4.0 El proceso de planificación de proyectos

Ha trabajado anteriormente en la Declaración de trabajo (SOW) y tiene un conocimiento profundo sobre su proyecto. Además, también ha tomado conciencia de los diversos aspectos, supuestos y riesgos asociados con su proyecto. Por lo tanto, debe recurrir a una mayor planificación, que incluye:

  • Detalle de actividades: Se debe realizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) detallada de acuerdo con los requisitos de trabajo y el marco de tiempo
  • Determine las dependencias: Se debe hacer un diagrama de red para demostrar las dependencias entre las diversas actividades del proyecto.
  • Identificación de recursos: Tómese su tiempo para identificar todos los recursos necesarios para el proyecto, incluidos equipos, mano de obra, finanzas, instalaciones, etc.
  • Establecer horario: Trabaje para mantener un cronograma alcanzable en línea con el marco de tiempo del proyecto y redefina el alcance del proyecto.
  • Plan de gestión de proyectos: Reúna e incorpore toda la información en un plan de gestión de proyectos que se utilizará como documento de referencia para su proyecto. Luego, el plan debe ser aprobado por los principales interesados asociados con el proyecto.

La estructura de desglose del trabajo (WBS) #

La WBS se considera una herramienta eficiente que facilita la lista de todas las tareas involucradas en cualquier proyecto. Es el primer paso en el proceso de planificación del proyecto. El sistema WBS le permite formar jefes principales sobre las principales actividades que deben realizarse. Además, puede agrupar diferentes tareas menores bajo estas actividades principales, lo que le permite obtener una visión clara del proceso de ejecución del proyecto.

Un paso clave en la formación de la EDT es identificar los hitos principales y detallar las tareas que deben realizarse en un proceso escalonado para lograr una eficiencia administración de tareas . Tenga en cuenta que los hitos principales se han identificado previamente en el SOW. Este enfoque proporcionará resultados óptimos si usted y su equipo están familiarizados con el flujo de trabajo, los hitos y el proyecto. Sin embargo, si hay una menor familiaridad, entonces debe recurrir a incluir a alguien en su espacio de trabajo (pero no necesariamente en su proyecto) una persona que tenga experiencia previa con dicho proyecto.

Para una mejor comprensión, echemos un vistazo a una WBS simple para el diseño de un sitio web:

Además, para proyectos que incluyen más detalles, se puede adaptar la siguiente WBS:

Consejo profesional: Uno debe tener en cuenta el nivel de detalles en la WBS. Debe variar entre 3-5 para facilitar la comprensión. Si supera los 5 se vuelve cada vez más complejo.

Los diagramas de red #

La WBS solo permite agrupar y estructurar el flujo de trabajo, pero no da cuenta de las dependencias en las actividades del proyecto. De ahora en adelante, un diagrama de red entra en escena para este propósito. Los diagramas de red le permiten ilustrar las dependencias, la secuencia y el cronograma de varias actividades del proyecto. Después de formar este diagrama, podrá determinar el cronograma de su proyecto de acuerdo con el cronograma del proyecto.

Para una mayor comprensión, considere el siguiente diagrama de red del proyecto “Construir cobertizo”:

Los rectángulos en el diagrama de red anterior muestran las principales actividades que deben realizarse, mientras que las flechas muestran la relación entre esas actividades. A partir de una observación cuidadosa, se puede recopilar la siguiente información del diagrama de red:

Pocas actividades se pueden realizar en paralelo. Incluye la actividad Cortar madera, Construir la base del cobertizo y Supervisar la actividad de endurecimiento del cemento. Sin embargo, solo es posible si hay diferentes equipos trabajando codo con codo en cada conjunto de actividades.

El diagrama tiene una serie de flechas claras y oscuras. Las flechas oscuras representan la Ruta Crítica que puede entenderse como áreas o actividades del proyecto que consumirán el máximo tiempo. Incluye actividades como la construcción de la base del cobertizo, la supervisión del endurecimiento del cemento y el montaje del cobertizo. Cualquier retraso en estas actividades afectará a su vez el marco de tiempo de todo el proyecto. Por lo tanto, estos pasos deben monitorearse cuidadosamente para asegurar la finalización oportuna del proyecto.

El diagrama de Gantt #

Tanto el WBS como los diagramas de red no brindan una breve descripción general del cronograma del proyecto en cuestión. Un diagrama de Gantt es de inmensa importancia a este respecto. A continuación se muestra un diagrama de Gantt para el proyecto del cobertizo de construcción:

Cabe señalar que el Gráfico de gantt no pretende mostrarle la relación entre varias actividades del proyecto. Pero hay algunos paquetes de software que pueden permitirle representar relaciones de actividad a través del diagrama de Gantt. Además, permiten la demostración de la descripción general del proyecto y la ruta crítica de su proyecto.

