Una vez que haya sido designado como Gerente de Proyecto, el siguiente paso en este sentido debería ser comenzar con su Carta de Proyecto. Generalmente, una Carta del Proyecto debe tener la siguiente información:
Su clara designación como Project Manager. Esto debe incluir su deber y autoridad para utilizar los recursos preasignados con el fin de impulsar el proyecto hacia su finalización. Esto generalmente lo hacen las partes interesadas o los patrocinadores del proyecto.
En caso de que se firme un contrato formal, debe consultarlo con el fin de iniciar el proyecto.
Suministro de una breve descripción general de los entregables, servicios o productos que están designados para ser producidos por el proyecto.
Una vez que el Gerente revisa la Carta del Proyecto, debe:
Póngase en contacto con los patrocinadores del proyecto y pregunte sobre los documentos del proyecto, correos electrónicos, cartas, requisitos, viabilidad del proyecto o actas de reuniones vinculadas al proyecto.
Pregunte a las partes interesadas si se ha llevado a cabo un proyecto similar antes. Obtenga todos los documentos relacionados con ese proyecto y programe una reunión con el gerente de proyecto respectivo para solicitar las pautas necesarias.
La declaración de trabajo (SOW) #
La siguiente fase será la SOW en la que se le pedirá que forme una línea de base de su proyecto. La SOW es un documento fundamental que debe perfeccionarse y actualizarse constantemente de acuerdo con su proyecto. Su avance depende directamente de la complejidad del proyecto, su conocimiento y sus preferencias con respecto al tema. Normalmente, una SOW consta de los siguientes componentes:
Un resumen ejecutivo #
Se trata de una breve descripción de los parámetros del proyecto, como sus antecedentes, objetivos, alcance, propósito y plan general del proyecto.
Objetivos #
Esta sección comprenderá los objetivos de su proyecto. Idealmente, los objetivos deberían ser prácticos e INTELIGENTES, es decir,
- Específico: Los objetivos deben ser precisos, claros y expresados sin ambigüedad.
- Mensurables: Deben tener pequeños hitos medibles decisivos que te ayudarán a decidir claramente si estás cumpliendo tus objetivos o no.
- Alcanzable: su enfoque para alcanzar los objetivos no debe ser ni demasiado estrecho ni demasiado ambicioso. No intente intentar más de lo que pueda fácilmente.
- Realista: sus objetivos deben establecerse teniendo en cuenta sus recursos y sus limitaciones.
- Tiempo específico: los plazos y fechas de vencimiento deben especificarse debidamente.
Alcance #
En este apartado se explica el trabajo a realizar e implica el alcance que se determinó previamente en la SOW. Esta sección debe ser específica y se encuentra entre las secciones más eminentes de la SOW. También incluye información sobre lo que no se hará para evitar confusiones en el flujo de trabajo.
Resultados #
Esta sección abarcará una lista de resultados o entregables que se producirán al final del proyecto. Cabe señalar que los resultados deben indicarse sin ambigüedad y de una manera que sea más fácil de comprender por el equipo del proyecto.
Riesgos y supuestos del proyecto #
Al planificar cualquier proyecto, es posible que se enfrente a numerosas incertidumbres y problemas desconocidos. Tal escenario naturalmente estará asociado con algunos riesgos y supuestos resultantes para superar los riesgos. Los riesgos del proyecto dependen de los recursos disponibles (p. Ej., Miembros del equipo, suministros, financiación, etc.) así como del período de tiempo disponible. Los riesgos identificados deben indicarse claramente junto con la estrategia de afrontamiento y los planes de contingencia para cada riesgo.
Partes interesadas #
La SOW debe incluir una lista detallada de todas las partes interesadas asociadas con el proyecto junto con sus detalles adecuados.
Consejo profesional: Debe obtener la aprobación de su SOW por parte de las partes interesadas tan pronto como se formule. Después de esta fase, podrá continuar con su plan.
