Iniciación #
El inicio del proyecto se conoce como la fase de inicio. En esta fase, se explora y desarrolla la idea del proyecto. El objetivo de esta fase es ver si el proyecto realmente se puede completar. Se toman decisiones sobre quién dirigirá el esfuerzo, qué organización participará y si la empresa obtendrá suficiente apoyo de los involucrados.
Este paso requiere que el líder del proyecto actual o futuro prepare una propuesta que describa los puntos mencionados anteriormente. Los planes de negocios y las solicitudes de subvenciones son ejemplos de este tipo de propuesta de proyecto. Los patrocinadores potenciales del proyecto evalúan la solicitud y otorgan los fondos necesarios si se aprueba. El proyecto comienza formalmente tras su aprobación. Deben abordarse las siguientes preguntas en la fase inicial:
- ¿Por qué este proyecto?
- ¿Es físicamente posible?
- ¿Cuáles son los resultados deseados?
- ¿Cuáles son los límites del proyecto (qué se incluye en el alcance del proyecto)?
La capacidad de decir «no» es una característica fundamental de un líder de proyecto. Una vez que las personas se entusiasman con un proyecto, tiende a crecer en alcance. ‘Ya que estamos en eso, también podemos …’ es la idea subyacente. Es casi seguro que los proyectos a los que se agregan objetivos adicionales y los proyectos que continúan creciendo se retrasarán y es poco probable que cumplan sus objetivos iniciales.
El primer paso es establecer una conexión entre todas las partes interesadas del proyecto. Se pueden evitar expectativas poco realistas con respecto al resultado del proyecto si se comprende bien el alcance. Para comenzar, establezca una conexión entre las diversas personas involucradas. Es fundamental tener una comprensión firme de su alcance.
El método elegido para un tipo específico de proyecto tiene un impacto significativo en su resultado. Por ejemplo, un esfuerzo de investigación y desarrollo puede proporcionar un informe que evalúe la viabilidad técnica de una aplicación. Un proyecto que da como resultado el desarrollo de un prototipo incluye todas las funciones de una aplicación. Aún así, no es necesario que sean apropiados para su uso en un entorno específico (por ejemplo, por cientos de usuarios). Un proyecto que produce un producto funcional también debe abordar cuestiones de mantenimiento, documentación y administración de aplicaciones.
Se producen numerosos malentendidos y disputas debido a las personas involucradas en gestión de proyectos siendo confuso en estos puntos. Los clientes pueden anticipar un producto funcional, mientras que los miembros del equipo del proyecto creen que están creando un prototipo. Si bien un patrocinador puede pensar que el proyecto resultaría en una pieza de software útil, los miembros del equipo primero deben determinar si el concepto es técnicamente viable.
Definición #
Después del plan del proyecto de iniciación aceptado, el proyecto inició la segunda fase: la fase de definición. Esta fase especifica con la mayor precisión posible los requisitos relacionados con el resultado de un proyecto. Esta fase implica determinar las expectativas de todas las partes involucradas en el desarrollo del proyecto. ¿Cuántos archivos se necesitan para archivar? ¿Deberían los metadatos estar en el formato de la Iniciativa de Documentación de Datos (DDO), o sería suficiente el Dublin Core (DC)? ¿Se permiten archivos en su formato original o solo aquellos que se adhieren a los ‘Estándares preferidos’? ¿Es deber del depositante garantizar que un conjunto de datos se procese correctamente en el archivo, o es responsabilidad del archivero? ¿Qué garantías se brindarán sobre el resultado del proyecto? La lista de consultas podría continuar indefinidamente.
Es fundamental establecer las necesidades lo antes posible en el proceso.
Wijnen (2004) establece los siguientes tipos de necesidades de proyectos como ayuda para la memoria:
- Prerrequisitos
- Requisitos de funcionalidad
- Requisitos de funcionalidad
- Restricciones de diseño
Las condiciones previas proporcionan el marco en el que debe desarrollarse el proyecto.
La legislación, las normas que rigen las condiciones de trabajo y los procedimientos de aprobación son todos ejemplos. Estos criterios son inmutables dentro del proyecto.
Es importante recordar que las especificaciones de requisitos son aquellas que tienen que ver con la calidad del producto final, especificaciones técnicas relacionadas con cómo se utilizarán los resultados del proyecto. Por ejemplo, el número de errores debe reducirse en un 90% una vez finalizado un proyecto de software. Las restricciones de diseño, por otro lado, son requisitos específicos del proyecto. Los productos químicos peligrosos y los socios extranjeros con estándares laborales cuestionables no pueden incluirse en el proyecto, como ejemplo.
Durante la fase de definición de un proyecto que incluía la creación de una aplicación web para un consorcio de organizaciones importantes, no se tomaron decisiones sobre el navegador que admitiría el programa. El consorcio pensó que sería Microsoft Explorer ya que era ‘el navegador de todos’.
Los desarrolladores crearon la aplicación en Firefox porque ya estaban familiarizados con el navegador y tenían varias funciones especialmente útiles durante el desarrollo. Debido a que la mayoría de los sitios web diseñados para Firefox también se ven geniales en Explorer, el cambio fue imperceptible al principio. Sin embargo, hacia la conclusión del proyecto, el cliente comenzó a protestar porque el sitio web «no se veía bien». Los programadores, que estaban accediendo al sitio a través de Firefox, quedaron perplejos por la denuncia.
