4.0 Der Prozess der Projektplanung

Sie haben bereits am Statement of Work (SOW) mitgearbeitet und verfügen über fundierte Kenntnisse über Ihr Projekt. Darüber hinaus kennen Sie die verschiedenen Aspekte, Annahmen und Risiken Ihres Projekts. Daher sollten Sie auf eine weitere Planung zurückgreifen, die Folgendes umfasst:

  • Detaillierung der Aktivitäten: Ein detaillierter Projektstrukturplan (PSP) sollte in Übereinstimmung mit den Arbeitsanforderungen und dem Zeitrahmen erstellt werden
  • Abhängigkeiten ermitteln: Es sollte ein Netzplan erstellt werden, um Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projektaktivitäten aufzuzeigen
  • Identifizierung von Ressourcen: Nehmen Sie sich Zeit, um alle für das Projekt erforderlichen Ressourcen zu identifizieren, einschließlich Ausrüstung, Personal, Finanzen, Einrichtungen usw.
  • Zeitplan erstellen: Arbeiten Sie daran, einen erreichbaren Zeitplan im Einklang mit dem Projektzeitrahmen einzuhalten und den Projektumfang neu zu definieren.
  • Projektmanagementplan: Sammeln und integrieren Sie alle Informationen in einen Projektmanagementplan, der als Basisdokument für Ihr Projekt verwendet wird. Der Plan sollte dann von den Hauptakteuren, die mit dem Projekt verbunden sind, genehmigt werden.

Der Projektstrukturplan (PSP) #

Der WBS gilt als effizientes Werkzeug, das die Auflistung aller anfallenden Aufgaben eines Projekts erleichtert. Es ist der erste Schritt im Projektplanungsprozess. Mit dem PSP-System können Sie Hauptverantwortliche für die wichtigsten auszuführenden Tätigkeiten bilden. Darüber hinaus können Sie unter diesen Hauptaktivitäten verschiedene kleinere Aufgaben gruppieren, um einen klaren Überblick über den Projektdurchführungsprozess zu erhalten.

Ein wichtiger Schritt bei der Bildung von WBS besteht darin, wichtige Meilensteine zu identifizieren und solche Aufgaben detailliert zu beschreiben, die in einem schrittweisen Prozess erledigt werden müssen, um eine effiziente Aufgabenmanagement . Beachten Sie, dass in der SOW bereits wichtige Meilensteine identifiziert wurden. Dieser Ansatz führt zu optimalen Ergebnissen, wenn Sie und Ihr Team mit dem Workflow, den Meilensteinen und dem Projekt vertraut sind. Bei geringerer Vertrautheit sollten Sie jedoch darauf zurückgreifen, jemanden in Ihren Arbeitsbereich (aber nicht unbedingt in Ihr Projekt) einzubeziehen, eine Person, die bereits Erfahrung mit einem solchen Projekt hat.

Schauen wir uns zum besseren Verständnis einen einfachen WBS für ein Website-Design an:

Darüber hinaus können für Projekte mit mehr Detaillierung folgende PSP angepasst werden:

Profi-Tipp: Man sollte auf den Detaillierungsgrad im WBS achten. Es sollte zwischen 3-5 variieren, um das Verständnis zu erleichtern. Wenn es 5 überschreitet, wird es immer komplexer.

Die Netzwerkdiagramme #

Der PSP erlaubt nur die Gruppierung und Strukturierung des Workflows, berücksichtigt aber nicht die Abhängigkeiten in den Projektaktivitäten. Fortan kommt hierfür ein Netzplan ins Spiel. Mit Netzdiagrammen können Sie die Abhängigkeiten, den Ablauf und den Zeitplan verschiedener Projektaktivitäten veranschaulichen. Nachdem Sie dieses Diagramm erstellt haben, können Sie Ihren Projektzeitplan im Einklang mit dem Projektzeitplan festlegen.

Betrachten Sie zum weiteren Verständnis das folgende Netzwerkdiagramm des Projekts „Build Shed“:

Die Rechtecke im obigen Netzwerkdiagramm zeigen die Hauptaktivitäten, die durchgeführt werden müssen, während die Pfeile die Beziehung zwischen diesen Aktivitäten zeigen. Bei genauer Betrachtung lassen sich dem Netzplan folgende Informationen entnehmen:

Nur wenige Tätigkeiten können parallel ausgeführt werden. Es umfasst die Aktivitäten Cut Wood, Build Shed Base und Supervise Zementhärtung. Dies ist jedoch nur möglich, wenn unterschiedliche Teams an jeder Reihe von Aktivitäten Seite an Seite arbeiten.

Das Diagramm hat eine Reihe von hellen und dunklen Pfeilen. Die dunklen Pfeile stellen den kritischen Pfad dar, der als Bereiche oder Aktivitäten des Projekts verstanden werden kann, die maximale Zeit in Anspruch nehmen. Es umfasst Aktivitäten wie den Bau der Schuppenbasis, die Überwachung der Zementhärtung und die Montage des Schuppens. Jede Verzögerung dieser Aktivitäten wirkt sich wiederum auf den Zeitrahmen des gesamten Projekts aus. Daher sollten diese Schritte sorgfältig überwacht werden, um einen rechtzeitigen Projektabschluss zu gewährleisten.

Das Gantt-Diagramm #

Sowohl die WBS- als auch die Netzplandiagramme geben keinen kurzen Überblick über den aktuellen Projektplan. Ein Gantt-Diagramm ist in diesem Zusammenhang von immenser Bedeutung. Unten sehen Sie ein Gantt-Diagramm für das Bauschuppenprojekt:

Es ist zu beachten, dass die Gantt-Diagramm soll Ihnen nicht den Zusammenhang zwischen verschiedenen Projektaktivitäten aufzeigen. Es gibt jedoch einige Softwarepakete, mit denen Sie Aktivitätsbeziehungen über ein Gantt-Diagramm darstellen können. Sie ermöglichen außerdem die Demonstration des Projektüberblicks und des kritischen Pfads Ihres Projekts.

