2.0 La mentalidad Kanban

El sistema Kanban se considera no solo como un herramienta de gestión de proyectos sino como una forma de pensar. El sistema se trata de priorizar el trabajo y tratar de realizarlo en el momento adecuado en lugar de retrasar los plazos. Considera los proyectos como una serie de procesos necesarios para el flujo de trabajo activo. El resultado principal de Kanban es realizar el proyecto decidiendo qué se debe hacer primero y centrándose en el proceso de flujo de trabajo.

Kanban es un sistema relativamente versátil y se puede emplear en todo tipo de entradas de proceso, ya sea que estén vinculadas a automóviles, documentos, software o widgets. El único requisito a este respecto es que debe tener toda la capacidad para realizar todos los procesos clave del sistema en el lugar y momento adecuados. Si estos parámetros no se ubican adecuadamente o en caso de abundancia o escasez indebidas, pueden surgir lagunas, cuellos de botella, retrasos y desperdicio. De ahora en adelante, Kanban trabaja para asegurar el buen funcionamiento de sus procesos.

Principios clave de Kanban #

A mediados de la década de 2000, Sistema Kanban trabajaba en Microsoft. David J. Anderson consideró que los resultados eran ejemplares y los utilizó para desarrollar su propio método para garantizar el progreso continuo en las empresas. Este concepto fue nombrado por Toyota como Kaizen, mientras que Anderson eligió nombrar sus métodos en sistemas Kanban que lo motivaron a diseñar su propio método.

Visualización del flujo de trabajo #

La visualización del flujo de trabajo es un legado de Toyota, donde utilizaron letreros para representar el flujo de trabajo del día. Se puede hacer en una pizarra, pizarra, una herramienta en línea o un tablón de anuncios. El flujo de trabajo se indicará en forma de columnas y detalles específicos debajo de cada columna. Estas columnas representan los distintos pasos involucrados en un determinado proceso y las tareas relevantes se enumeran en columnas individuales. Luego se muestran en sus respectivos medios. Una organización básica de la junta se categorizará en tareas por realizar, en proceso y por último, aquellas que ya se han realizado. Esto denota un “sistema de tres contenedores” que generalmente se encuentra en las industrias manufactureras. Por lo tanto, incluiría las piezas que se mantienen en inventario, las piezas que están actualmente en uso y, por último, las piezas que aún están en el proveedor. Este tipo de sistema garantiza que el stock de trabajadores nunca se agote. A continuación se ofrece un ejemplo típico de tablero de flujo de trabajo;

Cabe señalar que dichos tableros Kanban se pueden utilizar para tareas más complejas que constan de varios pasos. Además, se pueden codificar por colores según el tipo de trabajo requerido para un proyecto complejo. A continuación se ofrece un ejemplo típico de una placa de este tipo;

Dichos tableros hacen que el flujo de trabajo sea más claro y conveniente y eliminan cualquier discrepancia que pueda tener un trabajador con respecto al progreso del trabajo. Mostrar el flujo de trabajo de esta manera es un componente crítico del sistema Kanban, sin embargo, los expertos en Kanban advierten que no se debe creer que el sistema Kanban se limita a medidas tan simplistas.

Joseph Hurtado, entrenador de Kanban y gerente de proyectos del AgileLion Institute, advierte contra una visión demasiado simple de Kanban. Aconseja a los gerentes que no caigan en esta trampa minimalista y trabajen para comprender los fenómenos, valores, herramientas y principios clave para luego recurrir a la experimentación. Expresa la opinión de que el solo uso de un tablero Kanban no garantiza que uno esté haciendo Kanban correctamente. Tal disminución puede conducir a fallas en la implementación de Kanban.

Limitar WIP (trabajo en proceso) #

Kanban cree que se puede lograr más recurriendo a hacer menos. Este principio puede ser un desafío específicamente para los que superan los logros. Sin embargo, se basa en la observación general de que mientras se hace menos, uno puede concentrarse más en los resultados y trabajar para lograr resultados óptimos. Los expertos en Kanban creen que este principio puede hacer maravillas en términos de eficiencia al manejar solo un número específico de tareas desde el flujo de trabajo hasta los trabajadores adecuados. De ahora en adelante, los trabajadores no son bombardeados con trabajo y, en última instancia, se evita el aleteo.

Joe Justice, presidente de Scrum Incorporation, narra que Kanban es una herramienta ideal para limitar WIP y se sabe que acelera los resultados deseados. Mientras tanto, el Kanban personal aporta tales ventajas a sus registros diarios y puede convertirse en el nuevo secreto para los grandes triunfadores.

En términos de tablero Kanban, WIP se puede hacer cumplir enumerando solo un número específico de tareas en el tablero Kanban debajo de las columnas. Este método también se denomina Lean Kanban. Daniel Doiron, uno de los principales capacitadores de Lean Kanban en CC Pace, señaló acertadamente que este enfoque requiere priorización. En este sentido, se puede emplear holgura para asegurar la implementación de este paso. Doiron comentó además que Lean Kanban es el único enfoque que se apropia y logra limitar WIP.

Administrar flujo #

El sistema Kanban puede iniciarse como parte de su estilo de trabajo tradicional y continuar desde donde lo dejó. Esto se considera una fortaleza del proceso, ya que se puede adaptar según las especificaciones de cualquier proyecto. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto complejo, no se le pedirá que cambie las especificaciones y el flujo de trabajo de su proyecto de la noche a la mañana para cambiar al sistema Kanban.

El objetivo de Kanban es ayudarlo a mejorar utilizando los recursos preexistentes y sin imponer la carga de demasiados cambios en el flujo de trabajo. El proceso funciona creando conciencia sobre la priorización del trabajo y fomentando mejoras incrementales después de una revisión cuidadosa de las lagunas y deficiencias en el proceso. Kanban genera discusiones reflexivas sobre la evaluación de procesos y permite a los usuarios aprender de sus errores.

El CEO de Lean Kanban, David Anderson, menciona en su libro electrónico Essential Kanban Condensed que el sistema Kanban debería ser lo más predecible posible. De esta manera se pueden identificar, abordar y prevenir los cuellos de botella en el proceso. Además, el flujo de trabajo en Kanban debe ser tal que se minimicen los plazos de entrega y se maximice la entrega de valor. La siguiente figura indica claramente los cuellos de botella en el proceso Kanban utilizando un tablero Kanban.