Door de zes fasen aan te nemen, wordt een project verduidelijkt, waardoor het eenvoudiger te beheren is. Wat doet precies? project management met zich meebrengen?
Om te beginnen zijn projectleiders en teams verantwoordelijk voor de volgende onderdelen:
1. Team
Een projectteam bestaat uit individuen die samenwerken om de doelstellingen van het project te bereiken. De groep bestaat vaak uit individuen met verschillende achtergronden, die elk unieke informatie en vaardigheden inbrengen.
2. Doel
Een gewenst resultaat (of doelstelling) is gewenst voor een product. Aan het einde van een project wordt iets gerealiseerd. Er werd een nieuw stukje software ontwikkeld, een organisatie gereorganiseerd of er werd een brug geslagen. Soms is de doelstelling van het project dubbelzinnig of minder goed gedefinieerd. Talloze initiatieven vereisen dat de doelstelling wordt bijgesteld naarmate het project vordert
3. Grondstoffenschaarste
Tijd en geld zijn altijd beperkt als het gaat om het afmaken van een klus. Geen enkel project is geheel vrij van tijdsdruk.
4. Onzekerheid (Risicobeheer)
Een van de onderscheidende kenmerken van initiatieven is dat hun succes nooit op voorhand gegarandeerd is. Zelfs als het beoogde resultaat is behaald, is het onduidelijk of het binnen het gestelde budget of tijdsbestek zal worden bereikt.
Het is vrij ongebruikelijk dat een project drie keer zo lang duurt als verwacht en twee keer zoveel kost. Bovendien is het zeer ongebruikelijk dat slechts 30% van de oorspronkelijke projectteamleden bij het project blijft als het eenmaal is voltooid.
Hoewel projectmanagers verantwoordelijk zijn voor verschillende taken, sturen ze projecten in feite aan met behulp van slechts vijf parameters:
- Geld
- Tijd
- Kwaliteit
- Organisatie
Deze vijf kenmerken, die vaak ‘controlefactoren’ worden genoemd, worden hieronder nader besproken. Controle-elementen zijn opgenomen in projectplanning, voortgangsbewaking en rapportage.
Tijd #
Het tijdselement verschijnt in een project via deadlines voor taken en de hoeveelheid tijd die nodig is om deze activiteiten te voltooien. Planningsmanagement houdt in dat zaken op tijd worden afgerond.
- Bepaal welke activiteiten in welke fasen van het project moeten worden uitgevoerd.
- Bereken de duur van elke actie.
- Bepaal de volgorde waarin taken moeten worden voltooid.
- Verdeel personeel en voorraden.
- Verdeel de activiteiten over een bepaalde periode.
- Stel de meest kritische deadlines vast.
Voortgang bewaken: #
- Houd de voortgang in de gaten.
- Houd deadlines in de gaten.
- Dienstregelingen herschikken.
- Rapporteren over het werkelijke tijdsbestek van het project.
- Analyseer en leg uit waarom sommige activiteiten veel langer of korter duurden dan verwacht.
Roosters worden gemaakt met behulp van een Work Breakdown Framework (WBS). Een Work Breakdown Structure (WBS) is een uitsplitsing van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de doelstelling van het project te bereiken. Om een tijdsplan te maken, moet u eerst bepalen hoeveel tijd nodig is voor elke taak, evenals wie elke taak zal uitvoeren en wanneer. Het staafdiagram of Gantt-diagram is een veelgebruikte tool voor tijdbeheer.
Een snelgroeiende organisatie breidde voortdurend haar portfolio van initiatieven uit. Naarmate het bedrijf drukker werd – er was veel vraag naar de goederen – begonnen de werknemers zich onder druk te voelen om in een razernij te werken om alle taken uit te voeren die moesten worden voltooid. Personeel gewenst meer huren. Vanwege de kosten was het management terughoudend om dit te doen en dwong het de huidige werknemers om harder te werken. Hoeveel werk zou het team effectief kunnen beheren? Dit probleem leek geen bevredigende oplossing te hebben, aangezien de organisatie geen tijdregistratiesysteem had.
Bij de start van een nieuw project is een schatting gemaakt van het geschatte aantal uren, maar niemand heeft tijdens of na het project geverifieerd of deze schatting klopte. Desalniettemin werden projectmanagers aangemoedigd om de controle over hun inspanningen te behouden. De projectmanagers klaagden dat ze bij gebrek aan tijdregistratie geen controle hadden over de initiatieven. Ze hadden immers geen idee hoe lang het duurde om de taken van een project te voltooien en er was geen manier om zich aan te passen.
Een projectmanager wilde de uren van zijn team bijhouden. Uit de registratie bleek dat het project vier keer zoveel uren vergde als eerst voorzien. Na een waarschuwing aan de projectleider dat het project uit de hand liep, besloot het management een tijdregistratiesysteem te implementeren.
Na vele maanden werd duidelijk dat er een aantal knelpunten bestond. Er werd ontdekt dat bijna alle projecten het budget overschreden hadden. In werkelijkheid hebben individuen die voor honderd uur aan een project worden toegewezen vaak drie keer zoveel nodig. Deze openheid leidde tot het ontstaan van nieuwe problemen. Enerzijds waren er zeker onvoldoende mensen om de projecten tot een goed einde te brengen. Er was extra personeel nodig. Het leveren van voldoende personeel bracht hoge kosten met zich mee. Aan de andere kant leken de projecten veel te goedkoop (veel te weinig uren) aan de consument te zijn aangeboden. Het management was bang dat als ze naar schatting meer uren zouden gaan rekenen, ze omzet zouden verliezen.
Projectbudgetten #
Het financiële aspect van het project komt tot uiting in de project budget . Geldbeheer binnen een project houdt in dat de uitgaven binnen het budget blijven. Aangezien het grootste deel van de uitgaven in de meeste projecten arbeidsgerelateerd is, zijn de variabelen geld en tijd (arbeidsuren) onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Geld in projectplannen: #
- Stel de vergoeding van de teamleden vast.
- Bereken de uren van de teamleden.
- Wijs fondsen toe aan teamleden voor specifieke taken.
- Bepaal de kosten van materialen en gereedschappen.
Bewaking van geld in transit #
- Houd de cashflow in de gaten.
- Afdingen met leveranciers.
- Bepaal de nauwkeurigheid van de eerste kostenramingen.
- Pas budgetten aan.
- Regel samen met de klant en/of opdrachtgever budgetaanpassingen.
- Samenstellen van financiële rapporten en overzichten voor projecten.
- Voer een grondige analyse uit van het financiële eindrapport.