Observe que ha aprendido a trazar un mapa de las actividades del proyecto y ha establecido un cronograma mediante la determinación cuidadosa de la secuencia de actividades en su proyecto. El siguiente paso en este sentido es desarrollar los recursos necesarios para completar su proyecto. Una vez completado este paso, es posible que deba volver al diagrama de Gantt para refinar el cronograma de su proyecto.

Estimación de los requisitos de recursos #

Esta fase implica la identificación de los recursos necesarios para ejecutar las actividades de su proyecto. Los recursos necesarios incluirán finanzas, mano de obra, material, equipo y otros requisitos. Por ejemplo, para diseñar un sitio web, posiblemente necesite software, programadores, espacio designado para reuniones, computadoras, diseñadores gráficos, etc.

Personas como recurso #

Las personas son consideradas el recurso más importante en cualquier campo. Deberá identificar la experiencia y el conjunto de habilidades necesarias para complementar el proyecto en cuestión. Después de esta identificación, deberá encontrar personas que coincidan con sus habilidades identificadas previamente como parte de Gestión de recursos humanos . Una forma óptima de hacerlo es crear una hoja de habilidades que combine las habilidades con las actividades requeridas. Además, también se pueden agregar columnas específicas para el nombre de las personas y sus detalles. A continuación se muestra un ejemplo de una hoja de habilidades:

Puede notar claramente que la tabla anterior no solo contiene habilidades y actividades, sino que también resume los nombres de las personas, su nivel de habilidad, su fecha de inicio y terminación, el costo total y los resultados que se prevé producir. Esta información debe obtenerse y completarse lo antes posible. También es posible que deba ponerse en contacto con los administradores de algunas personas que necesita para el proyecto para verificar su disponibilidad. Se recomienda verificar siempre la información con su equipo de proyecto y prestar especial atención a lo siguiente:

En primer lugar, pregunte al gerente funcional sobre el conjunto de habilidades y los días de esfuerzo que requerirá una persona para cumplir con las actividades del proyecto que se le asignaron a través de planificación de la carga de trabajo . Luego, esto debe ser verificado a través de la persona interesada que ejecutará la actividad.

Siempre verifique la disponibilidad de su equipo de proyecto teniendo en cuenta sus compromisos personales, vacaciones, otros proyectos y bajas por enfermedad.

El gerente funcional debe calcular y registrar el costo de cada individuo. Se recomienda estar orientado a los detalles en el cálculo de costos, ya que servirá para evitar futuras discrepancias.

Consejo profesional: Trabaja en una breve jerarquía para firmar el presupuesto del proyecto. Si planea obtener varias aprobaciones antes de que se pueda finalizar y realizar el presupuesto del proyecto, tenderá a perder mucho tiempo. Además, también puede obstaculizar el plazo del proyecto.

Recursos no personales #

Los recursos no personales incluyen equipo, maquinaria, suministros, instalaciones y finanzas. De manera similar a la hoja de habilidades, se prepara una hoja de disponibilidad no personal a este respecto. A continuación se muestra un ejemplo de una hoja de disponibilidad para no personas:

Ambos gráficos dan una idea clara de los recursos materiales y no materiales necesarios en su proyecto. Ahora, puede volver a su diagrama de Gantt y realizar ajustes, modificaciones y refinamientos de manera adecuada. Será necesario cambiar varios parámetros dependiendo de la disponibilidad de recursos financieros, así como de los miembros de su equipo.

Crear el plan del proyecto #

El plan del proyecto contendrá toda la información que hemos discutido anteriormente y todos los datos que ha recopilado hasta ahora. Normalmente, un plan de proyecto incorpora las siguientes secciones:

Anteriormente, parte de la información clave de su proyecto figuraba en SOW como estatuto del proyecto. Debería refinar ambos de manera adecuada. Además, si ha adquirido un conocimiento significativo de su proyecto, puede optar por incluir o excluir cualquiera de las secciones anteriores.

Haga que los principales interesados del proyecto revisen su plan. Tenga en cuenta que es necesario un sistema de control de versiones de documentos de su plan, ya que se requerirán actualizaciones minuciosas durante el transcurso de su proyecto.

Consejo profesional: La página de aprobación de la gestión del proyecto debe estar firmada por los principales interesados antes de iniciar el proceso de ejecución del proyecto.