2.0 Phasen der Projektbereitstellung (Teil 1)

Table of contents

Einleitung #

Der Projektbeginn wird als Startphase bezeichnet. In dieser Phase wird die Idee des Projekts erforscht und entwickelt. Ziel dieser Phase ist es zu sehen, ob das Projekt wirklich abgeschlossen werden kann. Es wird entschieden, wer die Bemühungen leitet, welche Organisation teilnehmen wird und ob das Unternehmen genügend Unterstützung von den Beteiligten erhält.

Dieser Schritt erfordert, dass der bestehende oder zukünftige Projektleiter einen Vorschlag erstellt, der die oben genannten Punkte umreißt. Beispiele für solche Projektvorschläge sind Businesspläne und Förderanträge. Potenzielle Sponsoren des Projekts prüfen den Antrag und stellen bei Bewilligung die erforderlichen Mittel bereit. Das Projekt beginnt offiziell mit der Genehmigung. Folgende Fragen sind in der Anfangsphase zu klären:

  • Warum dieses Projekt?
  • Ist das physikalisch möglich?
  • Was sind die gewünschten Ergebnisse?
  • Wo liegen die Grenzen des Projekts (was ist im Projektumfang enthalten)?

Die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen, ist ein entscheidendes Merkmal eines Projektleiters. Sobald Einzelpersonen von einem Projekt begeistert sind, nimmt es in der Regel an Umfang zu. „Wenn wir schon dabei sind, können wir genauso gut…“ ist der Grundgedanke. Projekte, denen zusätzliche Ziele hinzugefügt werden, und Projekte, die weiter wachsen, laufen fast garantiert spät und werden ihre ursprünglichen Ziele wahrscheinlich nicht erreichen.

Der erste Schritt besteht darin, eine Verbindung zwischen allen Beteiligten des Projekts herzustellen. Unrealistische Erwartungen bezüglich des Projektergebnisses können vermieden werden, wenn der Umfang gut verstanden wird. Um zu beginnen, stellen Sie eine Verbindung zwischen den verschiedenen beteiligten Personen her. Es ist wichtig, den Umfang genau zu kennen.

Die für eine bestimmte Art von Projekt gewählte Methode hat einen erheblichen Einfluss auf das Ergebnis. Beispielsweise kann eine Forschungs- und Entwicklungsanstrengung einen Bericht liefern, in dem die technische Durchführbarkeit einer Anwendung bewertet wird. Ein Projekt, das zur Entwicklung eines Prototyps führt, umfasst alle Funktionen einer Anwendung. Dennoch müssen sie nicht für die Verwendung in einer bestimmten Umgebung (zB durch Hunderte von Benutzern) geeignet sein. Ein Projekt, das ein funktionierendes Produkt hervorbringt, muss auch Wartungs-, Dokumentations- und Anwendungsverwaltungsprobleme berücksichtigen.

Zahlreiche Missverständnisse und Streitigkeiten entstehen aufgrund der beteiligten Personen Projektmanagement in diesen Punkten unklar. Kunden können ein funktionsfähiges Produkt erwarten, während Projektteammitglieder glauben, dass sie einen Prototyp erstellen. Während ein Sponsor denken mag, dass das Projekt zu einer nützlichen Software führen würde, müssen die Teammitglieder zunächst feststellen, ob das Konzept technisch machbar ist.

Definition #

Nach dem angenommenen Initiierungsprojektplan startete das Projekt mit der zweiten Phase: der Definitionsphase. In dieser Phase werden die Anforderungen an das Ergebnis eines Projekts so genau wie möglich spezifiziert. In dieser Phase werden die Erwartungen aller an der Projektentwicklung Beteiligten ermittelt. Wie viele Dateien werden für die Archivierung benötigt? Sollten die Metadaten im Format der Data Documentation Initiative (DDO) vorliegen oder würde der Dublin Core (DC) ausreichen? Sind Dateien im Originalformat erlaubt oder nur solche, die den ‘Preferred Standards’ entsprechen? Ist es Aufgabe des Hinterlegers, die ordnungsgemäße Bearbeitung eines Datensatzes im Archiv zu gewährleisten oder obliegt dies dem Archivar? Welche Zusicherungen werden über das Ergebnis des Projekts gegeben? Die Liste der Anfragen lässt sich beliebig fortsetzen.

