6.0 Verwalten von Projekten (Teil 3) – Berichterstattung, Budgets und Zeitpläne

Im Verlauf eines Projekts müssen fünf kritische Entscheidungen getroffen werden; diese Entscheidungspunkte beziehen sich auf den Abschluss jeder Projektphase und erfordern die Erfassung des aktuellen Projektstandes und die Erstellung eines Zwischenberichts. Sie bieten auch die Möglichkeit, die nächsten Projektphasen zu evaluieren.

Berichterstattung über Projekte #

An all diesen Entscheidungspunkten sollten Projektleiter mit ihren Kunden über die Projektrichtung kommunizieren und bei Bedarf die Kontrollvariablen modifizieren.

Wenn beispielsweise während des Definitionsprozesses viele neue und unerwartete Bedürfnisse auftreten, die die Kosten erheblich erhöhen, ist es sinnlos, mit dem ursprünglichen Budget fortzufahren.

Die Entscheidungspunkte am Ende der Etappen werden oft als „Go/No-Go-Momente“ bezeichnet; sie benötigen eine Entscheidung, ob das Projekt fortgeführt oder beendet werden soll.

Überlegungen beim Erstellen von Projekten #

In Organisationen, die nicht folgen Projektmanagement Phasen tritt häufig folgendes Szenario auf: Zunächst wird ein Projektplan erstellt, in dem die Steuerungselemente festgelegt werden. Ein Zeitplan (Zeit) und Budget (Geld) werden festgelegt, ein Team (Organisation) gebildet, ein Ziel definiert (Qualität) und die Werkzeuge für die mit dem Projekt verbundenen Informationsdienste festgelegt (Information). Während des gesamten Projektverlaufs überprüft der Projektleiter, ob das Projekt im Rahmen des Gesamtbudgets und des Zeitplans bleibt, nimmt jedoch keine wesentlichen Änderungen vor. Kurz vor Abschluss eines Projekts stellt sich heraus, dass das Projekt mehr kosten oder länger dauern wird als erwartet. Danach wird das Projekt gekürzt, um weitere Kostenüberschreitungen oder Verzögerungen zu vermeiden. Leider leidet das Ergebnis des Projekts.

Hätte der Projektleiter in diesem Fall das Sechs-Phasen-Modell verwendet, hätte das Team während der Entwurfsphase oder vielleicht sogar während der Definitionsphase erkannt, dass der anfängliche Zeitplan und das Budget nicht ausreichten. Hätte der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt Änderungen vorgenommen, wäre möglicherweise ein einfacherer Entwurf gewählt worden, der weniger kostspielig und zeitaufwändig war. Alternativ könnte der Kunde um mehr Zeit, Geld oder beides gebeten worden sein. Jedenfalls wäre der Zustand des Projekts schon Monate früher bekannt gewesen und hätte es sinnvoll lenken können.

Unsicherheit über Projekttermine #

Unsicherheit gehört zu Projekten. Zu Beginn eines Projekts sind weder der Zeitaufwand noch die endgültigen Kosten bekannt. In anderen Fällen ist sogar unklar, ob das gewünschte Ergebnis des Projekts überhaupt erreicht wird. In einer Welt des schnellen Wandels können sich die Grundlagen eines Projekts ändern, noch bevor es abgeschlossen ist. Dies geschieht manchmal aufgrund von technischen Fortschritten oder Änderungen im kommerziellen oder politischen Bereich.

Bei der Entwicklung von Projektplänen können Projektleiter nur fundierte Vermutungen über die Kontrollvariablen des Projekts anstellen (dh Zeit, Geld, Team, Qualitätsziele und erforderliche Informationen). Im Laufe des Projekts werden weitere Informationen zum Projekt verfügbar.

In der Anfangsphase existiert nur ein Konzept. In der Definitionsphase wird das Konzept entwickelt, um die Kriterien zu erfüllen. In der Designphase werden mögliche Designs untersucht und entwickelt, um mehr Klarheit zu schaffen. Während des gesamten Entwicklungsprozesses wird deutlich, wie das Design realisiert werden soll. In der Implementierungsphase werden die tatsächlichen Ergebnisse des Projekts geschaffen, während in der Nachbereitungsphase alle losen Enden verknüpft werden.

Management durch jede Projektphase #

Die Klarheit verbessert sich mit dem Fortschritt eines Projekts. Daher ist es überflüssig, in der Startphase ein umfassendes Budget für die Folgephase (die später erfolgt) zu entwickeln. An diesem Punkt kann das Projekt einen von mehreren verschiedenen Wegen gehen. Das Konzept ist noch nicht entwickelt. Die genaue Art der Nachsorgephase ist wahrscheinlich ebenfalls unbekannt, außer in groben Zügen. Dies sind keine ausreichenden Informationen, um eine vernünftige, umfassende Schätzung für die Nachbeobachtungsphase abzugeben. An dieser Stelle ist höchstens eine grobe Budgetskizze zu erwarten.

