4.0 Hantera projekt (del 1) – Tid och projektbudgetar

Att anta de sex stadierna förtydligar ett projekt, vilket gör det enklare att hantera. Vad exakt gör projektledning medföra?

Till att börja med är projektledare och team ansvariga för följande komponenter:

1. Team

Ett projektteam består av individer som kommer att arbeta tillsammans för att uppnå projektets mål. Gruppen består ofta av individer med olika bakgrund, var och en med unik information och förmågor.

2. Mål

Ett önskat resultat (eller mål) önskas för en produkt. Något realiseras i slutet av ett projekt. En ny mjukvara utvecklades, en organisation omorganiserades eller en bro byggdes. Ibland är projektets mål tvetydiga eller mindre väldefinierade. Många initiativ kräver att målet justeras när projektet fortskrider

3. Resursbrist

Tid och pengar är alltid begränsade när det gäller att avsluta ett jobb. Inget projekt är helt fritt från tidsbegränsningar.

4. Osäkerhet (riskhantering)

Ett av initiativets särdrag är att deras framgång aldrig är garanterad i förväg. Även om det avsedda resultatet har uppnåtts är det oklart om det kommer att uppnås inom den angivna budgeten eller tidsramen.

Det är ganska ovanligt att ett projekt tar tre gånger så lång tid som förväntat och kostar dubbelt så mycket. Dessutom är det mycket ovanligt att bara 30% av de ursprungliga projektteammedlemmarna är kvar på projektet när det är klart.

Medan projektledare är ansvariga för en mängd olika uppgifter, styr de faktiskt projekt med bara fem parametrar:

  • Pengar
  • Tid
  • Kvalitet
  • Organisation

Dessa fem egenskaper, som ofta kallas “kontrollfaktorer”, diskuteras mer i detalj nedan. Kontrollelement ingår i projektplanering, övervakning av framsteg och rapportering.

Tid #

Tidselementet visar sig i ett projekt via uppgiftsfrister och den tid som krävs för att slutföra dessa aktiviteter. Schemahantering innebär att saker ska slutföras i tid.

  • Bestäm vilka aktiviteter som ska utföras under vilka faser av projektet.
  • Beräkna varaktigheten för varje åtgärd.
  • Bestäm i vilken ordning uppgifterna ska slutföras.
  • Dela ut personal och tillbehör.
  • Fördela aktiviteter över en tidsperiod.
  • Fastställ de mest kritiska tidsfristerna.

Övervakning av framsteg: #

  • Håll koll på framstegen.
  • Håll koll på deadlines.
  • Ordna om tidtabeller.
  • Rapportera om den faktiska tidsramen för projektet.
  • Analysera och förklara varför vissa aktiviteter tog mycket längre eller kortare tid än väntat.

Tidtabeller skapas med hjälp av en arbetsuppdelningsram (WBS). En arbetsuppdelningsstruktur (WBS) är en uppdelning av de aktiviteter som måste utföras för att uppnå projektets mål. För att skapa en tidsplan måste du först bestämma hur lång tid som krävs för varje jobb, samt vem som ska utföra varje uppgift och när. Stapeldiagrammet eller Gantt -diagrammet är ett allmänt använt verktyg för tidshantering.

En snabbt växande organisation utökade ständigt sin portfölj av initiativ. När verksamheten blev allt mer upptagen – dess varor var efterfrågade – började de anställda känna sig pressade att arbeta i en vanvett för att klara alla uppgifter som krävde slutförande. Personal önskade ökad anställning. På grund av kostnaden var ledningen ovilliga att göra det och fick istället nuvarande anställda att arbeta hårdare. Hur mycket arbete kunde teamet hantera effektivt? Denna fråga tycktes inte ha någon tillfredsställande lösning, eftersom organisationen saknade ett tidtagningssystem.

När ett nytt projekt startades skapades en uppskattning av det uppskattade antalet timmar, men ingen verifierade någonsin under eller efter projektet för att se om denna uppskattning var korrekt. Ändå uppmuntrades projektledarna att behålla kontrollen över sina strävanden. Projektledarna klagade över att de saknade kontroll över initiativen i avsaknad av tidsrekord. De hade trots allt ingen aning om hur lång tid det tog att slutföra ett projekts uppgifter, och det fanns inget sätt att anpassa sig.

En projektledare ville spåra teamets timmar. Registreringen visade att projektet krävde fyra gånger det antal timmar som först förväntades. Efter en varning till projektledaren för att låta projektet komma ur kontroll, beslutade ledningen att implementera ett tidsspårningssystem.

Efter många månader blev det klart att det fanns ett antal flaskhalsar. Det upptäcktes att nästan alla projekt hade överskridit budgeten. I verkligheten kräver individer som tilldelats ett projekt i hundra timmar ofta tre gånger det beloppet. Denna öppenhet resulterade i att nya problem uppstod. Å ena sidan fanns det säkert otillräckliga människor för att framgångsrikt slutföra projekten. Ytterligare bemanning krävdes. Att tillhandahålla tillräcklig personal kostade en hög kostnad. Å andra sidan verkade projekten ha erbjudits konsumenterna alldeles för billigt (under alldeles för få timmar). Ledningen var orolig för att de skulle förlora affärer om de började ta betalt för ytterligare timmar i sina uppskattningar.

Projektbudgetar #

Den ekonomiska aspekten av projektet återspeglas i projektbudget . Pengarhantering inom ett projekt innebär att utgifterna ligger inom budgeten. Med tanke på att huvuddelen av kostnaderna i de flesta projekt är arbetsrelaterade är variablerna pengar och tid (arbetstimmar) oupplösligt kopplade.

Pengar i projektplaner: #

  • Upprätta lagmedlemmarnas ersättning.
  • Beräkna lagmedlemmarnas timmar.
  • Tilldela medel till gruppmedlemmar för specifika uppgifter.
  • Bestäm kostnaden för material och verktyg.

Övervakning av transiterade medel #

  • Håll koll på kassaflödet.
  • Förhandlingar med leverantörer.
  • Se till att de första kostnadsberäkningarna är korrekta.
  • Justera budgetarna.
  • Ordna budgetändringar med kunden och/eller klienten.
  • Sammanställa ekonomiska rapporter och uttalanden för projekt.
  • Gör en grundlig analys av den slutliga finansiella rapporten.