Das Kanban-System gilt nicht nur als Projektmanagement-Tool aber als Denkweise. Bei dem System geht es darum, Aufgaben zu priorisieren und zum richtigen Zeitpunkt zu arbeiten, anstatt Fristen zu verzögern. Es betrachtet Projekte als eine Reihe von Prozessen, die für einen aktiven Workflow erforderlich sind. Das Hauptergebnis von Kanban besteht darin, das Projekt abzuschließen, indem entschieden wird, was zuerst getan werden soll, und sich auf den Workflow-Prozess konzentrieren.
Kanban ist ein relativ vielseitiges System und kann auf alle Arten von Prozesseingaben angewendet werden, unabhängig davon, ob sie mit Autos, Dokumenten, Software oder Widgets verknüpft sind. Die einzige Voraussetzung hierfür ist, dass Sie alle wichtigen Prozesse des Systems am richtigen Ort und zur richtigen Zeit ausführen können. Wenn diese Parameter nicht angemessen platziert sind oder bei übermäßiger Fülle oder Knappheit, können Schlupflöcher, Engpässe, Verzögerungen und Verschwendung entstehen. Kanban sorgt fortan für das reibungslose Funktionieren Ihrer Prozesse.
Hauptprinzipien von Kanban #
Mitte der 2000er Jahre Kanban-System war bei Microsoft beschäftigt. David J. Anderson empfand die Ergebnisse als vorbildlich und entwickelte daraus eine eigene Methode zur Sicherung des kontinuierlichen Fortschritts in Unternehmen. Dieses Konzept wurde von Toyota als Kaizen bezeichnet, während Anderson sich dafür entschied, seine Methoden auf Kanban-Systemen zu benennen, was ihn motivierte, seine eigene Methode zu entwickeln.
Workflow-Visualisierung #
Die Visualisierung des Arbeitsablaufs ist ein Vermächtnis von Toyota, bei dem Schilder verwendet wurden, um den Arbeitsablauf für den Tag darzustellen. Dies kann auf einem Whiteboard, einer Tafel, einem Online-Tool oder einem Bulletin Board erfolgen. Der Workflow wird in Form von Spalten und spezifischen Details unter jeder Spalte angegeben. Diese Spalten stellen die verschiedenen Schritte eines bestimmten Prozesses dar und relevante Aufgaben sind unter einzelnen Spalten aufgeführt. Sie werden dann auf ihren jeweiligen Medien angezeigt. Eine grundlegende Vorstandsorganisation wird in zu erledigende, in Bearbeitung befindliche und schließlich bereits ausgeführte Aufgaben kategorisiert. Dies bezeichnet ein „Drei-Behälter-System“, das normalerweise in der verarbeitenden Industrie zu finden ist. Es würde also Teile enthalten, die im Lager gehalten werden, Teile, die derzeit verwendet werden, und schließlich Teile, die sich noch beim Lieferanten befinden. Diese Art von System garantiert, dass der Vorrat der Arbeiter nie erschöpft ist. Ein typisches Beispiel für ein Workflow-Board ist unten angegeben;
Es ist zu beachten, dass solche Kanban-Boards für komplexere Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen, verwendet werden können. Darüber hinaus können sie je nach Art der Arbeit, die für ein komplexes Projekt erforderlich ist, farbcodiert werden. Ein typisches Beispiel einer solchen Platine ist unten angegeben;
Solche Boards machen den Arbeitsablauf übersichtlicher und bequemer und beseitigen jede Diskrepanz, die ein Mitarbeiter in Bezug auf den Arbeitsfortschritt haben könnte. Die Darstellung des Workflows auf diese Weise ist eine kritische Komponente des Kanban-Systems. Kanban-Experten warnen jedoch davor, zu glauben, dass das Kanban-System auf solch einfache Maßnahmen beschränkt ist.
