Dieser Abschnitt erfordert einen konkreten Aktionsplan. Sie werden nun aufgefordert, die praktische Anwendung Ihres vorab geplanten Projekts formell zu initiieren. Sie müssen Ihre Teamaktivitäten im Einklang mit den im Projektplan festgelegten Ergebnissen überwachen. Nachfolgend finden Sie eine Beispiel-Agenda, die verwendet werden kann, um den Besprechungsprozess einzuleiten:
Nach Beendigung des Meetings müssen Sie einen Bericht über das Kick-off-Meeting schreiben und diesen an alle wichtigen Stakeholder weiterleiten. Dies sollte so schnell wie möglich erfolgen, dh innerhalb eines Tages oder maximal 2 Tage nach der Sitzung.
Profi-Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, nach jedem Meeting immer Besprechungsberichte und Protokolle zu senden. Diese sollten dann zusammen mit anderen Projektdokumenten zusammengestellt und an einem für alle Projektbeteiligten zugänglichen Ort aufbewahrt werden.
Führung und Management #
Projektmanager haben oft breitere Rollen und keine klaren Befugnisse. Die Rolle eines Projektleiters wird daher als mehrdeutig angesehen, wenn er Personen führt, die ihm in Bezug auf ihre Projekterfahrung sowohl nachgeordnet als auch höher sind. Daher benötigen Sie als Projektmanager die Weisheit, Teams von Einzelpersonen unterschiedlicher Dienstaltersstufen, unterschiedlicher Abteilungen, unterschiedlicher Fähigkeiten und unterschiedlicher Kulturen zu leiten.
Sie benötigen theoretisches Wissen zu Management- und Führungsstilen und müssen den Stil passend zum jeweiligen Szenario wählen. Die detaillierte Diskussion dieses Themas würde den Rahmen unseres Projektmanagement-Leitfadens sprengen; Im Folgenden werden jedoch drei Haupttypen von Führungsstilen aufgeführt:
- Aufgabenorientierte Führung: Sie konzentriert sich auf die Erreichung der Projektergebnisse durch die richtige Organisation von Ressourcen und Personen
- Partizipative Führung: Die Führungskraft fordert die Beteiligung des Projektteams am Entscheidungsprozess. Ein solcher Stil hilft, ein Gefühl von Selbst und Koordination zu vermitteln, ist jedoch möglicherweise nicht geeignet, wenn schnelles und schnelles Handeln erforderlich ist.
- Direktive Führung: Das Team muss gemäß den Anweisungen des leitenden Personals handeln. Dieser Stil schreckt die individuelle Meinung und Beteiligung ab, ist aber in Krisenzeiten effektiv.
Notiz: Der Projektleiter muss wissen, wann welcher Stil oder ein Stilmix gewählt werden soll. Darüber hinaus sollte der gewählte Stil an die Anforderungen Ihrer aktuellen Situation, Organisation, Projektteams, Bereichs und Projektergebnisses angepasst werden.
Sicherstellung einer optimalen Arbeitsweise Ihres Teams #
Damit ein Projektteam optimal arbeiten kann, muss der Projektmanager kluge Anstrengungen unternehmen, um alles auf Kurs zu halten. Damit ein Projektteam effizient arbeiten kann, müssen folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Klare Identifizierung der Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen
- Erst zuhören und dann kommunizieren. Manager sollten zunächst gute Zuhörer sein, sonst achtet das Team möglicherweise nicht auf ihre Kommunikation
- Verzichten Sie nie auf Anerkennung und Komplimente. Der Projektmanager sollte es sich zur Gewohnheit machen, die Leistungen eines Teammitglieds immer seinem funktionalen Manager zu würdigen.
- Seien Sie leidenschaftlich in Ihrer Arbeit. Positivität und Leidenschaft sind eine ansteckende Kraft, die von einem Einzelnen im Team auf andere übergeht
- Handeln Sie immer nach dem, was Sie versprochen haben. Es entwickelt Vertrauen und macht das Team von der Führungskraft abhängig
- Predigen und wiederholen Sie, dass Teammitglieder immer als Team und nicht als Einzelpersonen denken sollten
- Beobachten Sie, ob Ihr Team nicht zusammenarbeitet. Bemühen Sie sich ernsthaft, Konflikte zu lösen und Schulungen zur Teamarbeit anzubieten
- Geben Sie Ihren Teammitgliedern Verantwortung und begrenzte Entscheidungsbefugnisse. Dies wird sie stärken und ihnen helfen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Wichtig ist aber auch, dass sie sich neben ihrem eigenen Urteil auch ernsthaft um die Einhaltung der von Ihnen vorgegebenen Richtlinien bemühen.
Effektive Kommunikation #
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts. Als Projektleiter wird Ihnen die Verantwortung übertragen, das Team durch effektive Kommunikation zusammenzuhalten und auf dem Laufenden zu halten. Sie müssen verschiedene Plattformen wie Telefon, E-Mail, Meeting usw. nutzen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Zunächst sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein guter Zuhörer zu sein und dann danach streben, effektiv zu kommunizieren. Die Teammitglieder neigen dazu, einen Manager zu respektieren und zu schätzen, der auf seine Meinungen, Probleme und Einwände aufmerksam ist. Darüber hinaus erhalten Sie durch aufmerksames Zuhören Feedback zum Prozessablauf und zum Verständnis Ihres Teams.
Eine weitere Facette der Kommunikation ist die angemessene Koordination zwischen Ihnen und den Projektbeteiligten. Sie sollten geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Interessengruppen Zugang zu Informationen zu gewähren. Dies kann in einem schrittweisen Prozess erfolgen, bei dem das Projektteam Zugriff auf alle grundlegenden Informationen in einer kollaborativen Umgebung hat. Jedes Teammitglied kann wiederum eingestellt werden, um das System zur gemeinsamen Nutzung von Projektinformationen zu übernehmen.
