L’adoption des six étapes clarifie un projet, le rend plus simple à gérer. Que fait précisément gestion de projet entraîner?
Pour commencer, les chefs de projet et les équipes sont responsables des éléments suivants:
1. Équipe
Une équipe de projet est composée de personnes qui travailleront ensemble pour atteindre les objectifs du projet. Le groupe est souvent composé d’individus d’horizons divers, dont chacun apporte des informations et des capacités uniques.
2. Objectif
Un résultat souhaité (ou objectif) est souhaité pour un produit. Quelque chose se réalise à la fin d’un projet. Un nouveau logiciel a été développé, une organisation a été réorganisée ou un pont a été construit. Parfois, l’objectif du projet est ambigu ou moins bien défini. De nombreuses initiatives nécessitent que l’objectif soit ajusté au fur et à mesure de l’avancement du projet
3. Rareté des ressources
Le temps et l’argent sont toujours limités lorsqu’il s’agit de terminer un travail. Aucun projet n’est entièrement exempt de contraintes de temps.
4. Incertitude (gestion des risques)
L’une des caractéristiques distinctives des initiatives est que leur succès n’est jamais garanti à l’avance. Même si le résultat escompté a été obtenu, il n’est pas clair s’il sera atteint dans les limites du budget ou des délais impartis.
Il est assez rare qu’un projet prenne trois fois plus de temps que prévu et coûte deux fois plus cher. De plus, il est très rare que seulement 30 % des membres de l’équipe de projet initiale restent sur le projet une fois celui-ci terminé.
Alors que les chefs de projet sont responsables d’une variété de tâches, ils dirigent en fait des projets en utilisant seulement cinq paramètres:
- De l’argent
- Temps
- Qualité
- Organisation
Ces cinq caractéristiques, qui sont souvent appelées «facteurs de contrôle», sont examinées plus en détail ci-dessous. Des éléments de contrôle sont inclus dans la planification du projet, le suivi des progrès et les rapports.
Temps #
L’élément temps s’affiche dans un projet via échéances des tâches et le temps requis pour accomplir ces activités. La gestion des horaires implique de terminer les choses à temps.
- Déterminer quelles activités doivent être menées au cours de quelles phases du projet.
- Calculer la durée de chaque action.
- Déterminez l’ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées.
- Distribuer le personnel et les fournitures.
- Répartir les activités sur une période de temps.
- Établissez les échéances les plus critiques.
Suivi des progrès: #
- Gardez un œil sur les progrès.
- Gardez un œil sur les délais.
- Réorganiser les horaires.
- Rapport sur le calendrier réel du projet.
- Analysez et expliquez pourquoi certaines activités ont pris beaucoup plus de temps ou de temps que prévu.
Les horaires sont créés à l’aide d’un cadre de répartition du travail (WBS). Une structure de répartition du travail (WBS) est une répartition des activités qui doivent être effectuées afin d’atteindre l’objectif du projet. Pour créer un calendrier, vous devez d’abord déterminer le temps requis pour chaque tâche, ainsi que qui effectuera chaque tâche et à quel moment. Le diagramme à barres ou diagramme de Gantt est un outil de gestion du temps largement utilisé.
Une organisation en pleine expansion étoffait constamment son portefeuille d’initiatives. Au fur et à mesure que l’entreprise devenait plus active – ses produits étaient très demandés – les employés ont commencé à se sentir sous pression pour travailler avec frénésie afin d’accomplir toutes les tâches qui devaient être accomplies. Le personnel souhaitait une augmentation des embauches. En raison des dépenses, la direction était réticente à le faire et a plutôt poussé les employés actuels à travailler plus dur. Quelle quantité de travail l’équipe pourrait-elle gérer efficacement? Ce problème ne semblait pas avoir de solution satisfaisante, car l’organisation ne disposait pas d’un système de chronométrage.
Lorsqu’un nouveau projet a été lancé, une estimation du nombre d’heures estimé a été créée, mais personne n’a jamais vérifié pendant ou après le projet pour voir si cette estimation était exacte. Néanmoins, les chefs de projet ont été encouragés à garder le contrôle de leurs efforts. Les chefs de projet se sont plaints de manquer de contrôle sur les initiatives en l’absence de relevés de temps. Après tout, ils n’avaient aucune idée du temps qu’il fallait pour accomplir les tâches d’un projet, et il n’y avait aucun moyen de s’adapter.
Un chef de projet voulait suivre les heures de son équipe. L’enregistrement a révélé que le projet nécessitait quatre fois le nombre d’heures prévu initialement. Suite à un avertissement au chef de projet pour avoir laissé le projet devenir incontrôlable, la direction a décidé de mettre en place un système de suivi du temps.
Après plusieurs mois, il est devenu évident qu’il existait un certain nombre de goulots d’étranglement. On a découvert que presque tous les projets avaient dépassé leur budget. En réalité, les personnes affectées à un projet pour cent heures nécessitent souvent trois fois ce montant. Cette ouverture a entraîné l’émergence de nouveaux problèmes. D’une part, il n’y avait certainement pas assez de personnes pour mener à bien les projets. Du personnel supplémentaire était nécessaire. La mise à disposition d’un personnel adéquat a coûté cher. D’autre part, les projets semblaient avoir été proposés aux consommateurs à un prix beaucoup trop bas (pendant beaucoup trop peu d’heures). La direction craignait que si elle commençait à facturer des heures supplémentaires dans ses estimations, elle perdrait des affaires.
Budgets du projet #
L’aspect financier du projet se reflète dans le budget du projet . La gestion de l’argent au sein d’un projet implique de s’assurer que les dépenses restent dans le budget. Étant donné que la majeure partie des dépenses dans la plupart des projets sont liées à la main-d’œuvre, les variables d’argent et de temps (heures de travail) sont inextricablement liées.
L’argent dans les plans de projet: #
- Établir la rémunération des membres de l’équipe.
- Calculer les heures des membres de l’équipe.
- Affectez des fonds aux membres de l’équipe pour des tâches spécifiques.
- Déterminer le coût des matériaux et des outils.
Suivi des fonds en transit #
- Gardez un œil sur les flux de trésorerie.
- Négocier avec les fournisseurs.
- Vérifier l’exactitude des premières estimations de coûts.
- Faire des ajustements aux budgets.
- Organiser les modifications budgétaires avec le client et/ou le client.
- Compiler des rapports financiers et des états financiers pour les projets.
- Effectuer une analyse approfondie du rapport financier final.
