Kuuden vaiheen hyväksyminen selventää projektia ja tekee sen hallinnoinnista yksinkertaisempaa. Mitä tarkalleen tekee projektinhallinta sisältää?
Hankkeen vetäjät ja tiimit vastaavat aluksi seuraavista osista:
1. Joukkue
Projektitiimi koostuu henkilöistä, jotka työskentelevät yhdessä saavuttaakseen hankkeen tavoitteet. Ryhmä koostuu usein yksilöistä, joilla on erilainen tausta, joista jokainen tuo ainutlaatuista tietoa ja kykyjä.
2. Tavoite
Haluttu tulos (tai tavoite) halutaan tuotteelle. Jotain toteutuu projektin päättyessä. Kehitettiin uusi ohjelmisto, järjestettiin organisaatio uudelleen tai rakennettiin silta. Joskus hankkeen tavoite on epäselvä tai vähemmän määritelty. Lukuisat aloitteet edellyttävät, että tavoitetta muutetaan hankkeen edetessä
3. Resurssien niukkuus
Aika ja raha ovat aina rajallisia työn lopettamisen suhteen. Mikään projekti ei ole täysin vapaa aikarajoista.
4. Epävarmuus (riskienhallinta)
Aloitteiden erottuva piirre on, että niiden menestystä ei koskaan taata etukäteen. Vaikka tavoiteltu tulos on saavutettu, on epäselvää, toteutetaanko se määrätyn budjetin tai aikataulun puitteissa.
On melko harvinaista, että projekti kestää kolme kertaa odotettua pidempään ja maksaa kaksi kertaa enemmän. Lisäksi on hyvin harvinaista, että vain 30% alkuperäisistä projektitiimin jäsenistä pysyy projektissa sen valmistuttua.
Vaikka projektipäälliköt ovat vastuussa monista tehtävistä, he itse asiassa ohjaavat projekteja käyttämällä vain viittä parametria:
- Raha
- Aika
- Laatu
- Organisaatio
Näitä viittä ominaisuutta, joista usein käytetään nimitystä ”valvontakerroin”, käsitellään tarkemmin alla. Valvontaelementit sisältyvät hankesuunnitteluun, edistymisen seurantaan ja raportointiin.
Aika #
Aikaelementti näkyy projektissa kautta tehtävien määräajat ja näiden toimintojen suorittamiseen tarvittava aika. Aikataulun hallinta edellyttää, että asiat suoritetaan ajoissa.
- Määritä mitkä toimet tulisi suorittaa projektin missä vaiheessa.
- Laske kunkin toiminnon kesto.
- Määritä järjestys, jossa tehtävät on suoritettava.
- Jaa henkilöstö ja tarvikkeet.
- Jaa aktiviteetit tietylle ajanjaksolle.
- Aseta kriittisimmät määräajat.
Edistymisen seuranta: #
- Pidä silmällä edistymistä.
- Pidä silmällä määräaikoja.
- Järjestä aikataulut uudelleen.
- Raportoi projektin todellisesta aikataulusta.
- Analysoi ja selitä, miksi jotkut toiminnot kesti paljon kauemmin tai lyhyemmin kuin odotettiin.
Aikataulut luodaan käyttämällä työjakautumiskehystä (WBS). Työnjakorakenne (WBS) on erittely toiminnoista, jotka on suoritettava hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi. Aikasuunnitelman luomiseksi sinun on ensin määritettävä kullekin työlle tarvittava aika sekä kuka suorittaa jokaisen tehtävän ja milloin. Pylväskaavio tai Gantt -kaavio on laajalti käytetty ajanhallintatyökalu.
Nopeasti kasvava organisaatio laajensi jatkuvasti aloitevalikoimaansa. Kun liiketoiminta muuttui vilkkaammaksi – sen tavaroille oli suuri kysyntä – työntekijät alkoivat tuntea painetta työskennellä kiihkeästi kaikkien tehtävien suorittamiseksi. Henkilökunta toivoi lisää työntekijöitä. Kustannusten vuoksi johto ei halunnut tehdä niin ja pakotti sen sijaan nykyiset työntekijät työskentelemään kovemmin. Kuinka paljon työtä tiimi voisi hallita tehokkaasti? Tällä ongelmalla ei näyttänyt olevan tyydyttävää ratkaisua, koska organisaatiosta puuttui ajoitusjärjestelmä.
Kun uusi projekti aloitettiin, arvio arvioidusta tuntimäärästä luotiin, mutta kukaan ei koskaan tarkistanut projektin aikana tai sen jälkeen, onko tämä arvio oikea. Siitä huolimatta projektipäälliköitä kannustettiin pitämään pyrkimyksensä hallinnassa. Projektipäälliköt valittivat, että heillä ei ollut aloitteiden hallintaa, koska aikatietoja ei ollut. Loppujen lopuksi heillä ei ollut aavistustakaan, kuinka kauan projektin tehtävien suorittaminen kesti, eivätkä he voineet sopeutua.
Yksi projektipäällikkö halusi seurata tiiminsä aukioloaikoja. Rekisteröinti paljasti, että hanke vaati neljä kertaa enemmän alun perin odotettua tuntia. Vastaanotettuaan projektipäällikölle varoituksen siitä, että hanke pääsi käsistä, hallinto päätti ottaa käyttöön ajanseurantajärjestelmän.
Monien kuukausien jälkeen kävi selväksi, että pullonkauloja oli useita. Todettiin, että lähes kaikki hankkeet olivat ylittäneet budjetin. Todellisuudessa ihmiset, jotka on varattu projektiin sadalle tunnille, vaativat usein kolminkertaisen summan. Tämä avoimuus johti uusien ongelmien ilmaantumiseen. Toisaalta ihmisiä ei varmasti ollut riittävästi hankkeiden onnistuneeseen loppuunsaattamiseen. Lisähenkilöstöä tarvittiin. Riittävän henkilöstön tarjoaminen tuli kalliiksi. Toisaalta hankkeet näyttivät olevan tarjottu kuluttajille aivan liian halvalla (aivan liian vähän tunteja). Johto oli huolissaan siitä, että jos he alkavat veloittaa ylimääräisiä tunteja arvioissaan, he menettävät liiketoimintansa.
Hankkeen budjetit #
Hankkeen taloudellinen puoli heijastuu hankkeen budjetti . Rahanhallinta projektissa edellyttää, että kulut pysyvät budjetissa. Koska suurin osa kustannuksista liittyy useimpiin projekteihin työhön, rahan ja ajan (työajan) muuttujat ovat erottamattomasti sidoksissa toisiinsa.
Rahat hankesuunnitelmissa: #
- Määritä tiimin jäsenten korvaukset.
- Laske tiimin jäsenten tunnit.
- Määritä varoja tiimin jäsenille tiettyjä tehtäviä varten.
- Määritä materiaalien ja työkalujen hinta.
Kuljetettavien varojen seuranta #
- Pidä silmällä kassavirtaa.
- Neuvottelut toimittajien kanssa.
- Varmista ensimmäisten kustannusarvioiden oikeellisuus.
- Tee muutoksia budjetteihin.
- Järjestä budjetin muutokset asiakkaan ja/tai asiakkaan kanssa.
- Laadi taloudellisia raportteja ja selvityksiä hankkeista.
- Tee perusteellinen analyysi loppuraportista.
