3.0 Het proces van projectinitiatie

Als u eenmaal bent aangesteld als projectmanager, moet de volgende stap in dit verband zijn om aan de slag te gaan met uw projectcharter. Over het algemeen moet een projectcharter de volgende informatie bevatten:

Jouw duidelijke aanduiding als Projectmanager. Dit moet uw plicht en bevoegdheid omvatten om de vooraf toegewezen middelen te gebruiken om het project naar voltooiing te brengen. Dit wordt meestal gedaan door de belanghebbenden of projectsponsors.

In het geval dat een formeel contract is ondertekend, moet hij ernaar verwijzen om het project te starten

Verstrekking van een kort overzicht van de te leveren producten, diensten of producten die zijn aangewezen om door het project te worden geproduceerd

Zodra het Projectcharter door de Manager is beoordeeld, moet hij:

Neem contact op met de projectsponsors en informeer naar alle projectdocumenten, e-mails, brieven, vereisten, haalbaarheid van het project of notulen van vergaderingen die aan het project zijn gekoppeld.

Informeer bij de belanghebbenden of er al eerder een soortgelijk project is uitgevoerd. Verkrijg alle documenten met betrekking tot dat project en regel een ontmoeting met de respectievelijke projectmanager om de nodige richtlijnen te vragen.

De Verklaring van Werk (SOW) #

De volgende fase is de SOW waarin u een baseline van uw project moet vormen. De SOW is een kritisch document dat moet worden verfijnd en voortdurend moet worden bijgewerkt in overeenstemming met uw project. De voortgang ervan hangt rechtstreeks af van de complexiteit van het project, uw kennis en uw voorkeuren met betrekking tot het onderwerp. Een SOW bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen:

Een samenvatting #

Het behandelt een kort overzicht van de projectparameters zoals de achtergrond, doelstellingen, reikwijdte, doel en algemeen projectplan.

Doelen #

In dit gedeelte worden de doelstellingen van uw project beschreven. Idealiter moeten doelstellingen praktisch en SMART zijn, dat wil zeggen:

  • Specifiek: de doelstellingen moeten nauwkeurig, duidelijk en zonder enige ambiguïteit zijn
  • Meetbaar: ze moeten kleine beslissende meetbare mijlpalen hebben die u zullen helpen duidelijk te beslissen of u uw doelstellingen bereikt of niet
  • Haalbaar: uw aanpak om doelstellingen te bereiken mag niet te beperkt en niet te ambitieus zijn. Probeer niet meer te proberen dan u gemakkelijk kunt.
  • Realistisch: uw doelstellingen moeten worden vastgesteld, rekening houdend met uw middelen en beperkingen.
  • Tijdspecifiek: deadlines en vervaldata moeten naar behoren worden gespecificeerd.

Domein #

In deze paragraaf wordt uitgelegd welke werkzaamheden moeten worden verricht en de omvang die eerder in SOW is vastgesteld. Dit onderdeel moet specifiek zijn en behoort tot de meest vooraanstaande onderdelen van de SOW. Het bevat ook informatie over wat er niet zal worden gedaan om verwarring in de workflow te voorkomen.

resultaten #

Deze sectie bevat een lijst met resultaten of deliverables die aan het einde van het project moeten worden geproduceerd. Opgemerkt moet worden dat resultaten zonder enige dubbelzinnigheid moeten worden vermeld en op een manier die voor het projectteam gemakkelijker te begrijpen is.

Projectrisico’s en veronderstellingen #

Bij het plannen van een project kunt u te maken krijgen met tal van onzekerheden en onbekende problemen. Een dergelijk scenario zal natuurlijk gepaard gaan met een aantal risico’s en daaruit voortvloeiende veronderstellingen om de risico’s te overwinnen. Projectrisico’s zijn afhankelijk van de beschikbare middelen (bijv. teamleden, voorraden, financiering, enz.) en van het beschikbare tijdschema. De geïdentificeerde risico’s moeten duidelijk worden vermeld, samen met de copingstrategie en noodplannen voor elk risico.

Belanghebbenden #

De SOW moet een gedetailleerde lijst bevatten van alle belanghebbenden die bij het project betrokken zijn, samen met hun geschikte details.

Pro-tip: U dient uw SOW te laten goedkeuren door de belanghebbenden zodra deze is opgesteld. Na deze fase kun je verder met je plan.