Cinq choix critiques doivent être faits tout au long d’un projet; ces points de décision sont corrélés à la conclusion de chaque phase du projet et nécessitent l’enregistrement de l’état actuel du projet et la création d’un rapport intermédiaire. Ils offrent également une chance d’évaluer les prochaines étapes du projet.
Reporting sur les projets #
À tous ces points de décision, les chefs de projet doivent communiquer avec leurs clients sur l’orientation du projet et, si nécessaire, modifier les variables de contrôle.
Par exemple, si de nombreux besoins nouveaux et imprévus surviennent au cours du processus de définition, augmentant considérablement les dépenses, il est inutile de procéder au budget initial.
Les points de décision à la fin des étapes sont souvent appelés «moments de go/no-go»; ils ont besoin de déterminer s’ils doivent poursuivre le projet ou y mettre fin.
Considérations lors de la création de projets #
Dans les organisations qui ne suivent pas gestion de projet étapes, le scénario suivant se produit souvent : un plan de projet est d’abord créé, dans lequel les éléments de contrôle sont spécifiés. Un calendrier (Temps) et un budget (Argent) sont établis, une équipe (Organisation) est constituée, un objectif est défini (Qualité), et les outils pour les services d’information associés au projet sont décidés (Information). Tout au long d’un projet, le chef de projet vérifie que le projet respecte le budget et le calendrier globaux, mais n’apporte aucun changement significatif. Vers la fin d’un projet, on découvre que le projet coûtera plus cher ou prendra plus de temps que prévu. Après cela, le projet est réduit pour éviter d’autres dépassements de coûts ou retards. Malheureusement, l’issue du projet s’en ressent.
Si le chef de projet avait utilisé le modèle en six phases dans ce cas, l’équipe se serait rendu compte lors de la phase de conception, voire lors de la phase de définition, que le calendrier et le budget initiaux étaient insuffisants. Si le chef de projet avait apporté des modifications à ce stade, une conception plus simple, moins coûteuse et moins longue à exécuter aurait pu être sélectionnée. Alternativement, le client peut avoir été demandé plus de temps, d’argent, ou les deux. Dans tous les cas, l’état du projet aurait été connu des mois plus tôt, et il aurait pu le guider de manière significative.
Incertitude sur les échéanciers du projet #
L’incertitude est inhérente aux projets. Au début d’un projet, ni la durée nécessaire ni le coût final ne sont connus. Dans d’autres cas, il n’est même pas clair si le résultat souhaité du projet sera atteint. Dans un monde en évolution rapide, les fondements d’un projet peuvent changer avant même qu’il ne soit terminé. Cela se produit parfois à la suite d’avancées techniques ou de changements dans l’arène commerciale ou politique.
Lors de l’élaboration des plans de projet, les directeurs de projet ne peuvent faire que des suppositions éclairées sur les variables de contrôle du projet (c’est-à-dire le temps, l’argent, l’équipe, les objectifs de qualité et les informations requises). Au fur et à mesure que le projet avance, plus d’informations sur le projet deviennent disponibles.
Seul un concept existe à la phase de démarrage. La phase de définition est celle où le concept est développé pour répondre aux critères. La phase de conception examine et développe des conceptions potentielles, donnant plus de clarté. Il devient évident tout au long du processus de développement comment la conception doit être réalisée. La phase de mise en œuvre est celle où le résultat réel du projet est créé, tandis que la phase de suivi est celle où tous les détails sont liés.
Gérer à travers chaque phase du projet #
La clarté s’améliore au fur et à mesure que le projet avance. Par conséquent, il est superflu d’élaborer un budget complet pour la phase de suivi (qui interviendra plus tard) pendant la phase de démarrage. À ce stade, le projet peut emprunter plusieurs chemins différents. Le concept n’a pas encore été développé. La nature précise de la phase de suivi est probablement également inconnue, sauf à grands traits. Ces informations sont insuffisantes pour fournir une estimation raisonnable et complète pour la phase de suivi. À ce stade, le plus que l’on puisse anticiper est une esquisse approximative d’un budget.
