Antes de intentar administrar un proyecto por su cuenta, es imperativo conocer y aprender sobre Kanban primero. Se puede hacer tomando las pautas de un equipo que trabaja con Kanban, asistiendo a capacitaciones y talleres específicos relacionados con la técnica. Michael Alexander, el entrenador y entrenador de SolutionsIQ, admitió que en el caso de que su equipo sea lo suficientemente apasionado y ansioso por aprender, es posible que no necesite un entrenador. Sin embargo, para un equipo de proyecto que es reacio a cambiar y evolucionar, la presencia de un entrenador se vuelve necesaria para desarrollar hábitos y comprensión Lean-Agile en el equipo.
Errores en la implementación de Kanban #
Hay algunos errores graves asociados con la implementación de Kanban. Uno de los más comunes es intentar adoptar demasiados cambios a la vez. Roybal lo explicó al narrar que las empresas deberían apuntar a ir despacio y recorrer solo media milla en lugar de 10 millas en el primer mes. Además, Grumbaugh señaló que otro error común es no establecer prioridades en línea recta y moverse en un patrón en zig-zag de un proceso a otro. Recomendó que una vez que haya comenzado un proceso, no pase a ninguna otra actividad hasta que se complete la primera.
Fallos del sistema Kanban y su prevención #
Anderson presentó la opinión de que Kanban se ha integrado en la era actual. Por lo tanto, la gente quiere soluciones a sus desafíos en la gestión de proyectos en lugar de adherirse a un proceso como los adherentes anteriores. Dio dos razones clave por las que PM falla con la implementación de Kanban.
- Un gerente con un conocimiento sólido de Kanban intenta implementarlo en la organización donde el equipo del proyecto y las partes interesadas no están listos
- Falta de formación y conocimientos sobre Kanban antes de la implementación. Anderson dijo que puede resultar en que Kanban no mejore el flujo y los resultados del proyecto.
Anderson explicó que el primer problema puede surgir de un entrenador demasiado ambicioso que está preocupado por demostrar su propia experiencia sin prestar atención a las preferencias de su equipo de proyecto y las partes interesadas. El segundo problema es claramente un caso de falta de capacitación y comprensión superficial del agente de cambio. En algunos casos, puede deberse a rasgos de personalidad del agente de cambio, como la arrogancia y la creencia de que ya lo saben todo.
El uso de Smartsheet para crear tableros Kanban #
Las Smartsheets tienen un diseño de hoja de cálculo y se pueden usar como tablero Kanban si cumple con las necesidades del proyecto. La información que se muestra en las hojas de la tarjeta incluye imágenes, códigos de colores para tareas complejas y campos personalizados. Las tarjetas se pueden organizar en carriles para mayor comodidad visual. Del mismo modo, el flujo de trabajo se puede analizar desde diferentes perspectivas cambiando los carriles de las tarjetas. El estado del trabajo a bordo se puede cambiar soltando y arrastrando tarjetas por los carriles.
Los gerentes de proyecto pueden usar la robusta herramienta de colaboración para comunicar actualizaciones y establecer recordatorios. Puede guardar todos los materiales de su proyecto en un solo lugar, accesible desde cualquier lugar, a través de compras dentro de la aplicación, discusiones y archivos adjuntos. Para promover la apertura y mantener a todos en la misma página, simplemente puede compartir información con las partes interesadas y los proveedores fuera de la organización. Para manejar la información del proyecto, puede moverse fácilmente entre las vistas de Cuadrícula, Gantt y Calendario. También puede aprender cómo se usa Smartsheet intuitivo y luego crear un tablero Kanban. Este tablero puede ser útil ya sea que esté trabajando en una tarea personal o en un proyecto complejo en el trabajo.
