Qualité #
Le résultat du projet doit répondre à divers critères de qualité. Cela vaut également pour les nombreux livrables intermédiaires du projet. Lors de la gestion d’un projet, il est essentiel d’établir, de convenir et de documenter des critères de qualité lors de la phase de définition. Ces critères ne doivent jamais être laissés de côté. À la fin du processus de mise en œuvre, une liste complète d’exigences peut être comparée. Cela permet à l’équipe de projet de démontrer qu’elle a respecté les exigences du projet. Des critères de qualité supplémentaires peuvent être fixés pour certaines activités du projet. Par exemple, un certain travail peut être effectué exclusivement par des personnes certifiées.
Supériorité dans la planification de projet:
- Définir le niveau de qualité requis pour le résultat final et les biens intermédiaires du projet (cela a lieu principalement dans la phase de définition).
- Définir le niveau de qualité requis dans l’exécution des différentes opérations du projet.
Suivi du développement en termes de qualité :
- Validez les résultats (intermédiaires).
- Résoudre tous les problèmes de qualité.
- Confirmer que le niveau de qualité requis a été atteint dans les rapports de projet,
- Traiter les réclamations (en particulier dans la phase de suivi).
Gestion de projet est lésé par le perfectionnisme. Une approche pragmatique concernant les normes de qualité d’un projet peut être résumée ainsi : «Assez bien, c’est bien». Les initiatives qui tentent d’atteindre le plus haut degré de qualité possible sont souvent vouées à l’échec.
Organisation #
L’équipe doit être maîtrisée à l’intérieur d’un projet. Dans les termes les plus simples, gestion d’équipe est de sélectionner qui fera quelles tâches à partir d’une liste de tâches possibles. De plus, il englobe toutes les compétences générales (par exemple, les méthodes de motivation, les capacités de communication et les styles de leadership) nécessaires pour accomplir une tâche avec un groupe d’individus. Indépendamment de leur importance, la portée de ce guide n’inclut pas ces compétences générales.
Structure organisationnelle dans les plans de projet:
- Former l’équipe.
- Déléguer le pouvoir aux membres de l’équipe;
- Attribuer des responsabilités aux membres de l’équipe.
- Convenez de la disponibilité du personnel avec les autres gestionnaires (de projet) et la haute direction.
Suivi de l’évolution de l’organisation :
- Superviser l’équipe.
- Gardez un œil sur les facteurs humains (soft skills).
- Agir en tant que liaison entre les parties prenantes du projet.
Informations #
La composante information concerne la manière dont, par qui et sur quelle base les choix peuvent être faits. Qui a le pouvoir de prendre des décisions sur certains aspects du projet ? Est-ce le chef de projet, le client ou un membre de l’équipe avec une expertise substantielle ? Quoi et qui seront archivés ? Des outils (par exemple, un site Web de projet, un outil de suivi des problèmes, des notifications par e-mail et un agenda partagé) seront-ils utilisés? Ces demandes d’informations et d’autres doivent être traitées avant le démarrage d’un projet. Les organisations qui travaillent régulièrement sur des projets disposent d’une variété d’outils (par exemple, des modèles Word) pour gérer les informations à l’intérieur d’un projet.
Les plans de projet comprennent les informations suivantes:
- A qui et sous quel format les informations doivent-elles être fournies ?
- Quelles données seront collectées, diffusées et archivées ?
- Comment les technologies de l’information seront-elles utilisées?
Suivi des informations en cours :
- Prévoyez des consultations périodiques.
- Assurez-vous que les informations appropriées sont communiquées à la personne appropriée.
- Vérifier le respect des accords.
- Préparer le rapport de projet.
- Une liste de problèmes
- Journal des risques
- Procès-verbaux de réunions
La liste des problèmes énumère tous les sujets qui doivent être traités. Cette liste doit être abordée fréquemment. Un modèle de liste d’actions et de décisions a été fourni pour faciliter le suivi des progrès et documenter les choix effectués. Un journal des risques a été ajouté pour aider à documenter les dangers découverts tout au long d’un projet.
Ces risques doivent ensuite être traités et, si nécessaire, éliminés lors de la prochaine réunion de l’équipe de projet. Enfin, un exemple de rapport de réunion a été fourni pour montrer comment ce type de rapport doit être préparé et archivé. L’annexe 3 fournit une liste d’utilitaires tiers utiles.
Un élément essentiel de la protection des informations du projet est que tous les choix doivent être reproductibles. Les décisions sont souvent prises verbalement et ne sont pas enregistrées. Peu importe à quel point de tels choix semblent évidents pour les deux parties à l’heure actuelle, ils doivent finalement être documentés. Si cela ne peut pas être accompli, le choix non enregistré peut devenir une cause de confusion ou même de conflit.
De nombreuses initiatives sont retardées en raison d’interventions externes (par exemple, «c’est encore plus critique», «c’est plus politiquement correct», «le client veut que nous travaillions d’abord sur autre chose»). Tenir un journal personnel pour ce type d’action peut aider les chefs de projet à déterminer la raison des retards du projet.