Ainsi, les plans de projet fonctionnent comme suit : un budget global pour l’ensemble du projet est établi, couplé à un budget détaillé pour chaque phase suivante. Par exemple, si une équipe de projet est prête à entrer dans la phase de mise en œuvre (après la phase de développement), elle connaît bien les procédures à suivre. À ce moment-là, un budget global pour la phase de mise en œuvre peut être créé.
Après chaque phase, le global prévisions budgétaires pour l’ensemble du projet doit être modifié. Après chaque étape, des informations complémentaires sont recueillies et des choix sont effectués qui permettent de compléter le budget global de manière plus détaillée. Ainsi, au fur et à mesure que le projet progresse dans chaque phase, le coût global estimé du projet devient plus précis.
Créer un budget global pour l’ensemble du projet et un budget détaillé pour chaque phase est essentiel, et pas seulement pour la gestion financière. Il est essentiel de passer du large au spécifique pour les variables restantes également.
Gestion du budget du projet #
Budget du projet estimation peut se résumer comme suit :
- La budgétisation doit être effectuée avant chaque étape.
- Créer ou modifier le budget global du projet.
- Établir un budget ferme pour la phase suivante.
- Pour chaque nouvelle phase, toutes les variables de contrôle doivent être revues et réestimées.
La budgétisation de cette manière (surtout en termes de temps et d’argent) est une approche pratique pour faire face à l’incertitude, qui est plus élevée au début du projet qu’à la fin. Cependant, cela pose une difficulté pour les organisations qui obtiennent des financements du gouvernement, des fondations sociales ou des deux. Cela est particulièrement vrai pour les organisations qui entreprennent des initiatives nouvelles, et donc risquées.
Avant de débloquer de l’argent pour un projet, la majorité des fondations et des bailleurs de fonds exigent une proposition de projet contenant un budget détaillé et bien établi.
Par conséquent, une organisation qui cherche à financer un projet doit créer un budget complet et concret à un stade précoce. Cependant, étant donné que le projet est encore au stade conceptuel, il est difficile de fournir une estimation précise des coûts ou un calendrier dès le départ. Ce n’est qu’après la phase de conception, lorsque le concept a été développé et une conception sélectionnée, que des informations suffisantes sont disponibles pour estimer le coût et la durée du projet. Cette étape n’intervient que plusieurs mois après la date limite de dépôt de la demande de subvention.
En raison de la façon dont les bailleurs de fonds et les fondations fonctionnent souvent, de nombreuses organisations recherchent des sommes basées sur des hypothèses éclairées sur les dépenses du projet. Par la suite, les activités du projet sont adaptées au budget disponible. Cela met l’équipe de projet dans une impasse dès le départ, malgré le fait que la plus grande flexibilité est requise pendant les premières phases.
Portes d’étape du projet #
En conséquence, le processus de conceptualisation tout au long des étapes de définition et de conception montre souvent que le délai spécifié dans la demande de subvention n’est pas réaliste. De plus, le budget peut être insuffisant, avec trop d’argent alloué à certaines choses et des fonds insuffisants alloués à d’autres. Tout critère supplémentaire du donateur (par exemple, aucun élément ne peut varier de plus de 5 %) met une pression énorme sur l’équipe du projet. Les affaires doivent être terminées dans un temps et un budget insuffisants. Ce scénario se traduit souvent par une réorganisation budgétaire importante. L’énoncé du projet nécessitera alors beaucoup de langage et d’analyse pour montrer pourquoi le résultat escompté n’a pas été atteint.
La situation pourrait s’améliorer si les bailleurs de fonds allouaient des fonds aux différentes étapes plutôt que de donner de l’argent à l’avance. Le premier financement serait alors utilisé pour la phase de définition et de conception. Les exigences seraient analysées et un certain nombre de conceptions potentielles seraient développées dans les limites de ce budget restreint. Une deuxième demande serait déposée pour exécution et suivi sur la base de ces idées. Cela permettrait d’éviter une pression excessive sur les projets. De plus, les attentes des parties participantes seraient plus raisonnables, ce qui permettrait d’économiser du temps, de l’argent et des déceptions.
