Die Einführung der sechs Phasen verdeutlicht ein Projekt und macht es einfacher zu verwalten. Was genau bedeutet Projektmanagement mit sich bringen?
Zu Beginn sind Projektleiter und Teams für die folgenden Komponenten verantwortlich:
1. Mannschaft
Ein Projektteam besteht aus Personen, die zusammenarbeiten, um die Projektziele zu erreichen. Die Gruppe besteht oft aus Personen mit unterschiedlichem Hintergrund, von denen jeder einzigartige Informationen und Fähigkeiten mitbringt.
2. Ziel
Für ein Produkt wird ein gewünschtes Ergebnis (oder Ziel) gewünscht. Am Ende eines Projekts wird etwas realisiert. Eine neue Software wurde entwickelt, eine Organisation reorganisiert oder eine Brücke gebaut. Gelegentlich ist das Ziel des Projekts mehrdeutig oder weniger klar definiert. Zahlreiche Initiativen erfordern eine Anpassung der Zielsetzung im Verlauf des Projekts
3. Ressourcenknappheit
Zeit und Geld sind immer begrenzt, wenn es darum geht, einen Job zu beenden. Kein Projekt ist völlig frei von zeitlichen Zwängen.
4. Unsicherheit (Risikomanagement)
Eines der charakteristischen Merkmale von Initiativen ist, dass ihr Erfolg nie im Voraus garantiert ist. Selbst wenn das angestrebte Ergebnis erreicht wurde, ist unklar, ob es innerhalb des vorgegebenen Budgets oder Zeitrahmens erreicht wird.
Es ist ziemlich ungewöhnlich, dass ein Projekt dreimal so lange dauert wie erwartet und doppelt so viel kostet. Darüber hinaus ist es sehr ungewöhnlich, dass nur 30 % der ursprünglichen Projektteammitglieder nach Abschluss des Projekts im Projekt verbleiben.
Während Projektmanager für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich sind, steuern sie Projekte tatsächlich anhand von nur fünf Parametern:
- Geld
- Zeit
- Qualität
- Organisation
Diese fünf Merkmale, die oft als „Kontrollfaktoren“ bezeichnet werden, werden im Folgenden näher erläutert. Kontrollelemente fließen in die Projektplanung, die Fortschrittsüberwachung und das Reporting ein.
Zeit #
Das Zeitelement zeigt sich in einem Projekt über Aufgabenfristen und die Zeit, die für die Durchführung dieser Aktivitäten erforderlich ist. Terminmanagement bedeutet, Dinge pünktlich zu erledigen.
- Legen Sie fest, welche Aktivitäten in welchen Phasen des Projekts durchgeführt werden sollen.
- Berechnen Sie die Dauer jeder Aktion.
- Legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Aufgaben erledigt werden sollen.
- Verteilen Sie Personal und Material.
- Verteilen Sie Aktivitäten über einen bestimmten Zeitraum.
- Legen Sie die wichtigsten Fristen fest.
Überwachung der Fortschritte: #
- Behalten Sie den Fortschritt im Auge.
- Behalten Sie die Fristen im Auge.
- Fahrpläne neu ordnen.
- Bericht über den tatsächlichen Zeitrahmen für das Projekt.
- Analysieren und erklären Sie, warum einige Aktivitäten viel länger oder kürzer als erwartet gedauert haben.
Die Stundenpläne werden mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) erstellt. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Aufschlüsselung der Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Um einen Zeitplan zu erstellen, müssen Sie zunächst den Zeitaufwand für jeden Job bestimmen und festlegen, wer wann welche Aufgabe ausführen wird. Das Balkendiagramm oder Gantt-Diagramm ist ein weit verbreitetes Zeitmanagement-Tool.
Ein schnell wachsendes Unternehmen erweiterte ständig sein Portfolio an Initiativen. Als das Geschäft geschäftiger wurde – die Waren wurden stark nachgefragt – fühlten sich die Mitarbeiter unter Druck gesetzt, hektisch zu arbeiten, um alle Aufgaben zu erledigen, die erledigt werden mussten. Personal wünschte verstärkte Einstellung. Aufgrund der Kosten zögerte das Management, dies zu tun und drängte stattdessen die derzeitigen Mitarbeiter, härter zu arbeiten. Wie viel Arbeit könnte das Team effektiv bewältigen? Dieses Problem schien keine zufriedenstellende Lösung zu haben, da der Organisation ein Zeiterfassungssystem fehlte.
Wenn ein neues Projekt gestartet wurde, wurde eine Schätzung der geschätzten Stundenzahl erstellt, aber während oder nach dem Projekt wurde nie überprüft, ob diese Schätzung korrekt war. Dennoch wurden die Projektmanager ermutigt, die Kontrolle über ihre Bemühungen zu behalten. Die Projektleiter beklagten, dass sie mangels Zeitnachweisen keine Kontrolle über die Initiativen hätten. Schließlich hatten sie keine Ahnung, wie lange es dauerte, die Aufgaben eines Projekts zu erfüllen, und es gab keine Möglichkeit, sich anzupassen.
Ein Projektmanager wollte die Stunden seines Teams erfassen. Die Registrierung ergab, dass das Projekt viermal so viele Stunden benötigte wie ursprünglich erwartet. Nach einer Warnung an den Projektleiter, das Projekt außer Kontrolle geraten zu lassen, beschloss das Management, ein Zeiterfassungssystem einzuführen.
Nach vielen Monaten wurde klar, dass es eine Reihe von Engpässen gab. Es stellte sich heraus, dass fast alle Projekte das Budget überschritten hatten. In Wirklichkeit benötigen Personen, die einem Projekt für 100 Stunden zugewiesen sind, oft das Dreifache dieser Summe. Diese Offenheit führte zur Entstehung neuer Probleme. Einerseits fehlten sicherlich die Leute, um die Projekte erfolgreich abzuschließen. Es wurde zusätzliches Personal benötigt. Die Bereitstellung von ausreichend Personal war mit hohen Kosten verbunden. Andererseits schienen die Projekte den Verbrauchern viel zu billig (für viel zu wenige Stunden) angeboten worden zu sein. Das Management befürchtete, dass es nach seinen Schätzungen Geschäfte verlieren würde, wenn es anfing, zusätzliche Stunden zu berechnen.
Projektbudgets #
Der finanzielle Aspekt des Projekts spiegelt sich in der Projektbudget . Beim Money-Management innerhalb eines Projekts muss sichergestellt werden, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Da der Großteil der Ausgaben in den meisten Projekten arbeitsbezogen ist, sind die Variablen Geld und Zeit (Arbeitsstunden) untrennbar miteinander verbunden.
Geld in Projektplänen: #
- Legen Sie die Vergütung der Teammitglieder fest.
- Berechnen Sie die Stunden der Teammitglieder.
- Weisen Sie Teammitgliedern Gelder für bestimmte Aufgaben zu.
- Bestimmen Sie die Material- und Werkzeugkosten.
Überwachung von Geldern im Transit #
- Behalten Sie den Cashflow im Auge.
- Verhandlungen mit Lieferanten.
- Stellen Sie die Richtigkeit der ersten Kostenschätzungen fest.
- Nehmen Sie Anpassungen an Budgets vor.
- Budgetanpassungen mit dem Kunden und/oder Auftraggeber vereinbaren.
- Erstellen Sie Finanzberichte und Aufstellungen für Projekte.
- Führen Sie eine gründliche Analyse des endgültigen Finanzberichts durch.