Beachten Sie, dass Sie durch die sorgfältige Festlegung der Aktivitätsreihenfolge in Ihrem Projekt gelernt haben, Projektaktivitäten abzubilden und einen Zeitplan festzulegen. Der nächste Schritt in dieser Hinsicht besteht darin, die erforderlichen Ressourcen für die Fertigstellung Ihres Projekts zu konkretisieren. Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, müssen Sie möglicherweise zum Gantt-Diagramm zurückkehren, um Ihren Projektzeitplan zu verfeinern.

Schätzen des Ressourcenbedarfs #

In dieser Phase werden die Ressourcen identifiziert, die für die Durchführung der Aktivitäten Ihres Projekts erforderlich sind. Die erforderlichen Ressourcen umfassen Finanzen, Arbeitskräfte, Material, Ausrüstung und andere Anforderungen. Um beispielsweise eine Website zu gestalten, benötigen Sie möglicherweise Software, Programmierer, ausgewiesene Räume für Besprechungen, Computer, Grafikdesigner usw.

Mensch als Ressource #

Menschen gelten in jedem Bereich als die wichtigste Ressource. Sie müssen das Fachwissen und die erforderlichen Fähigkeiten identifizieren, die das vorliegende Projekt ergänzen. Nach dieser Identifizierung müssen Sie Personen finden, die Ihren vorab identifizierten Fähigkeiten als Teil von . entsprechen HR-Management . Ein optimaler Weg, dies zu erreichen, besteht darin, ein Kompetenzblatt zu erstellen, das die Fähigkeiten den erforderlichen Aktivitäten zuordnet. Darüber hinaus können auch spezielle Spalten für den Namen von Personen und deren Angaben hinzugefügt werden. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für ein Skill-Sheet:

Sie können deutlich erkennen, dass die obige Tabelle nicht nur Fähigkeiten und Aktivitäten enthält, sondern auch die Namen von Personen, ihr Fähigkeitsniveau, ihr Beginn- und Beendigungsdatum, die Gesamtkosten und die erwarteten Ergebnisse enthält. Diese Informationen sollten so schnell wie möglich eingeholt und ausgefüllt werden. Möglicherweise müssen Sie auch die Manager einiger Personen kontaktieren, die Sie für das Projekt benötigen, um deren Verfügbarkeit zu überprüfen. Es wird empfohlen, die Informationen immer mit Ihrem Projektteam abzugleichen und insbesondere Folgendes zu beachten:

Erkundigen Sie sich zunächst beim Funktionsleiter nach den Fähigkeiten und den Aufwandstagen, die eine Person benötigt, um die ihr zugewiesenen Projektaktivitäten durch . zu erfüllen Auslastungsplanung . Dies sollte dann durch die betroffene Person, die die Aktivität ausführt, abgeglichen werden.

Prüfen Sie immer die Verfügbarkeit Ihres Projektteams, indem Sie deren persönliche Verpflichtungen, Urlaub, andere Projekte und Krankenstände im Auge behalten.

Die Kosten jedes Einzelnen sollten vom Funktionsleiter berechnet und erfasst werden. Es wird empfohlen, bei der Kostenkalkulation detailorientiert vorzugehen, um zukünftige Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Profi-Tipp: Arbeiten Sie an einer kurzen Hierarchie zur Unterzeichnung des Projektbudgets. Wenn Sie planen, mehrere Genehmigungen einzuholen, bevor die Projektbudgetierung abgeschlossen und erstellt werden kann, wird dies in der Regel viel Zeit verschwenden. Darüber hinaus kann es auch den Projektzeitrahmen beeinträchtigen.

Nicht-Personen-Ressourcen #

Nicht-Personen-Ressourcen umfassen Ausrüstung, Maschinen, Vorräte, Einrichtungen und Finanzen. Ähnlich wie beim Skill-Sheet wird diesbezüglich ein Non-Person-Verfügbarkeits-Sheet erstellt. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Nicht-Personen-Verfügbarkeitstabelle:

Beide Diagramme geben eine gute Vorstellung von den materiellen und immateriellen Ressourcen, die in Ihrem Projekt benötigt werden. Jetzt können Sie zu Ihrem Gantt-Diagramm zurückkehren und entsprechende Anpassungen, Änderungen und Verfeinerungen vornehmen. Abhängig von der Verfügbarkeit finanzieller Ressourcen und Ihren Teammitgliedern müssen mehrere Parameter geändert werden.

Erstellen des Projektplans #

Der Projektplan enthält alle Informationen, die wir zuvor besprochen haben und alle Daten, die Sie bisher gesammelt haben. Normalerweise umfasst ein Projektplan die folgenden Abschnitte:

Bisher wurden einige der wichtigsten Informationen Ihres Projekts in SOW als Projektauftrag aufgeführt. Sie müssten beide entsprechend verfeinern. Außerdem haben Sie dadurch erhebliche Kenntnisse über Ihr Projekt erworben. Sie können jeden der oben genannten Abschnitte ein- oder ausschließen.

Lassen Sie Ihren Plan von den Hauptakteuren des Projekts überprüfen. Denken Sie daran, dass ein Dokumentversionsverwaltungssystem Ihres Plans erforderlich ist, da im Laufe Ihres Projekts winzige Upgrades erforderlich sind.

Profi-Tipp: Die Genehmigungsseite des Projektmanagements sollte von den Hauptbeteiligten unterzeichnet werden, bevor Sie mit der Projektausführung beginnen.