4.0 Le processus de planification de projet

Vous avez déjà travaillé sur l’énoncé des travaux (SOW) et avez une connaissance approfondie de votre projet. De plus, vous avez également pris conscience des différents aspects, hypothèses et risques associés à votre projet. Par conséquent, vous devez recourir à une planification plus poussée, qui comprend :

  • Détail des activités : Une structure de répartition du travail (WBS) détaillée doit être établie conformément aux exigences du travail et au calendrier
  • Déterminer les dépendances : Un schéma de réseau doit être réalisé afin de démontrer les dépendances entre les différentes activités du projet
  • Identification des ressources : Prenez votre temps pour identifier toutes les ressources nécessaires au projet, y compris l’équipement, la main-d’œuvre, les finances, les installations, etc.
  • Établir le calendrier : Travailler sur le maintien d’un calendrier réalisable en ligne avec le calendrier du projet et redéfinir la portée du projet.
  • Plan de gestion de projet : Rassemblez et incorporez toutes les informations dans un plan de gestion de projet à utiliser comme document de référence pour votre projet. Le plan doit ensuite être approuvé par les principales parties prenantes associées au projet.

La structure de répartition du travail (SRT) #

Le WBS est considéré comme un outil efficace qui facilite la liste de toutes les tâches impliquées dans un projet. C’est la première étape du processus de planification du projet. Le système WBS vous permet de former des têtes principales concernant les principales activités qui doivent être effectuées. De plus, vous pouvez regrouper différentes tâches mineures sous ces activités principales, ce qui vous permet d’avoir une vision claire du processus d’exécution du projet.

Une étape clé dans la formation de WBS est d’identifier les principales étapes et de détailler les tâches qui doivent être effectuées dans un processus par étapes pour atteindre des objectifs efficaces. gestion des tâches . Veuillez noter que des jalons importants ont déjà été identifiés dans l’EDT. Cette approche fournira des résultats optimaux si vous et votre équipe êtes familiarisés avec le flux de travail, les jalons et le projet. Cependant, s’il y a une diminution de la familiarité, vous devez alors recourir à une personne dans votre espace de travail (mais pas nécessairement dans votre projet) une personne qui a une expérience préalable avec un tel projet.

Pour mieux comprendre, jetons un coup d’œil à un WBS simple pour la conception d’un site Web :

De plus, pour les projets qui incluent plus de détails, les WBS suivants peuvent être adaptés :

Conseil de pro : Il faut être conscient du niveau de détails dans le WBS. Il devrait varier entre 3 et 5 pour faciliter la compréhension. S’il dépasse 5, il devient de plus en plus complexe.

Les diagrammes de réseau #

Le WBS ne permet que de regrouper et de structurer le flux de travail, mais il ne rend pas compte des dépendances dans les activités du projet. Désormais, un schéma de réseau entre en scène à cet effet. Les diagrammes de réseau vous permettent d’illustrer les dépendances, la séquence et le calendrier des diverses activités du projet. Après avoir formé ce diagramme, vous serez en mesure de déterminer le calendrier de votre projet en fonction de la chronologie du projet.

Pour mieux comprendre, considérons le schéma de réseau suivant du projet « Build Shed » :

Les rectangles dans le diagramme de réseau ci-dessus montrent les principales activités qui doivent être effectuées tandis que les flèches montrent la relation entre ces activités. À partir d’une observation attentive, les informations suivantes peuvent être recueillies à partir du schéma de réseau :

Peu d’activités peuvent être menées en parallèle. Il comprend l’activité Couper du bois, l’activité Construire la base de hangar et l’activité Superviser le durcissement du ciment. Cependant, cela n’est possible que s’il y a différentes équipes travaillant côte à côte sur chaque ensemble d’activités.

Le diagramme a une série de flèches claires et sombres. Les flèches sombres décrivent le chemin critique qui peut être compris comme des zones ou des activités du projet qui prendront le maximum de temps. Il comprend des activités telles que la construction de la base du hangar, la supervision du durcissement du ciment et le montage du hangar. Tout retard dans ces activités affectera à son tour le calendrier de l’ensemble du projet. Ainsi, ces étapes doivent être soigneusement surveillées afin d’assurer l’achèvement du projet en temps opportun.

Le diagramme de Gantt #

Les diagrammes WBS et de réseau ne parviennent pas à fournir un bref aperçu du calendrier du projet en cours. Un diagramme de Gantt est d’une immense importance à cet égard. Vous trouverez ci-dessous un diagramme de Gantt pour le projet de construction de hangar :

Il convient de noter que le diagramme de Gantt n’est pas destiné à vous montrer la relation entre les différentes activités du projet. Mais il existe quelques progiciels qui peuvent vous permettre de représenter les relations d’activité via un diagramme de Gantt. Ils permettent en outre la démonstration de la vue d’ensemble du projet et du chemin critique de votre projet.

