Initiation #
Le début du projet est appelé phase de démarrage. Dans cette phase, l’idée du projet est explorée et développée. L’objectif de cette phase est de voir si le projet peut vraiment être mené à terme. Des choix sont faits sur qui dirigera l’effort, quelle organisation participera et si l’entreprise recevra suffisamment de soutien de la part des personnes impliquées.
Cette étape nécessite que le porteur de projet existant ou futur prépare une proposition reprenant les points mentionnés ci-dessus. Les plans d’affaires et les demandes de subvention sont des exemples de ce type de proposition de projet. Les sponsors potentiels du projet évaluent la demande et accordent le financement requis si elle est approuvée. Le projet démarre formellement dès son approbation. Doit être abordée les questions suivantes lors de la phase de démarrage:
- Pourquoi ce projet ?
- Est-ce physiquement possible ?
- Quels sont les résultats souhaités ?
- Quelles sont les limites du projet (ce qui est inclus dans la portée du projet)?
La capacité de dire « non » est une caractéristique essentielle d’un chef de projet. Une fois que les individus sont enthousiasmés par un projet, celui-ci a tendance à prendre de l’ampleur. «Pendant que nous y sommes, nous pouvons aussi bien…» est l’idée sous-jacente. Les projets auxquels s’ajoutent des objectifs supplémentaires et les projets qui continuent de croître sont presque assurés d’avoir du retard et ont peu de chances d’atteindre leurs objectifs initiaux.
La première étape consiste à établir un lien entre toutes les parties prenantes du projet. Les attentes irréalistes concernant les résultats du projet peuvent être évitées si la portée est bien comprise. Pour commencer, établissez un lien entre les différentes personnes impliquées. Il est essentiel d’avoir une bonne compréhension de sa portée.
La méthode choisie pour un type spécifique de projet a un impact significatif sur son résultat. Par exemple, un effort de recherche et développement peut fournir un rapport évaluant la viabilité technique d’une application. Un projet qui aboutit au développement d’un prototype comprend toutes les fonctions d’une application. Pourtant, ils ne sont pas tenus d’être adaptés à une utilisation dans un environnement spécifique (par exemple, par des centaines d’utilisateurs). Un projet qui produit un produit fonctionnel doit également résoudre les problèmes de maintenance, de documentation et d’administration des applications.
De nombreux malentendus et différends surviennent en raison des personnes engagées dans gestion de projet pas clair sur ces points. Les clients peuvent anticiper un produit fonctionnel, tandis que les membres de l’équipe de projet pensent qu’ils créent un prototype. Alors qu’un sponsor peut penser que le projet aboutirait à un logiciel utile, les membres de l’équipe doivent d’abord déterminer si le concept est techniquement viable.
Définition #
Après le plan de projet d’initiation accepté, le projet a entamé la deuxième phase : la phase de définition. Cette phase précise aussi précisément que possible les exigences liées à l’aboutissement d’un projet. Cette phase consiste à déterminer les attentes de toutes les parties impliquées dans le développement du projet. Combien de fichiers sont nécessaires pour l’archivage ? Les métadonnées devraient-elles être au format Data Documentation Initiative (DDO) ou le Dublin Core (DC) suffirait-il ? Les fichiers sont-ils autorisés dans leur format d’origine ou uniquement ceux qui adhèrent aux «normes préférées»? Est-ce le devoir du déposant de garantir qu’un jeu de données est correctement traité dans l’archive, ou est-ce la responsabilité de l’archiviste ? Quelles assurances seront fournies quant à l’issue du projet ? La liste des demandes de renseignements pourrait s’allonger indéfiniment.
Il est essentiel d’établir les besoins le plus tôt possible dans le processus.
Wijnen (2004) établit les types de besoins de projet suivants comme aide-mémoire:
- Conditions préalables
- Exigences de fonctionnalité
- Exigences de fonctionnalité
- Contraintes de conception
Les conditions préalables fournissent le cadre dans lequel le projet doit se dérouler.
La législation, les règles régissant les conditions de travail et les procédures d’approbation sont autant d’exemples. Ces critères sont immuables à l’intérieur du projet.
Il est important de se rappeler que les spécifications des exigences sont celles qui ont trait à la qualité du résultat final – les spécifications techniques liées à la façon dont les résultats du projet seront utilisés. Par exemple, le nombre d’erreurs doit être réduit de 90 % une fois un projet logiciel terminé. Les restrictions de conception, d’autre part, sont des exigences spécifiques au projet. Les produits chimiques dangereux et les partenaires étrangers avec des normes de travail douteuses ne peuvent pas être inclus dans le projet, à titre d’exemple.
Au cours de la phase de définition d’un projet qui comprenait la création d’une application Web pour un consortium de grandes organisations, aucune décision concernant le navigateur que le programme prendrait en charge n’a été prise. Le consortium a pensé qu’il s’agirait de Microsoft Explorer puisque c’était « le navigateur de tout le monde ».
Les développeurs ont construit l’application sur Firefox car ils connaissaient déjà le navigateur et disposaient de plusieurs fonctionnalités particulièrement utiles tout au long du développement. Étant donné que la plupart des sites Web conçus pour Firefox apparaissent également très bien sur Explorer, le changement était d’abord imperceptible. Cependant, vers la fin du projet, le client a commencé à protester que le site Web « n’avait pas l’air bien ». Les programmeurs, qui accédaient au site via Firefox, étaient perplexes face à la plainte.
