4.0プロジェクトの管理(パート1)-時間とプロジェクトの予算

6つのステージを採用することでプロジェクトが明確になり、管理が簡単になります。 正確には何をしますかプロジェクト管理伴う?

まず、プロジェクトリーダーとチームは、次のコンポーネントを担当します。

1.チーム

プロジェクトチームは、プロジェクトの目的を達成するために協力する個人で構成されます。 多くの場合、グループはさまざまなバックグラウンドを持つ個人で構成され、各個人が独自の情報と能力をもたらします。

2.目標

製品には、望ましい結果(または目的)が望まれます。 プロジェクトの終了時に何かが実現します。 新しいソフトウェアが開発されたり、組織が再編成されたり、橋が建設されたりしました。 時折、プロジェクトの目的が曖昧であるか、明確に定義されていないことがあります。 多くのイニシアチブでは、プロジェクトの進行に合わせて目標を調整する必要があります

3.リソース不足

仕事を終えるということになると、時間とお金は常に限られています。 時間の制約がまったくないプロジェクトはありません。

4.不確実性(リスク管理)

イニシアチブの際立った特徴の1つは、その成功が事前に保証されることは決してないということです。 意図した結果が得られたとしても、それが与えられた予算または時間枠内に達成されるかどうかは不明です。

プロジェクトに予想の3倍の時間がかかり、2倍の費用がかかることはかなりまれです。 さらに、プロジェクトが完了した後、最初のプロジェクトチームメンバーのわずか30%がプロジェクトに留まるのは非常にまれです。

プロジェクトマネージャーはさまざまなタスクを担当しますが、実際には5つのパラメーターを使用してプロジェクトを操作します。

  • お金
  • 時間
  • 品質
  • 組織

「制御因子」と呼ばれることが多いこれらの5つの特性については、以下で詳しく説明します。 制御要素は、プロジェクト計画、進捗監視、およびレポートに含まれています。

時間 #

時間要素は、を介してプロジェクトに表示されますタスクの期限そして、これらの活動を完了するために必要な時間。 スケジュール管理では、時間どおりに物事を完了する必要があります。

  • プロジェクトのどのフェーズでどのアクティビティを実行するかを決定します。
  • 各アクションの期間を計算します。
  • タスクを完了する順序を決定します。
  • 人員と物資を配布します。
  • 一定期間にわたってアクティビティを配布します。
  • 最も重要な期限を設定します。

進捗状況の監視: #

  • 進捗状況を監視します。
  • 締め切りに注意してください。
  • タイムテーブルを並べ替えます。
  • プロジェクトの実際の時間枠について報告します。
  • 一部のアクティビティが予想よりもはるかに長くまたは短くかかった理由を分析して説明します。

タイムテーブルは、WBS(Work Breakdown Framework)を使用して作成されます。 作業分解図(WBS)は、プロジェクトの目的を達成するために実行する必要のあるアクティビティの内訳です。 時間計画を作成するには、最初に各ジョブに必要な時間と、各タスクを誰がいつ実行するかを決定する必要があります。 棒グラフまたはガントチャートは、広く使用されている時間管理ツールです。

急速に拡大している組織は、イニシアチブのポートフォリオを絶えず拡大していました。 ビジネスが忙しくなり、商品の需要が高まるにつれ、従業員は、完了が必要なすべてのタスクを実行するために、熱狂的に働くことへのプレッシャーを感じ始めました。 職員は雇用の増加を望んでいた。 経費のために、経営陣はそうすることを躊躇し、代わりに現在の従業員にもっと一生懸命働くように促しました。 チームはどのくらいの作業を効果的に管理できますか? 組織には計時システムがなかったため、この問題には満足のいく解決策がないようでした。

新しいプロジェクトが開始されたとき、推定時間数の見積もりが作成されましたが、プロジェクト中またはプロジェクト後に、この見積もりが正確であるかどうかを確認する人は誰もいませんでした。 それにもかかわらず、プロジェクトマネージャーは彼らの努力の管理を維持することが奨励されました。 プロジェクトマネージャーは、時間の記録がないため、イニシアチブを管理できないと不満を漏らしました。 結局のところ、彼らはプロジェクトの任務を完了するのにどれくらいの時間がかかるのかわからず、適応する方法もありませんでした。

あるプロジェクトマネージャーは、自分のチームの時間を追跡したいと考えていました。 登録により、プロジェクトには当初予想されていた時間の4倍の時間が必要であることが明らかになりました。 プロジェクトが制御不能になることを許可するというプロジェクトリーダーへの警告を受けて、経営陣はタイムトラッキングシステムを実装することを決定しました。

数か月後、多くのボトルネックが存在することが明らかになりました。 ほとんどすべてのプロジェクトが予算を超過していたことが発見されました。 実際には、プロジェクトに100時間割り当てられた個人は、多くの場合、その3倍の金額を必要とします。 この開放性は、新たな問題の出現をもたらしました。 一方で、プロジェクトを成功させるには確かに不十分な人々がいました。 追加の人員配置が必要でした。 適切なスタッフを提供することは高額な費用がかかりました。 一方で、プロジェクトは消費者に非常に安く提供されたようでした(非常に数時間)。 経営陣は、見積もりで追加の時間の請求を開始すると、ビジネスを失うことになるのではないかと懸念していました。

プロジェクト予算 #

プロジェクトの財務的側面は、プロジェクト予算。 プロジェクト内の資金管理では、経費が予算内に収まるようにする必要があります。 ほとんどのプロジェクトの費用の大部分が労働に関連していることを考えると、お金と時間(労働時間)の変数は密接に関連しています。

プロジェクト計画のお金: #

  • チームメンバーの報酬を確立します。
  • チームメンバーの時間を計算します。
  • 特定のタスクのためにチームメンバーに資金を割り当てます。
  • 材料とツールのコストを決定します。

輸送中の資金の監視 #

  • キャッシュフローに注意してください。
  • サプライヤーとの交渉。
  • 最初のコスト見積もりの正確さを確認します。
  • 予算を調整します。
  • 顧客および/またはクライアントとの予算変更を手配します。
  • プロジェクトの財務報告と財務諸表を編集します。
  • 最終的な財務報告の徹底的な分析を実施します。