Notez que vous avez appris à cartographier les activités du projet et établi un calendrier grâce à la détermination minutieuse de la séquence des activités dans votre projet. La prochaine étape à cet égard consiste à étoffer les ressources nécessaires à la réalisation de votre projet. Une fois cette étape terminée, vous devrez peut-être revenir au diagramme de Gantt pour affiner le calendrier de votre projet.

Estimation des besoins en ressources #

Cette phase comprend l’identification des ressources nécessaires à l’exécution des activités de votre projet. Les ressources nécessaires comprendront les finances, la main-d’œuvre, le matériel, l’équipement et d’autres exigences. Par exemple, pour concevoir un site Web, vous aurez peut-être besoin de logiciels, de programmeurs, d’un espace désigné pour les réunions, d’ordinateurs, de graphistes, etc.

Les gens comme ressource #

Les gens sont considérés comme la ressource la plus importante dans tous les domaines. Vous devrez identifier l’expertise et les compétences nécessaires pour compléter le projet en cours. Après cette identification, vous devrez trouver des personnes correspondant à vos compétences pré-identifiées dans le cadre de gestion des ressources humaines . Une façon optimale de s’y prendre est de créer une fiche de compétences faisant correspondre les compétences aux activités requises. De plus, des colonnes spécifiques pour le nom des personnes et leurs détails peuvent également être ajoutées. Ci-dessous, un exemple de fiche technique :

Vous pouvez clairement remarquer que le tableau ci-dessus contient non seulement des compétences et des activités, mais qu’il résume également les noms des individus, leur niveau de compétence, leur date de début et de fin, le coût total et les résultats attendus. Ces informations doivent être obtenues et complétées dès que possible. Vous pouvez également être amené à contacter les responsables de quelques personnes dont vous avez besoin pour le projet afin de vérifier leur disponibilité. Il est conseillé de toujours vérifier les informations avec votre équipe de projet et de porter une attention particulière aux éléments suivants :

Tout d’abord, renseignez-vous auprès du responsable fonctionnel sur les compétences et les jours d’effort qui seront nécessaires à une personne pour accomplir les activités du projet qui lui sont assignées à travers planification de la charge de travail . Cela devrait ensuite être vérifié par la personne concernée qui exécutera l’activité.

Vérifiez toujours la disponibilité de votre équipe de projet en gardant à l’esprit ses engagements personnels, ses vacances, ses autres projets et ses congés de maladie.

Le coût de chaque individu doit être calculé et enregistré par le responsable fonctionnel. Il est conseillé d’être minutieux dans le calcul des coûts car cela permettra d’éviter de futures divergences.

Conseil de pro : Travaillez sur une brève hiérarchie pour la signature du budget du projet. Si vous prévoyez d’obtenir plusieurs approbations avant que la budgétisation du projet puisse être finalisée et effectuée, cela aura tendance à vous faire perdre beaucoup de temps. De plus, cela peut également entraver le calendrier du projet.

Ressources non personnelles #

Les ressources non humaines comprennent l’équipement, la machinerie, les fournitures, les installations et les finances. Semblable à la fiche de compétences, une fiche de disponibilité non-personne est préparée à cet égard. Vous trouverez ci-dessous un exemple de fiche de disponibilité non-personne :

Ces deux tableaux donnent une idée juste des ressources matérielles et non matérielles nécessaires à votre projet. Maintenant, vous pouvez revenir à votre diagramme de Gantt et apporter des ajustements, des modifications et des améliorations de manière appropriée. Plusieurs paramètres devront être modifiés en fonction de la disponibilité des ressources financières ainsi que des membres de votre équipe.

Création du plan de projet #

Le plan du projet contiendra toutes les informations dont nous avons discuté précédemment et toutes les données que vous avez collectées jusqu’à présent. En règle générale, un plan de projet comprend les sections suivantes :

Auparavant, certaines des informations clés de votre projet étaient répertoriées dans SOW en tant que charte de projet. Vous auriez besoin d’affiner les deux de manière appropriée. En outre, vous avez acquis une connaissance significative de votre projet, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure l’une des sections ci-dessus.

Faites examiner votre plan par les principales parties prenantes du projet. Gardez à l’esprit qu’un système de gestion des versions des documents de votre plan est nécessaire, car des mises à niveau minutieuses seront nécessaires tout au long de votre projet.

Conseil de pro : La page d’approbation de la gestion de projet doit être signée par les principales parties prenantes avant de commencer le processus d’exécution du projet.