6.0 Control y seguimiento del proyecto

Controlar el proyecto simplemente significa mantener un control cuidadoso si su proyecto está progresando en línea con el plan del proyecto o no. En caso de cualquier desviación, el gerente debe tomar las medidas correspondientes.

Idealmente, el plan del proyecto debe usarse para controlar y monitorear el proyecto. Sin embargo, es imperativo que se realicen cambios continuos en el plan del proyecto a medida que avanza el proyecto.

Reuniones de revisión #

El progreso del proyecto debe controlarse mediante la celebración de reuniones de revisión a intervalos regulares. Se deben tener en cuenta los siguientes parámetros mientras se llevan a cabo tales reuniones:

  • Debe disfrutar de una discusión informal con su equipo antes de que se lleve a cabo una reunión.
  • En primer lugar, realice usted mismo una revisión detallada del proyecto. Identifique los problemas analizando a fondo todas las tareas que deben completarse en las próximas semanas y luego discútalas en su reunión de revisión.
  • Asegúrese de hacer circular la agenda de la reunión de antemano.
  • Si se debe tomar una decisión importante, asegúrese de que todas las personas con la autoridad para tomar tal decisión estén presentes en la reunión.
  • La reunión debe comenzar narrando sus objetivos clave primero.
  • Se debe realizar una comparación detallada del estado activo del proyecto y el plan proyectado.
  • Asegúrese de no aceptar desviaciones significativas del plan del proyecto inicial
  • Las reuniones de revisión deben ser lo suficientemente largas para discutir los problemas subyacentes, pero no demasiado largas para ignorar la importancia del tiempo de los participantes.
  • Adquiera el hábito de terminar siempre la reunión reiterando las decisiones importantes y recomendando el camino a seguir.
  • Todas las reuniones deben ir seguidas de un informe de la reunión que se distribuirá un día después de la reunión. Puede simplemente implicar la decisión importante, o puede dar una descripción detallada de los problemas y las soluciones propuestas. La elección del detalle dependería de la complejidad del problema en cuestión.

La resolución de conflictos #

Es probable que surjan conflictos cuando personas de diferentes orígenes tienden a trabajar juntas. Los conflictos en el lugar de trabajo generalmente se pueden dividir en las siguientes categorías:

  • Conflictos personales entre diferentes individuos
  • Roles poco claros o superpuestos e incertidumbre sobre la autoridad de toma de decisiones
  • Conflictos por diferencias en expectativas, preferencias y objetivos

Un enfoque conocido como el “enfoque de beneficio mutuo” ha mostrado resultados significativos en el caso de la resolución de conflictos en el lugar de trabajo. El método incluye:

  1. En primer lugar, conviene recurrir a la consulta de ambas partes para conocer más sobre el conflicto.
  2. Después de obtener suficiente información, trabaje para lograr un terreno común para el acuerdo de ambas partes. Esto asegura que el proceso de resolución de conflictos comience con una nota positiva.
  3. Luego, debe pedir a las partes en conflicto que piensen en una posible forma de resolver el problema en cuestión.
  4. Una vez determinadas las soluciones, concéntrese en un plan viable para implementar las soluciones identificadas previamente
  5. Documentar y actuar sobre las recomendaciones

El enfoque de ganar-ganar es ampliamente aceptado, ya que proporciona un espacio significativo para las aportaciones de ambas partes en conflicto y les permite caminar de la mano hacia una posible solución. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que es posible que este enfoque no siempre funcione. En tales casos, debe estar de acuerdo con las partes en conflicto en que el conflicto sigue sin resolverse. A continuación, se pueden aplicar los siguientes enfoques:

  • En caso de conflicto técnico, recurra a resolver el asunto a través de un técnico experto y pídale su valiosa opinión.
  • En caso de un conflicto no técnico, involucre a un gerente senior o un patrocinador del proyecto. Cabe señalar que a las personas no les gusta que las obliguen a resolver sus conflictos a través de un supervisor, por lo tanto, este método solo debe usarse si todos los demás métodos han fallado.

También debe tener en cuenta que ciertos conflictos pueden ser beneficiosos para el equipo, ya que pueden abrir nuevas vías para la cooperación y la coordinación. Siempre se debe estar atento en el caso de resolver conflictos multiculturales, ya que el marco de referencia cambia significativamente en estos casos, por ejemplo, los conflictos se perciben de manera diferente en los EE. UU., China o India. Para cumplir con los entregables de su proyecto, es vital resolver los conflictos lo antes posible.

Resolución de problemas del proyecto #

Los problemas del proyecto generalmente se pueden clasificar en las siguientes categorías:

  • Relacionados con las personas: los problemas relacionados con las personas pueden deberse a que su equipo carece de las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos preestablecidos. En tal caso, debe:
    • Capacite a su personal si el presupuesto y el cronograma del proyecto lo permiten. Este tipo de formación debe agregarse de antemano a su plan de proyecto.
    • Intente realizar el trabajo a través de un proveedor o consultor externo.
  • En relación con el cronograma: si su proyecto está retrasado en el cronograma, debe:
    • Refine las prioridades del proyecto y observe si todas las actividades son realmente importantes o no
    • Trabajar en las tareas existentes y no aceptar tareas adicionales.
  • Si los costos del proyecto exceden el presupuesto predefinido:
    • Monitorear los costos del proyecto con regularidad para que cualquier sobrecoste pueda identificarse lo antes posible.
    • El alcance del proyecto sigue cambiando

Los problemas importantes del proyecto surgen por las siguientes razones:

  • Planificación inadecuada: actividades poco claras en las que los procesos no están debidamente documentados y no se han identificado los riesgos potenciales. Se caracteriza por una comunicación inadecuada ya que el director del proyecto carece de experiencia para gestionar su equipo.
  • Escaso alcance: los objetivos y el alcance son demasiado estrechos o demasiado generalizados, o tal vez no estén en consonancia con los requisitos de las partes interesadas.

Controlar el cambio #

Los gerentes de proyecto a menudo identifican lidiar con el cambio continuo como la parte más desafiante de sus trabajos. Dichos cambios son inevitables y, a menudo, afectan el cronograma del proyecto, el presupuesto y, a veces, también los entregables del proyecto. Es imperativo utilizar un protocolo de control y cambio para hacer frente a estos desafíos. Dicho mecanismo implica:

  1. Asegurarse de que los requisitos de cambio y las solicitudes se realicen por escrito utilizando una plantilla de solicitud de cambio
  2. El siguiente paso es revisar los parámetros de su proyecto, como los resultados, los costos, etc. de acuerdo con los cambios del proyecto solicitados. También implica analizar qué pasaría si no se realizan los cambios solicitados.
  3. A continuación, puede aceptar o rechazar la solicitud de cambio. También puede involucrar a las partes interesadas clave y a su equipo de proyecto en esta decisión. Informar a las partes interesadas si la solicitud ha sido aceptada o rechazada.
  4. En caso de que se acepte la solicitud de cambio, documente y actualice el plan del proyecto en consecuencia.
  5. Informe al solicitante y a todas las partes interesadas sobre la aceptación y el impacto de los cambios solicitados. También puede incluir esta discusión en su próxima reunión de revisión del proyecto.