Контроль над проектом просто означает тщательную проверку того, идет ли ваш проект в соответствии с планом проекта или нет. В случае каких-либо отклонений менеджер должен принять соответствующие меры.
В идеале план проекта должен использоваться для контроля и мониторинга проекта. Однако совершенно необходимо, чтобы в план проекта постоянно вносились изменения по мере его реализации.
Обзор встреч #
Прогресс проекта должен контролироваться путем проведения обзорных встреч через регулярные промежутки времени. При проведении таких встреч следует учитывать следующие параметры:
- Вам следует побеседовать со своей командой в неформальной обстановке до проведения встречи.
- Во-первых, сделайте детальный обзор проекта самостоятельно. Выявите проблемы, тщательно проанализировав все задачи, которые необходимо выполнить в ближайшие несколько недель, а затем обсудите их на обзорной встрече.
- Не забудьте заранее разослать повестку дня собрания.
- Если необходимо принять важное решение, убедитесь, что на собрании присутствуют все лица, обладающие полномочиями принимать такое решение.
- Встречу следует начинать с описания ее основных целей.
- Следует провести подробное сравнение активного статуса проекта и прогнозируемого плана.
- Не допускайте значительных отклонений от первоначального плана проекта.
- Встречи по обзору должны быть достаточно продолжительными, чтобы обсуждать основные вопросы, но не слишком длинными, чтобы не обращать внимания на важность времени участников.
- Возьмите за привычку всегда заканчивать встречу повторением важных решений и рекомендациями по дальнейшим действиям.
- Все встречи должны сопровождаться отчетом о встрече, который должен быть распространен в течение дня встречи. Это может просто повлечь за собой важное решение или может дать подробный отчет о проблемах и предлагаемых решениях. Выбор детали будет зависеть от сложности решаемой проблемы.
Решение конфликта #
Конфликты неизбежны, когда люди разного происхождения склонны работать вместе. Конфликты на рабочем месте можно разделить на следующие категории:
- Личные конфликты между разными людьми
- Неясные или пересекающиеся роли и неопределенность в отношении полномочий, принимающих решения
- Конфликты из-за разницы в ожиданиях, предпочтениях и целях
Подход, известный как «беспроигрышный подход», показал значительные результаты в случае разрешения конфликтов на рабочем месте. Метод включает:
- Во-первых, вам следует обратиться к запросам от обеих сторон, чтобы узнать больше о конфликте.
- После получения достаточной информации работайте над достижением общей основы для согласия обеих сторон. Это гарантирует, что процесс разрешения конфликта начнется на положительной ноте.
- Затем вам следует попросить конфликтующие стороны подумать о возможном способе решения возникшей проблемы.
- После того, как решения определены, сосредоточьтесь на работающем плане реализации заранее определенных решений.
- Документируйте и действуйте в соответствии с рекомендациями
Беспроигрышный подход широко распространен, поскольку он предоставляет значительные возможности для участия обеих конфликтующих сторон и позволяет им идти рука об руку в поисках возможного решения. Однако следует отметить, что такой подход может не всегда работать. В таких случаях вы должны согласиться с конфликтующими сторонами, что конфликт все еще остается неурегулированным. Затем могут быть применены следующие подходы:
- В случае технического конфликта прибегните к решению вопроса через технического эксперта и спросите его ценное мнение.
- В случае нетехнического конфликта привлечь старшего менеджера или спонсора проекта. Следует отметить, что людям не нравится, когда их заставляют разрешать свои конфликты через супервизора, поэтому этот метод следует использовать только в том случае, если все другие методы не дали результата.
Вы также должны помнить, что определенные конфликты могут быть полезны для команды, поскольку они могут открыть новые возможности для сотрудничества и координации. Всегда следует помнить о разрешении межкультурных конфликтов, поскольку в этих случаях существенно меняется система координат, например, конфликты по-разному воспринимаются в США, Китае или Индии. Чтобы придерживаться результатов вашего проекта, важно как можно скорее разрешить конфликты.
Решение проблем проекта #
Проблемы проекта обычно можно разделить на следующие категории:
- Связанные с людьми: проблемы, связанные с людьми, могут возникать из-за того, что вашей команде не хватает необходимого набора навыков для достижения заранее поставленных целей. В таком случае вы должны:
- Обучите свой персонал, если бюджет и график проекта позволяют это. Такие тренинги следует заранее добавить в план вашего проекта.
- Попробуйте выполнить работу через продавца или внешнего консультанта.
- Относительно графика: если ваш проект отстает от графика, вам следует:
- Уточните приоритеты проекта и понаблюдайте, действительно ли все мероприятия важны или нет.
- Работайте над существующими задачами и не принимайте дополнительные
- Если стоимость проекта превышает заранее определенный бюджет:
- Регулярно отслеживайте расходы по проекту, чтобы как можно скорее выявлять перерасход средств.
- Объем проекта постоянно меняется
Основные проблемы проекта возникают по следующим причинам:
- Неадекватное планирование: нечеткие действия, процессы в которых должным образом не документированы, а потенциальные риски не идентифицированы. Он характеризуется неправильным общением, так как руководителю проекта не хватает опыта для управления своей командой.
- Плохая оценка: цели и объем либо слишком узкие, либо слишком обобщенные, либо, возможно, они не соответствуют требованиям заинтересованных сторон.
Контроль изменений #
Руководители проектов часто называют постоянные изменения самой сложной частью своей работы. Такие изменения неизбежны и часто влияют на график проекта, бюджет, а иногда и на результаты проекта. Совершенно необходимо использовать протокол управления и изменения, чтобы справиться с этими проблемами. Такой механизм предполагает:
- Убедитесь, что требования и запросы на изменения сделаны в письменной форме с использованием шаблона запроса на изменение.
- Следующим шагом является проверка параметров вашего проекта, таких как результаты, стоимость и т. Д., В соответствии с запрошенными изменениями проекта. Это также включает в себя анализ того, что произойдет, если запрошенные изменения не будут внесены.
- Затем вы можете принять или отклонить запрос на изменение. Вы также можете привлечь к принятию этого решения ключевые заинтересованные стороны и вашу проектную команду. Сообщите заинтересованным сторонам, был ли запрос принят или отклонен.
- Если запрос на изменение принят, задокументируйте его и соответствующим образом обновите план проекта.
- Сообщите отправителю запроса и всем заинтересованным сторонам о принятии запрошенных изменений и их влиянии. Вы также можете включить это обсуждение в следующую встречу по рассмотрению проекта.