Lorsqu’il est devenu évident que les deux navigateurs étaient incompatibles, les programmeurs ont répondu sur la défensive : « Ne peuvent-ils pas installer Firefox ? Après tout, c’est gratuit ». D’autre part, les organisations ont obligé les administrateurs système gouvernementaux qui, pour une raison quelconque, ont refusé d’installer Firefox aux côtés d’Explorer.
Même s’ils avaient souhaité l’installer, la procédure aurait été longue, et il y aurait eu des dépenses supplémentaires liées au temps passé par les administrateurs système sur le terrain. Enfin, déterminé que l’application aurait besoin de s’adapter pour Explorer. Cela a demandé beaucoup plus d’efforts, ce qui a entraîné un retard du projet plus important qu’il ne l’était déjà, nécessitant la négociation des coûts supplémentaires. Une enquête ultérieure a révélé que les différentes organisations utilisaient des versions disparates de Microsoft Explorer.
Il est essentiel que toutes les parties prenantes engagées dans le projet, en particulier les utilisateurs finaux qui utiliseront les résultats du projet, participent tout au long de la phase de définition. Parce que les clients finaux ne sont souvent pas ceux qui commandent le projet, ils sont souvent négligés. Lors de la phase de définition, le client, qui paie le projet, est invité à contribuer aux exigences. Néanmoins, l’initiative gagne en invitant de futurs utilisateurs. Comme point de départ, il est avantageux d’établir des réunions de convocation avec toutes les parties prenantes tout au long de la phase de définition du projet.
Plus tard, des utilisateurs (jeunes) se sont impliqués dans le développement d’un jeu vidéo éducatif. Lorsque le jeu était presque prêt, il a décidé de le tester avec un groupe de jeunes. Leurs premières évaluations semblaient modérées et amicales. Cependant, lorsqu’ils ont été poussés, ils ont reconnu qu’ils avaient trouvé le jeu « très ennuyeux » et qu’ils ne le joueraient « pas eux-mêmes ». Si ces jeunes se sont engagés tôt dans le projet, le jeu aurait sans aucun doute été un succès. Actuellement, le jeu n’est quasiment pas placé sur un site Internet.
La phase de définition produit une liste des besoins de toutes les parties prenantes engagées dans le projet. Chaque condition, bien sûr, a un inverse.
Plus le travail est complexe, plus il faudra de temps et d’argent. De plus, certains critères peuvent entrer en conflit les uns avec les autres. De nouvelles photocopieuses destinées à être plus respectueuses de l’environnement; ils doivent également satisfaire aux normes de sécurité incendie. La réglementation en matière de sécurité incendie impose l’utilisation de matériaux ignifuges, moins respectueux de l’environnement. Comme le montre cette image, il doit être traité.
Enfin, une liste de critères définis est établie et soumise à l’approbation des décideurs du projet. Après approbation de la liste, le processus de conception peut commencer – la majorité des accords entre le client et l’équipe de projet conclus à la fin de la phase de définition.
La liste des exigences établit les paramètres dans lesquels le projet doit fonctionner.
Cette liste est utilisée pour évaluer l’équipe du projet. En conséquence, le client ne peut pas ajouter de besoins supplémentaires après la phase de définition.
Une installation informatique créée dans le cadre d’un projet comprend une nouvelle exposition dans un musée. En l’absence d’une phase déterminante dans le projet, aucune négociation concrète entre le musée et les responsables de la construction de l’installation n’est intervenue. Lorsque l’ordinateur de l’installation est tombé en panne à mi-chemin, le musée a estimé que la garantie du projet le couvrirait. L’équipe du projet a adopté une position contraire : il a fallu des négociations entre les administrateurs pour parvenir à un accord.
Conception #
L’ensemble d’exigences de la phase de définition peut être utilisé pour guider les décisions de conception. Pendant la phase de conception, une ou plusieurs conceptions sont créées qui semblent remplir l’objectif du projet. La phase de conception peut produire des dioramas, des dessins, des organigrammes, des arborescences de sites, des conceptions d’écran HTML, des prototypes, des impressions d’images et des schémas UML, selon le sujet du projet. Les chefs de projet utilisent ces dessins pour choisir la conception finale du projet. Vient ensuite la phase de développement. Une fois qu’un design est sélectionné, il ne peut pas changer tout au long des étapes ultérieures du projet comme avec la phrase de définition.
L’expression «département de conception» n’était pas appropriée dans ce cas; il faisait plutôt référence à un groupe de designers qui ont collaboré. De plus, tout le monde était bien trop occupé, y compris le chef du département.
Un projet nécessitait la création d’une gamme de conceptions essentielles à la réussite du projet. Les designs développés par un jeune designer de l’équipe du projet. Bien que le chef de l’équipe de conception ait été responsable en dernier ressort des conceptions, il n’a jamais assisté aux réunions de l’équipe de projet au cours desquelles les conceptions ont été examinées. Le patron du projet l’a constamment invité et lui a envoyé des e-mails avec des dessins de son jeune collègue, mais les e-mails ont été ignorés. Le chef de projet et le jeune designer croyaient à tort que le chef de service avait accepté les dessins. La phase de mise en œuvre a commencé. Lorsque le projet était presque terminé, a livré le résultat au chef de service, qui s’est mis en colère et a ordonné que le tout puisse être refait.