Cuando se hizo evidente que los dos navegadores eran incompatibles, los programadores respondieron a la defensiva: ‘¿No pueden instalar Firefox? Después de todo, es complementario ‘. Por otro lado, las organizaciones obligaron a los administradores de sistemas gubernamentales que, por cualquier motivo, se negaron a instalar Firefox junto con Explorer.
Incluso si quisieran instalarlo, el procedimiento habría sido largo y habría habido gastos adicionales asociados con el tiempo dedicado por los administradores del sistema en el trabajo. Finalmente, determinó que la aplicación debería adaptarse para Explorer. Esto requirió un esfuerzo significativamente mayor, lo que resultó en que el proyecto se retrasara más de lo que ya estaba, lo que obligó a negociar los costos adicionales. Una investigación posterior reveló que las diversas organizaciones estaban usando versiones dispares de Microsoft Explorer.
Es fundamental que todas las partes interesadas involucradas en el proyecto, especialmente los usuarios finales que utilizarán el resultado del proyecto, participen durante la fase de definición. Debido a que los clientes finales a menudo no son los que ordenan el proyecto, con frecuencia se los descuida. Durante la etapa de definición, se solicita al cliente, que paga el proyecto, que contribuya a los requisitos. No obstante, la iniciativa gana al invitar a futuros usuarios. Como punto de partida, es beneficioso establecer reuniones de convocatoria con todas las partes interesadas durante la fase de definición del proyecto.
Posteriormente, los usuarios (jóvenes) se involucraron en el desarrollo de un videojuego educativo. Cuando el juego estuvo casi listo, decidió probarlo con un grupo de jóvenes. Sus primeras evaluaciones parecían moderadas y amigables. Sin embargo, cuando se les presionó, reconocieron que habían encontrado el juego «muy aburrido» y que «no lo jugarían ellos mismos». Si estos jóvenes se involucraran al principio del proyecto, el juego sin duda habría sido un éxito. Actualmente, el juego casi no se encuentra en un sitio web de Internet.
La fase de definición produce una lista de necesidades de todas las partes interesadas involucradas en el proyecto. Cada condición, por supuesto, tiene una inversa.
Cuanto más complejo sea el trabajo, se requerirá más tiempo y dinero. Además, algunos criterios pueden chocar entre sí. Nuevas fotocopiadoras destinadas a ser más respetuosas con el medio ambiente; también deben satisfacer las normas de seguridad contra incendios. Las regulaciones que gobiernan la seguridad contra incendios exigen el uso de materiales retardantes de llama, que son menos amigables con el medio ambiente. Como se muestra en esta imagen, debe abordarse.
Finalmente, se crea una lista de criterios definidos y se envía a los tomadores de decisiones del proyecto para su aprobación. Después de la aprobación de la lista, puede comenzar el proceso de diseño; la mayoría de los acuerdos entre el cliente y el equipo del proyecto se alcanzan al final de la fase de definición.
La lista de requisitos establece los parámetros dentro de los cuales debe operar el proyecto.
Esta lista se utiliza para evaluar al equipo del proyecto. Como resultado, el cliente no puede agregar necesidades adicionales después de la fase de definición.
Una instalación de computadora creada como parte de un proyecto incluye una nueva exhibición en un museo. Debido a la ausencia de una fase definitoria en el proyecto, no se llegó a negociaciones concretas entre el museo y los responsables de la construcción de la instalación. Cuando la computadora de la instalación falló a la mitad, el museo creyó que la garantía del proyecto lo cubriría. El equipo del proyecto adoptó una posición contraria: requirió Negociaciones entre los directores para llegar a un acuerdo.
Diseño #
El conjunto de requisitos de la fase de definición se puede utilizar para guiar las decisiones de diseño. Durante la fase de diseño, se crean uno o más diseños que parecen cumplir con el objetivo del proyecto. La fase de diseño puede producir dioramas, dibujos, diagramas de flujo, árboles del sitio, diseños de pantallas HTML, prototipos, impresiones de imágenes y esquemas UML, según el tema del proyecto. Los líderes del proyecto utilizan estos dibujos para elegir el diseño final del proyecto. A continuación viene la fase de desarrollo. Una vez que se selecciona un diseño, no se puede alterar a lo largo de las etapas posteriores del proyecto, como ocurre con la frase definitoria.
La frase «departamento de diseño» no era apropiada en este caso; más bien, se refería a un grupo de diseñadores que colaboraron. Además, todos estaban demasiado ocupados, incluido el jefe del departamento.
Un proyecto requirió la creación de una variedad de diseños que fueron críticos para el éxito del proyecto. Los diseños desarrollados por un joven diseñador del equipo del proyecto. Aunque el jefe del equipo de diseño era el responsable final de los diseños, nunca estuvo presente en las reuniones del equipo de proyecto durante las cuales se revisaron los diseños. El jefe de proyecto lo invitó constantemente y le envió correos electrónicos con dibujos de su joven colega, pero los correos electrónicos fueron ignorados. El líder del proyecto y el joven diseñador creyeron incorrectamente que el jefe del departamento había aceptado los diseños. Comenzó la fase de implementación. Cuando el proyecto estaba casi terminado, entregó el resultado al jefe del departamento, quien se enfureció y ordenó que todo se pudiera rehacer.
