan sitten soveltaa:

  • Jos ilmenee tekninen ristiriita, ratkaise asia teknisen asiantuntijan välityksellä ja kysy häneltä arvokasta mielipidettä.
  • Jos kyseessä on muu kuin tekninen konflikti, ota mukaan ylempi johtaja tai hankkeen sponsori. On huomattava, että ihmiset eivät pidä siitä, että heitä pakotetaan ratkaisemaan konfliktit esimiehen kautta, joten tätä menetelmää tulisi käyttää vain, jos kaikki muut menetelmät ovat epäonnistuneet.

Sinun on myös pidettävä mielessä, että tietyt konfliktit voivat itse asiassa olla hyväksi joukkueelle, koska ne voivat avata uusia mahdollisuuksia yhteistyölle ja koordinoinnille. Monikulttuuristen konfliktien ratkaisemisessa tulee aina olla tietoinen, koska viitekehys muuttuu merkittävästi näissä tapauksissa, esim. Konfliktit koetaan eri tavalla Yhdysvalloissa, Kiinassa tai Intiassa. Jotta voit noudattaa projektisi tuloksia, on ratkaistava konfliktit mahdollisimman pian.

Projektiongelmien ratkaiseminen #

Hankeongelmat voidaan yleensä luokitella seuraaviin luokkiin:

  • Liittyy ihmisiin: ihmisiin liittyvät ongelmat voivat johtua siitä, että tiimiltäsi puuttuu tarvittava taitotaso saavuttaaksesi asetetut tavoitteet. Tällöin sinun on:
    • Kouluta henkilöstöäsi, jos hankkeen budjetti ja aikataulu sen sallivat. Tällaiset koulutukset tulee lisätä etukäteen projektisuunnitelmaan.
    • Yritä saada työ valmiiksi myyjän tai ulkopuolisen konsultin kautta.
  • Aikatauluun liittyvä: Jos projektisi viivästyy aikataulussa, sinun tulee:
    • Tarkenna hankkeen prioriteetteja ja tarkista, ovatko kaikki toimet todella tärkeitä vai eivät
    • Työskentele olemassa olevien tehtävien parissa äläkä hyväksy lisätehtäviä
  • Jos hankkeen kustannukset ylittävät ennalta määritetyn budjetin:
    • Seuraa hankkeen kustannuksia säännöllisesti, jotta mahdolliset ylitykset voidaan havaita mahdollisimman pian
    • Projektin laajuus muuttuu jatkuvasti

Suuria hankeongelmia syntyy seuraavista syistä:

  • Sopimaton suunnittelu: epäselvät toimet, joissa prosesseja ei ole dokumentoitu asianmukaisesti ja mahdollisia riskejä ei ole tunnistettu. Se on merkitty sopimattomalla viestinnällä, koska projektipäälliköllä ei ole kokemusta tiiminsä johtamisesta.
  • Huono soveltamisala: tavoitteet ja soveltamisala ovat joko liian kapeita tai liian yleisiä tai ehkä ne eivät ole sidosryhmien vaatimusten mukaisia.

Muutoksen hallitseminen #

Projektipäälliköt pitävät usein jatkuvan muutoksen käsittelyä haastavimpana osana työtä. Tällaiset muutokset ovat väistämättömiä ja vaikuttavat usein hankkeen aikatauluun, budjettiin ja joskus myös hankkeen suorituksiin. On välttämätöntä käyttää valvonta- ja muutosprotokollaa näiden haasteiden ratkaisemiseksi. Tällainen mekanismi sisältää:

  1. Varmista, että muutosvaatimukset ja -pyynnöt tehdään kirjallisesti muutospyyntömallin avulla
  2. Seuraava askel on tarkistaa projektin parametrit, kuten tulokset, kustannukset jne. Pyydettyjen projektimuutosten mukaisesti. Se sisältää myös analysoinnin siitä, mitä tapahtuisi, jos pyydettyjä muutoksia ei tehdä.
  3. Voit sitten hyväksyä tai hylätä muutospyynnön. Voit myös ottaa tärkeimmät sidosryhmät ja projektitiimisi mukaan tähän päätökseen. Ilmoita asianomaisille osapuolille, onko pyyntö hyväksytty vai hylätty.
  4. Jos muutospyyntö hyväksytään, dokumentoi se ja päivitä hankesuunnitelma sen mukaisesti.
  5. Kerro pyynnön esittäjälle ja kaikille asianomaisille osapuolille pyydettyjen muutosten hyväksymisestä ja vaikutuksista. Voit myös sisällyttää tämän keskustelun seuraavaan projektin tarkastelukokoukseen.