Esta sección requiere un plan de acción definido. Ahora se le pedirá que inicie formalmente la aplicación práctica de su proyecto planificado previamente. Deberá supervisar las actividades de su equipo de acuerdo con los entregables previamente identificados establecidos en el plan del proyecto. A continuación se muestra una agenda de muestra que se puede utilizar para iniciar el proceso de la reunión:
Una vez finalizada la reunión, se le pedirá que redacte un informe de la reunión inicial y lo reenvíe a todas las partes interesadas principales. Esto debe hacerse lo antes posible, es decir, dentro de un día o como máximo 2 días después de la reunión.
Consejo profesional: Adquiera el hábito de enviar siempre informes y actas de las reuniones después de cada reunión. Luego, estos deben compilarse junto con otros documentos del proyecto y mantenerse en un lugar accesible para todas las partes interesadas del proyecto.
Liderazgo y gestión #
Los gerentes de proyecto a menudo tienden a tener roles más amplios y no tienen una autoridad clara. Por lo tanto, se considera que el rol de un gerente de proyecto es ambiguo, ya que administra a personas que son tanto junior como senior para él en términos de su experiencia en el proyecto. Por lo tanto, como gerente de proyecto, necesitaría la sabiduría para administrar equipos de personas de diferentes niveles de antigüedad, diferentes departamentos, diferentes habilidades y diferentes culturas.
Necesitará conocimientos teóricos sobre estilos de gestión y liderazgo y tendrá que elegir el estilo de forma adecuada en función del escenario en cuestión. La discusión detallada de este tema está más allá del alcance de nuestra guía de gestión de proyectos; sin embargo, a continuación se enumeran tres tipos principales de estilos de liderazgo:
- Liderazgo orientado a tareas: se centra en el logro de los entregables del proyecto a través de la organización adecuada de recursos y personas.
- Liderazgo participativo: el líder insta a la participación del equipo del proyecto en el proceso de toma de decisiones. Este estilo ayuda a inculcar el sentido de uno mismo y la coordinación, pero puede no ser adecuado cuando se necesita una acción rápida y rápida.
- Liderazgo directivo: el equipo está hecho para actuar según la dirección del personal principal. Este estilo desalienta la opinión y la participación individuales, pero es eficaz en tiempos de crisis.
Nota: El líder del proyecto debe saber cuándo se debe adoptar qué estilo o combinación de estilos. Además, el estilo elegido debe personalizarse según los requisitos de su situación actual, organización, equipo de proyecto, área y resultado del proyecto.
Asegurar el funcionamiento óptimo de su equipo #
Para que un equipo de proyecto funcione de manera óptima, el gerente de proyecto debe realizar esfuerzos inteligentes para mantener todo encaminado. Los siguientes factores deben tenerse en cuenta para que un equipo de proyecto funcione de manera eficiente:
- Identificación clara de roles y responsabilidades de cada individuo
- Escuche primero y luego comuníquese. Los gerentes primero deben ser buenos oyentes o, de lo contrario, es posible que el equipo no preste atención a sus comunicaciones.
- Nunca te abstengas de reconocer y felicitar. El gerente de proyecto debe acostumbrarse a reconocer siempre los logros de un miembro del equipo a su gerente funcional.
- Sea apasionado en su trabajo. La positividad y la pasión son una fuerza contagiosa que pasa de un individuo a otro en un equipo.
- Actúe siempre de acuerdo con lo que ha prometido. Desarrolla un sentido de confianza y hace que el equipo dependa del gerente.
- Predique y reitere que los miembros del equipo siempre deben pensar como un equipo, no como individuos.
- Observe si su equipo no está trabajando en conjunto. Hacer serios esfuerzos para resolver cualquier conflicto y brindar capacitación sobre el trabajo en equipo.
- Dele responsabilidades y un poder de decisión limitado a los miembros de su equipo. Esto los empoderará y les ayudará a hacer su trabajo de manera más eficiente. Sin embargo, también es importante que, además de su propio juicio, también hagan esfuerzos serios para cumplir con las pautas proporcionadas por usted.
Comunicación efectiva #
La comunicación es la clave del éxito de cualquier proyecto. Como gerente de proyecto, se le imparte la responsabilidad de mantener al equipo unido y actualizado a través de una comunicación efectiva. Se le pedirá que utilice varias plataformas como teléfono, correo electrónico, reuniones, etc. para lograr su objetivo.
En primer lugar, debe concentrarse en ser un buen oyente y luego esforzarse por comunicarse de manera efectiva. Los miembros del equipo tienden a respetar y apreciar a un gerente que está atento a sus opiniones, problemas y objeciones. Además, escuchar atentamente también le proporcionará retroalimentación sobre el flujo del proceso y el nivel de comprensión de su equipo.
Otra faceta de la comunicación es la coordinación adecuada entre usted y las partes interesadas del proyecto. Debe tomar las medidas adecuadas para dar acceso a la información a las partes interesadas. Esto se puede hacer en un proceso paso a paso en el que el equipo del proyecto tendrá acceso a toda la información básica en un entorno colaborativo. A su vez, cualquier miembro del equipo puede ser empleado para hacerse cargo del sistema de intercambio de información del proyecto.
