4.0 Gestión de proyectos (Parte 1) – Tiempo y presupuestos de proyectos

La adopción de las seis etapas aclara un proyecto, haciéndolo más simple de administrar. ¿Qué hace precisamente gestión de proyectos ¿implicar?

Para empezar, los líderes y equipos del proyecto son responsables de los siguientes componentes:

1. Equipo

Un equipo de proyecto está formado por personas que trabajarán juntas para lograr los objetivos del proyecto. El grupo a menudo está compuesto por personas de diversos orígenes, cada uno de los cuales aporta información y habilidades únicas.

2. Objetivo

Se desea un resultado deseado (u objetivo) para un producto. Algo se realiza al finalizar un proyecto. Se desarrolló una nueva pieza de software, se reorganizó una organización o se construyó un puente. En ocasiones, el objetivo del proyecto es ambiguo o está menos definido. Numerosas iniciativas requieren que el objetivo se ajuste a medida que avanza el proyecto

3. Escasez de recursos

El tiempo y el dinero siempre son limitados cuando se trata de terminar un trabajo. Ningún proyecto está completamente libre de limitaciones de tiempo.

4. Incertidumbre (gestión de riesgos)

Una de las características distintivas de las iniciativas es que su éxito nunca está garantizado de antemano. Incluso si se ha obtenido el resultado esperado, no está claro si se logrará dentro del presupuesto o el plazo establecidos.

Es bastante poco común que un proyecto tarde tres veces más de lo previsto y cueste el doble. Además, es muy poco común que solo el 30% de los miembros del equipo inicial del proyecto permanezcan en el proyecto una vez que se completa.

Si bien los gerentes de proyecto son responsables de una variedad de tareas, en realidad dirigen los proyectos utilizando solo cinco parámetros:

  • Dinero
  • Tiempo
  • Calidad
  • Organización

Estas cinco características, que a menudo se denominan “factores de control”, se analizan con más detalle a continuación. Los elementos de control se incluyen en la planificación del proyecto, el seguimiento del progreso y los informes.

Tiempo #

El elemento de tiempo se muestra en un proyecto a través de plazos de las tareas y la cantidad de tiempo necesaria para completar estas actividades. La gestión del cronograma implica completar las cosas a tiempo.

  • Determine qué actividades deben llevarse a cabo durante qué fases del proyecto.
  • Calcula la duración de cada acción.
  • Determine el orden en que deben completarse las tareas.
  • Distribuya personal y suministros.
  • Distribuya las actividades a lo largo de un período de tiempo.
  • Establece los plazos más críticos.

Seguimiento del progreso: #

  • Esté atento al progreso.
  • Esté atento a los plazos.
  • Reorganizar los horarios.
  • Informe sobre el plazo real del proyecto.
  • Analice y explique por qué algunas actividades tardaron mucho más o menos de lo previsto.

Los horarios se crean utilizando un marco de desglose del trabajo (WBS). Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es un desglose de las actividades que se deben realizar para lograr el objetivo del proyecto. Para crear un plan de tiempo, primero debe determinar la cantidad de tiempo requerido para cada trabajo, así como quién realizará cada tarea y cuándo. El diagrama de barras o diagrama de Gantt es una herramienta de gestión del tiempo muy utilizada.

Una organización en rápida expansión estaba ampliando constantemente su cartera de iniciativas. A medida que el negocio se volvía más activo, sus productos tenían una gran demanda, los empleados comenzaron a sentirse presionados para trabajar en un frenesí con el fin de realizar todas las tareas que debían completarse. El personal deseaba aumentar la contratación. Debido al gasto, la gerencia se mostró reacia a hacerlo y, en cambio, presionó a los empleados actuales a trabajar más duro. ¿Cuánto trabajo podría gestionar el equipo de forma eficaz? Este problema parecía no tener una solución satisfactoria, ya que la organización carecía de un sistema de cronometraje.

Cuando se inició un nuevo proyecto, se creó una estimación de la cantidad estimada de horas, pero nadie verificó nunca durante o después del proyecto para ver si esta estimación era precisa. No obstante, se alentó a los gerentes de proyecto a mantener el control de sus esfuerzos. Los directores de proyecto se quejaron de que carecían de control sobre las iniciativas en ausencia de registros de tiempo. Después de todo, no tenían idea de cuánto tiempo se tardaba en completar las tareas de un proyecto y no había forma de adaptarse.

Un director de proyecto quería realizar un seguimiento de las horas de su equipo. El registro reveló que el proyecto requirió cuatro veces la cantidad de horas anticipadas. Luego de una advertencia al líder del proyecto por permitir que el proyecto se saliera de control, la gerencia decidió implementar un sistema de seguimiento del tiempo.

Después de muchos meses, quedó claro que existían varios cuellos de botella. Se descubrió que casi todos los proyectos habían superado el presupuesto. En realidad, las personas asignadas a un proyecto durante cien horas a menudo requieren tres veces esa cantidad. Esta apertura resultó en la aparición de nuevos problemas. Por un lado, ciertamente no había suficientes personas para completar con éxito los proyectos. Se requirió personal adicional. Proporcionar personal adecuado tuvo un alto costo. Por otro lado, los proyectos parecían haberse ofrecido a los consumidores a un precio demasiado bajo (durante muy pocas horas). A la gerencia le preocupaba que si comenzaban a cobrar por horas adicionales en sus estimaciones, perderían negocios.

Presupuestos de proyectos #

El aspecto financiero del proyecto se refleja en la presupuesto del proyecto . La administración del dinero dentro de un proyecto implica garantizar que los gastos se mantengan dentro del presupuesto. Dado que la mayor parte de los gastos en la mayoría de los proyectos están relacionados con la mano de obra, las variables de dinero y tiempo (horas de trabajo) están indisolublemente vinculadas.

Dinero en planes de proyectos: #

  • Establecer la compensación de los miembros del equipo.
  • Calcule las horas de los miembros del equipo.
  • Asignar fondos a los miembros del equipo para tareas específicas.
  • Determine el costo de materiales y herramientas.

Seguimiento de fondos en tránsito #

  • Esté atento al flujo de caja.
  • Negociación con proveedores.
  • Determine la precisión de las primeras estimaciones de costos.
  • Realizar ajustes a los presupuestos.
  • Organizar modificaciones presupuestarias con el cliente y / o cliente.
  • Recopilar informes y estados financieros para proyectos.
  • Realizar un análisis exhaustivo del informe financiero final.