Es ist wichtig, den Bedarf so früh wie möglich im Prozess zu ermitteln.

Wijnen (2004) stellt folgende Arten von Projektbedürfnissen als Gedächtnishilfe fest:

  • Voraussetzungen
  • Anforderungen an die Funktionalität
  • Anforderungen an die Funktionalität
  • Designeinschränkungen

Voraussetzungen geben den Rahmen vor, in dem das Projekt stattfinden muss.

Gesetze, Regelungen zu Arbeitsbedingungen und Genehmigungsverfahren sind Beispiele dafür. Diese Kriterien sind innerhalb des Projekts unveränderlich.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Anforderungsspezifikationen mit der Qualität des Endergebnisses zu tun haben – technische Spezifikationen, die sich darauf beziehen, wie die Projektergebnisse verwendet werden. Beispielsweise muss die Fehlerquote nach Abschluss eines Softwareprojekts um 90 % reduziert werden. Designeinschränkungen hingegen sind projektspezifische Anforderungen. Gefährliche Chemikalien und ausländische Partner mit fragwürdigen Arbeitsstandards können beispielsweise nicht in das Projekt einbezogen werden.

Während der Definitionsphase eines Projekts, das den Aufbau einer Webanwendung für ein Konsortium großer Unternehmen umfasste, wurden keine Entscheidungen über den Browser getroffen, den das Programm unterstützen würde. Das Konsortium dachte, dass es sich um Microsoft Explorer handeln würde, da es „jedermanns Browser“ war.

Die Entwickler haben die Anwendung auf Firefox aufgebaut, weil sie mit dem Browser bereits vertraut waren und während der gesamten Entwicklung über einige besonders hilfreiche Funktionen verfügten. Da die meisten für Firefox entwickelten Websites auch im Explorer großartig erscheinen, war die Änderung zunächst nicht wahrnehmbar. Gegen Ende des Projekts begann der Kunde jedoch zu protestieren, dass die Website „nicht schön aussah“. Die Programmierer, die über Firefox auf die Seite zugegriffen hatten, waren von der Beschwerde verblüfft.

Als sich herausstellte, dass die beiden Browser nicht kompatibel waren, antworteten die Programmierer defensiv: „Können sie Firefox nicht installieren? Schließlich ist es kostenlos“. Andererseits verpflichteten die Organisationen staatliche Systemadministratoren, die sich aus irgendeinem Grund weigerten, Firefox neben dem Explorer zu installieren.

Selbst wenn sie es installieren wollten, wäre das Verfahren langwierig gewesen, und es wären zusätzliche Kosten durch den Zeitaufwand der Systemadministratoren für die Arbeit entstanden. Schließlich wurde festgestellt, dass die Anwendung für Explorer angepasst werden muss. Dies erforderte einen deutlich höheren Aufwand, der dazu führte, dass das Projekt noch weiter hinter dem Zeitplan zurückblieb, als es ohnehin schon war, und die zusätzlichen Kosten verhandelt werden mussten. Spätere Untersuchungen ergaben, dass die verschiedenen Organisationen unterschiedliche Versionen von Microsoft Explorer verwendeten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle am Projekt beteiligten Akteure, insbesondere die Endbenutzer, die das Projektergebnis nutzen werden, während der Definitionsphase mitwirken. Da die Endkunden oft nicht die Auftraggeber sind, werden sie häufig vernachlässigt. In der Definitionsphase wird der Kunde, der das Projekt bezahlt, gebeten, sich an den Anforderungen zu beteiligen. Nichtsdestotrotz gewinnt die Initiative durch die Einladung zukünftiger Nutzer. Als Ausgangspunkt ist es von Vorteil, während der Definitionsphase des Projekts einberufende Treffen mit allen Beteiligten einzurichten.

