Qualität #
Das Ergebnis des Projekts muss eine Vielzahl von Qualitätskriterien erfüllen. Dies gilt auch für die zahlreichen Zwischenleistungen des Projekts. Beim Management eines Projekts ist es entscheidend, Qualitätskriterien in der Definitionsphase festzulegen, zu vereinbaren und zu dokumentieren. Diese Kriterien dürfen niemals unausgesprochen bleiben. Am Ende des Implementierungsprozesses kann eine umfassende Anforderungsliste verglichen werden. Dadurch kann das Projektteam nachweisen, dass es die Anforderungen des Projekts eingehalten hat. Für bestimmte Projektaktivitäten können zusätzliche Qualitätskriterien festgelegt werden. Beispielsweise kann eine bestimmte Tätigkeit ausschließlich von zertifizierten Personen ausgeführt werden.
Überlegenheit in der Projektplanung:
- Definieren Sie das erforderliche Qualitätsniveau für das Endergebnis und die Zwischenprodukte des Projekts (dies geschieht hauptsächlich in der Definitionsphase).
- Definieren Sie das erforderliche Qualitätsniveau bei der Ausführung der verschiedenen Vorgänge des Projekts.
Überwachung der Entwicklung in Bezug auf Qualität:
- Validieren Sie die (Zwischen-)Ergebnisse.
- Beheben Sie alle Probleme mit der Qualität.
- Bestätigen Sie, dass das erforderliche Qualitätsniveau in der Projektberichterstattung erreicht wurde,
- Sprechen Sie eventuelle Missstände an (insbesondere in der Nachbereitungsphase).
Projektmanagement wird durch Perfektionismus geschädigt. Ein pragmatischer Ansatz in Bezug auf die Qualitätsstandards eines Projekts lässt sich mit „Fein genug ist gut“ zusammenfassen. Initiativen, die ein möglichst hohes Maß an Qualität anstreben, sind oft zum Scheitern verurteilt.
Organisation #
Das Team muss innerhalb eines Projekts kontrolliert werden. In einfachsten Worten, Team Management wählt aus einer Liste möglicher Aufgaben aus, wer welche Aufgaben erledigt. Darüber hinaus umfasst es alle Soft Skills (zB Motivationsmethoden, Kommunikationsfähigkeiten und Führungsstile), die erforderlich sind, um eine Aufgabe mit einer Gruppe von Einzelpersonen zu bewältigen. Unabhängig von ihrer Bedeutung sind diese Soft Skills im Umfang dieses Leitfadens nicht enthalten.
Organisationsstruktur in Projektplänen:
- Bilden Sie das Team.
- Delegieren Sie die Befugnisse an Teammitglieder;
- Weisen Sie den Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu.
- Vereinbaren Sie die Personalverfügbarkeit mit anderen (Projekt-)Managern und dem oberen Management.
Überwachung des Fortschritts der Organisation:
- Beaufsichtigen Sie das Team.
- Behalten Sie die menschlichen Faktoren (Soft Skills) im Auge.
- Als Bindeglied zwischen den Projektbeteiligten agieren.
Information #
Die Informationskomponente betrifft die Art und Weise, in der, von wem und auf welcher Grundlage Entscheidungen getroffen werden können. Wer hat die Entscheidungsbefugnis über bestimmte Aspekte des Projekts? Ist es der Projektleiter, der Kunde oder ein Teammitglied mit fundiertem Fachwissen? Was und wer wird archiviert? Werden Tools (z. B. eine Projektwebsite, ein Issue Tracker, E-Mail-Benachrichtigungen und eine gemeinsame Agenda) verwendet? Diese und andere informative Anfragen müssen vor Beginn eines Projekts beantwortet werden. Organisationen, die regelmäßig an Projekten arbeiten, verfügen über eine Vielzahl von Tools (z. B. Word-Vorlagen) zum Verwalten von Informationen innerhalb eines Projekts.
Projektpläne enthalten folgende Informationen:
- Wem und in welcher Form müssen Informationen zur Verfügung gestellt werden?
- Welche Daten werden erhoben, verbreitet und archiviert?
- Wie wird die Informationstechnologie genutzt?
Überwachung laufender Informationen:
- Planen Sie regelmäßige Beratungsgespräche.
- Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Informationen an die entsprechende Person weitergegeben werden.
- Überprüfen Sie die Einhaltung von Vereinbarungen.
- Bereiten Sie den Projektbericht vor.
- Eine Liste mit Problemen
- Protokoll der Risiken
- Minuten des Treffens
Die Problemliste listet alle Themen auf, die angegangen werden müssen. Diese Liste sollte regelmäßig bearbeitet werden. Ein Modell für eine Aktions- und Entscheidungsliste wurde bereitgestellt, um den Fortschritt zu verfolgen und die getroffenen Entscheidungen zu dokumentieren. Ein Risikoprotokoll wurde hinzugefügt, um die Dokumentation der im Laufe eines Projekts entdeckten Gefahren zu unterstützen.
Diese Risiken müssen dann in der nächsten Sitzung des Projektteams angesprochen und gegebenenfalls beseitigt werden. Schließlich wurde ein Mustersitzungsbericht zur Verfügung gestellt, um zu zeigen, wie ein solcher Bericht erstellt und archiviert werden sollte. Anhang 3 enthält eine Liste nützlicher Dienstprogramme von Drittanbietern.
Ein kritisches Element beim Schutz von Projektinformationen ist, dass alle Entscheidungen wiederholbar sein sollten. Entscheidungen werden oft mündlich getroffen und nicht protokolliert. Unabhängig davon, wie offensichtlich solche Entscheidungen im Moment für beide Parteien erscheinen, müssen sie letztendlich dokumentiert werden. Wenn dies nicht möglich ist, kann die nicht aufgezeichnete Wahl zu Verwirrung oder sogar Konflikten führen.
Zahlreiche Initiativen werden durch externe Eingriffe verzögert (zB „das ist noch kritischer“, „das ist politisch korrekter“, „der Kunde möchte, dass wir zuerst an etwas anderem arbeiten“). Die Führung eines persönlichen Tagebuchs für diese Art von Aktion kann Projektmanagern helfen, den Grund für Projektverzögerungen zu ermitteln.
