6.0 Контроль и мониторинг проекта

Контроль над проектом просто означает тщательную проверку того, идет ли ваш проект в соответствии с планом проекта или нет. В случае каких-либо отклонений менеджер должен принять соответствующие меры.

В идеале план проекта должен использоваться для контроля и мониторинга проекта. Однако совершенно необходимо, чтобы в план проекта постоянно вносились изменения по мере его реализации.

Обзор встреч #

Прогресс проекта должен контролироваться путем проведения обзорных встреч через регулярные промежутки времени. При проведении таких встреч следует учитывать следующие параметры:

  • Вам следует побеседовать со своей командой в неформальной обстановке до проведения встречи.
  • Во-первых, сделайте детальный обзор проекта самостоятельно. Выявите проблемы, тщательно проанализировав все задачи, которые необходимо выполнить в ближайшие несколько недель, а затем обсудите их на обзорной встрече.
  • Не забудьте заранее разослать повестку дня собрания.
  • Если необходимо принять важное решение, убедитесь, что на собрании присутствуют все лица, обладающие полномочиями принимать такое решение.
  • Встречу следует начинать с описания ее основных целей.
  • Следует провести подробное сравнение активного статуса проекта и прогнозируемого плана.
  • Не допускайте значительных отклонений от первоначального плана проекта.
  • Встречи по обзору должны быть достаточно продолжительными, чтобы обсуждать основные вопросы, но не слишком длинными, чтобы не обращать внимания на важность времени участников.
  • Возьмите за привычку всегда заканчивать встречу повторением важных решений и рекомендациями по дальнейшим действиям.
  • Все встречи должны сопровождаться отчетом о встрече, который должен быть распространен в течение дня встречи. Это может просто повлечь за собой важное решение или может дать подробный отчет о проблемах и предлагаемых решениях. Выбор детали будет зависеть от сложности решаемой проблемы.

Решение конфликта #

Конфликты неизбежны, когда люди разного происхождения склонны работать вместе. Конфликты на рабочем месте можно разделить на следующие категории:

  • Личные конфликты между разными людьми
  • Неясные или пересекающиеся роли и неопределенность в отношении полномочий, принимающих решения
  • Конфликты из-за разницы в ожиданиях, предпочтениях и целях

Подход, известный как «беспроигрышный подход», показал значительные результаты в случае разрешения конфликтов на рабочем месте. Метод включает:

  1. Во-первых, вам следует обратиться к запросам от обеих сторон, чтобы узнать больше о конфликте.
  2. После получения достаточной информации работайте над достижением общей основы для согласия обеих сторон. Это гарантирует, что процесс разрешения конфликта начнется на положительной ноте.
  3. Затем вам следует попросить конфликтующие стороны подумать о возможном способе решения возникшей проблемы.
  4. После того, как решения определены, сосредоточьтесь на работающем плане реализации заранее определенных решений.
  5. Документируйте и действуйте в соответствии с рекомендациями

Беспроигрышный подход широко распространен, поскольку он предоставляет значительные возможности для участия обеих конфликтующих сторон и позволяет им идти рука об руку в поисках возможного решения. Однако следует отметить, что такой подход может не всегда работать. В таких случаях вы должны согласиться с конфликтующими сторонами, что конфликт все еще остается неурегулированным. Затем могут быть применены следующие подходы:

  • В случае технического конфликта прибегните к решению вопроса через технического эксперта и спросите его ценное мнение.
  • В случае нетехнического конфликта привлечь старшего менеджера или спонсора проекта. Следует отметить, что людям не нравится, когда их заставляют разрешать свои конфликты через супервизора, поэтому этот метод следует использовать только в том случае, если все другие методы не дали результата.

Вы также должны помнить, что определенные конфликты могут быть полезны для команды, поскольку они могут открыть новые возможности для сотрудничества и координации. Всегда следует помнить о разрешении межкультурных конфликтов, поскольку в этих случаях существенно меняется система координат, например, конфликты по-разному воспринимаются в США, Китае или Индии. Чтобы придерживаться результатов вашего проекта, важно как можно скорее разрешить конфликты.

Решение проблем проекта #

Проблемы проекта обычно можно разделить на следующие категории:

  • Связанные с людьми: проблемы, связанные с людьми, могут возникать из-за того, что вашей команде не хватает необходимого набора навыков для достижения заранее поставленных целей. В таком случае вы должны:
    • Обучите свой персонал, если бюджет и график проекта позволяют это. Такие тренинги следует заранее добавить в план вашего проекта.
    • Попробуйте выполнить работу через продавца или внешнего консультанта.
  • Относительно графика: если ваш проект отстает от графика, вам следует:
    • Уточните приоритеты проекта и понаблюдайте, действительно ли все мероприятия важны или нет.
    • Работайте над существующими задачами и не принимайте дополнительные
  • Если стоимость проекта превышает заранее определенный бюджет:
    • Регулярно отслеживайте расходы по проекту, чтобы как можно скорее выявлять перерасход средств.
    • Объем проекта постоянно меняется

Основные проблемы проекта возникают по следующим причинам:

  • Неадекватное планирование: нечеткие действия, процессы в которых должным образом не документированы, а потенциальные риски не идентифицированы. Он характеризуется неправильным общением, так как руководителю проекта не хватает опыта для управления своей командой.
  • Плохая оценка: цели и объем либо слишком узкие, либо слишком обобщенные, либо, возможно, они не соответствуют требованиям заинтересованных сторон.

Контроль изменений #

Руководители проектов часто называют постоянные изменения самой сложной частью своей работы. Такие изменения неизбежны и часто влияют на график проекта, бюджет, а иногда и на результаты проекта. Совершенно необходимо использовать протокол управления и изменения, чтобы справиться с этими проблемами. Такой механизм предполагает:

  1. Убедитесь, что требования и запросы на изменения сделаны в письменной форме с использованием шаблона запроса на изменение.
  2. Следующим шагом является проверка параметров вашего проекта, таких как результаты, стоимость и т. Д., В соответствии с запрошенными изменениями проекта. Это также включает в себя анализ того, что произойдет, если запрошенные изменения не будут внесены.
  3. Затем вы можете принять или отклонить запрос на изменение. Вы также можете привлечь к принятию этого решения ключевые заинтересованные стороны и вашу проектную команду. Сообщите заинтересованным сторонам, был ли запрос принят или отклонен.
  4. Если запрос на изменение принят, задокументируйте его и соответствующим образом обновите план проекта.
  5. Сообщите отправителю запроса и всем заинтересованным сторонам о принятии запрошенных изменений и их влиянии. Вы также можете включить это обсуждение в следующую встречу по рассмотрению проекта.