Später wurden Nutzer (Jugendliche) an der Entwicklung eines Lernvideospiels beteiligt. Als das Spiel fast fertig war, beschloss es, es mit einer Gruppe junger Leute zu testen. Ihre ersten Bewertungen schienen gemäßigt und einvernehmlich zu sein. Als sie jedoch gedrängt wurden, gaben sie zu, dass sie das Spiel “sehr langweilig” fanden und es “nicht selbst spielen würden”. Wenn sich diese jungen Leute frühzeitig in das Projekt einbringen würden, wäre das Spiel zweifellos ein Erfolg gewesen. Derzeit ist das Spiel fast nicht auf einer Internet-Website platziert.

In der Definitionsphase wird eine Bedarfsliste aller am Projekt beteiligten Akteure erstellt. Jede Bedingung hat natürlich eine Umkehrung.

Je komplizierter die Arbeit, desto mehr Zeit und Geld werden benötigt. Darüber hinaus können einige Kriterien miteinander kollidieren. Neue Kopiergeräte sollen umweltfreundlicher sein; sie müssen auch Brandschutznormen erfüllen. Brandschutzvorschriften schreiben die Verwendung von schwer entflammbaren Materialien vor, die weniger umweltfreundlich sind. Wie in diesem Bild gezeigt, muss es adressiert werden.

Abschließend wird eine Liste mit konkreten Kriterien erstellt und den Entscheidungsträgern des Projekts zur Genehmigung vorgelegt. Nach Freigabe der Liste kann mit dem Designprozess begonnen werden – die meisten Vereinbarungen zwischen dem Auftraggeber und dem Projektteam werden am Ende der Definitionsphase getroffen.

Die Anforderungsliste legt die Parameter fest, innerhalb derer das Projekt arbeiten muss.

Diese Liste wird verwendet, um das Projektteam zu bewerten. Folglich kann der Kunde nach der Definitionsphase keine zusätzlichen Bedürfnisse hinzufügen.

Eine im Rahmen eines Projekts erstellte Computerinstallation umfasst eine neue Ausstellung in einem Museum. Aufgrund des Fehlens einer definierenden Phase im Projekt kam es zu keinen konkreten Verhandlungen zwischen dem Museum und den Verantwortlichen für den Bau der Anlage. Als der Computer der Installation auf halbem Weg ausfiel, glaubte das Museum, die Garantie des Projekts würde ihn abdecken. Das Projektteam vertrat eine gegenteilige Position – erforderte Verhandlungen zwischen den Direktoren, um eine Einigung zu erzielen.

Entwurf #

Der Anforderungssatz der Definitionsphase kann verwendet werden, um Entwurfsentscheidungen zu leiten. Während der Entwurfsphase werden ein oder mehrere Entwürfe erstellt, die das Ziel des Projekts zu erfüllen scheinen. In der Entwurfsphase können je nach Projektthema Dioramen, Zeichnungen, Flussdiagramme, Site-Trees, HTML-Screendesigns, Prototypen, Bildeindrücke und UML-Schemata entstehen. Die Projektleiter verwenden diese Zeichnungen, um den endgültigen Entwurf für das Projekt auszuwählen. Darauf folgt die Entwicklungsphase. Sobald ein Design ausgewählt ist, kann es in den nachfolgenden Phasen des Projekts nicht wie bei der Definitionsphrase geändert werden.

Die Formulierung „Designabteilung“ war in diesem Fall nicht angemessen; es bezog sich vielmehr auf eine Gruppe von Designern, die zusammenarbeiteten. Außerdem waren alle viel zu beschäftigt, auch der Abteilungsleiter.

Ein Projekt erforderte die Erstellung einer Reihe von Designs, die für den Erfolg des Projekts entscheidend waren. Die Entwürfe wurden von einem jungen Designer im Projektteam entwickelt. Obwohl der Leiter des Designteams letztendlich für die Entwürfe verantwortlich war, nahm er nie an Besprechungen des Projektteams teil, bei denen die Entwürfe überprüft wurden. Der projektierende Chef lud ihn ständig ein und schickte ihm E-Mails mit Zeichnungen seines jungen Kollegen, aber die E-Mails wurden ignoriert. Der Projektleiter und der junge Designer glaubten fälschlicherweise, dass der Abteilungsleiter die Entwürfe angenommen habe. Die Umsetzungsphase hat begonnen. Als das Projekt fast abgeschlossen war, lieferte er das Ergebnis an den Abteilungsleiter, der wütend wurde und befahl, das Ganze zu wiederholen.