Joseph Hurtado, Kanban-Trainer und Projektmanager am AgileLion Institute, warnt vor einer allzu einfachen Sichtweise von Kanban. Er rät Managern, nicht in diese minimalistische Falle zu tappen und darauf hinzuarbeiten, Schlüsselphänomene, Werte, Werkzeuge und Prinzipien zu verstehen und dann auf Experimente zurückzugreifen. Er vertritt die Ansicht, dass die bloße Verwendung eines Kanban-Boards keine Garantie dafür ist, dass man Kanban richtig macht. Eine solche Reduzierung kann dazu führen, dass die Kanban-Implementierung fehlschlägt.
WIP begrenzen (Work in Process) #
Kanban glaubt, dass man mehr erreichen kann, wenn man weniger tut. Dieses Prinzip kann insbesondere für Überflieger eine Herausforderung darstellen. Es basiert jedoch auf der allgemeinen Beobachtung, dass man sich, wenn man weniger tut, mehr auf die Ergebnisse konzentrieren und auf optimale Ergebnisse hinarbeiten kann. Kanban-Experten glauben, dass dieses Prinzip Effizienzwunder bewirken kann, indem nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben aus dem Workflow an geeignete Mitarbeiter übergeben wird. Von nun an werden die Arbeiter nicht mit Arbeit bombardiert und das Flattern wird letztendlich vermieden.
Joe Justice, der Präsident von Scrum Incorporation, erzählt, dass Kanban ein ideales Werkzeug ist, um WIP zu begrenzen, und dafür bekannt ist, die gewünschten Ergebnisse zu beschleunigen. In der Zwischenzeit bringt persönliches Kanban solche Vorteile für Ihre täglichen Protokolle und kann zum neuen Geheimnis für Leistungsträger werden.
In Bezug auf das Kanban-Board kann WIP durchgesetzt werden, indem nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben im Kanban-Board unter Spalten aufgeführt wird. Diese Methode wird auch als schlankes Kanban bezeichnet. Daniel Doiron, ein führender Lean-Kanban-Trainer bei CC Pace, wies zu Recht darauf hin, dass dieser Ansatz eine Priorisierung erfordert. In dieser Hinsicht kann Lockerung eingesetzt werden, um die Durchführung dieses Schrittes sicherzustellen. Doiron kommentierte weiter, dass Lean Kanban der einzige Ansatz ist, der WIP aneignet und es schafft, ihn zu begrenzen.
Flow verwalten #
Das Kanban-System kann als Teil Ihres traditionellen Arbeitsstils gestartet und dort fortgesetzt werden, wo Sie aufgehört haben. Dies wird als Stärke des Prozesses angesehen, da er an die Spezifikationen jedes Projekts angepasst werden kann. Wenn Sie beispielsweise an einem komplexen Projekt arbeiten, müssen Sie Ihre Projektspezifikationen und Ihren Workflow nicht über Nacht ändern, um zum Kanban-System zu wechseln.
Das Ziel von Kanban besteht darin, Ihnen zu helfen, die bereits vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen, ohne den Arbeitsablauf durch zu viele Änderungen zu belasten. Der Prozess funktioniert, indem er ein Bewusstsein für die Priorisierung der Arbeit schafft und inkrementelle Verbesserungen nach sorgfältiger Überprüfung von Schlupflöchern und Mängeln im Prozess fördert. Kanban löst nachdenkliche Diskussionen über die Prozessbewertung aus und ermöglicht es Benutzern, aus ihren Fehlern zu lernen.
Der CEO von Lean Kanban, David Anderson, erwähnt in seinem Essential Kanban Condensed E-Book, dass das Kanban-System so vorhersehbar wie möglich sein sollte. So können Engpässe im Prozess identifiziert, adressiert und verhindert werden. Darüber hinaus sollte der Workflow in Kanban so gestaltet sein, dass die Durchlaufzeiten minimiert und die Wertschöpfung maximiert wird. Die folgende Abbildung zeigt deutlich die Engpässe im Kanban-Prozess mit einem Kanban-Board.