Projektpläne funktionieren also wie folgt: Es wird ein Gesamtbudget für das gesamte Projekt erstellt, verbunden mit einem detaillierten Budget für jede weitere Phase. Wenn ein Projektteam beispielsweise bereit ist, in die Implementierungsphase (nach der Entwicklungsphase) einzutreten, ist es sich der zu befolgenden Vorgehensweisen bewusst. Zu diesem Zeitpunkt kann ein umfassendes Budget für die Umsetzungsphase erstellt werden.

Nach jeder Phase wird die globale Budgetprognosen für das gesamte Projekt muss geändert werden. Nach jedem Schritt werden zusätzliche Informationen gewonnen und Entscheidungen getroffen, die eine detailliertere Vervollständigung des Gesamthaushalts ermöglichen. Daher werden die geschätzten Gesamtkosten des Projekts mit dem Fortschreiten des Projekts in jeder Phase genauer.

Die Erstellung eines Gesamtbudgets für das gesamte Projekt und eines detaillierten Budgets für jede Phase ist nicht nur für das Finanzmanagement von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, auch für die verbleibenden Variablen vom allgemeinen zum Spezifischen überzugehen.

Projektbudgetverwaltung #

Projektbudget Schätzung lässt sich wie folgt zusammenfassen:

  • Die Budgetierung sollte vor jedem Schritt erfolgen.
  • Erstellen oder ändern Sie das globale Budget des Projekts.
  • Legen Sie ein festes Budget für die folgende Phase fest.
  • Für jede neue Phase sollten alle Kontrollvariablen überprüft und neu geschätzt werden.

Eine solche Budgetierung (insbesondere in Bezug auf Zeit und Geld) ist ein praktischer Ansatz, um mit Unsicherheit umzugehen, die zu Beginn des Projekts höher ist als am Ende. Es stellt jedoch eine Schwierigkeit für Organisationen dar, die Gelder von der Regierung, sozialen Stiftungen oder beidem erhalten. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die neuartige und daher riskante Initiativen ergreifen.

Vor der Freigabe von Geldern für ein Projekt verlangen die meisten Stiftungen und Stipendiaten einen Projektvorschlag, der ein detailliertes und fundiertes Budget enthält.

Daher muss eine Organisation, die eine Finanzierung für ein Projekt anstrebt, frühzeitig ein umfassendes und konkretes Budget erstellen. Da sich das Projekt jedoch noch in der Konzeptphase befindet, ist es zu Beginn schwierig, eine genaue Kostenschätzung oder einen genauen Zeitrahmen zu geben. Erst nach der Entwurfsphase, wenn das Konzept entwickelt und ein Entwurf ausgewählt wurde, liegen ausreichende Informationen vor, um Kosten und Dauer des Projekts abzuschätzen. Dieser Schritt erfolgt erst viele Monate nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Förderantrags.

Als Folge der häufigen Arbeitsweise von Zuschussgebern und Stiftungen verlangen viele Organisationen Beträge, die auf fundierten Schätzungen über die Projektkosten basieren. Anschließend werden die Projektaktivitäten auf das verfügbare Budget skaliert. Dies belastet das Projektteam von Anfang an, obwohl in den frühen Phasen höchste Flexibilität gefordert ist.

Gates für die Projektphase #

Infolgedessen zeigt der Prozess der Konzeptualisierung während der Definitions- und Entwurfsphase häufig, dass der im Finanzhilfeantrag angegebene Zeitrahmen nicht realistisch ist. Darüber hinaus kann das Budget unzureichend sein, da für bestimmte Dinge zu viel Geld und für andere nicht genügend Mittel bereitgestellt werden. Jegliche zusätzlichen Kriterien des Zuwendungsgebers (zB kein Item darf um mehr als 5 % abweichen) setzen das Projektteam enorm unter Druck. Angelegenheiten müssen in nicht ausreichender Zeit und mit nicht ausreichendem Budget erledigt werden. Dieses Szenario führt häufig zu einer erheblichen Umstrukturierung des Haushalts. Die Projekterklärung wird dann viel Sprache und Analyse erfordern, um zu zeigen, warum das beabsichtigte Ergebnis nicht erreicht wurde.

Die Situation könnte sich verbessern, wenn die Zuschussgeber den verschiedenen Phasen Mittel zuteilen, anstatt Geld im Voraus zu geben. Die ersten Mittel würden dann für die Phase der Definition und Gestaltung verwendet. Die Anforderungen würden analysiert und im Rahmen dieses begrenzten Budgets eine Reihe potenzieller Designs entwickelt. Auf der Grundlage dieser Ideen würde ein zweiter Antrag zur Ausführung und Weiterverfolgung gestellt. Dadurch könnte eine übermäßige Belastung der Projekte vermieden werden. Darüber hinaus wären die Erwartungen der teilnehmenden Parteien angemessener, was Zeit, Geld und Enttäuschung spart.