Kun sinut on nimitetty projektipäälliköksi, seuraava askel tältä osin olisi hankkeen peruskirjan aloittaminen. Yleensä hankkeen peruskirjassa on oltava seuraavat tiedot:
Selkeä nimitys projektipäälliköksi. Tähän pitäisi sisältyä velvollisuutesi ja valtuutesi käyttää ennalta myönnettyjä resursseja hankkeen toteuttamiseen. Yleensä tämän tekevät sidosryhmät tai hankkeen sponsorit.
Jos virallinen sopimus allekirjoitetaan, hänen on viitattava siihen hankkeen käynnistämiseksi
Tarjoaa lyhyen yleiskatsauksen hankkeesta tuotettaviksi tarkoitetuista suorituksista, palveluista tai tuotteista
Kun projektipäällikkö on tarkistanut johtajan, hänen on:
Ota yhteyttä hankkeen sponsoreihin ja tiedustele hankkeeseen liittyviä asiakirjoja, sähköpostiviestejä, kirjeitä, vaatimuksia, hankkeen toteutettavuutta tai kokousten pöytäkirjoja.
Kysy sidosryhmiltä, onko vastaavaa hanketta toteutettu aiemmin. Hanki kaikki kyseistä hanketta koskevat asiakirjat ja järjestä tapaaminen vastaavan projektipäällikön kanssa tarvittavien ohjeiden saamiseksi.
Työlausunto (SOW) #
Seuraava vaihe on SOW, jossa sinun on muodostettava projektisi perusviiva. SOW on kriittinen asiakirja, jota on parannettava ja päivitettävä jatkuvasti projektisi mukaisesti. Sen eteneminen riippuu suoraan hankkeen monimutkaisuudesta, tietämyksestäsi ja mieltymyksistäsi aiheeseen liittyen. Tyypillisesti SOW koostuu seuraavista komponenteista:
Tiivistelmä #
Siinä käsitellään lyhyt katsaus hankkeen parametreihin, kuten sen tausta, tavoitteet, laajuus, tarkoitus ja hankesuunnitelma.
Tavoitteet #
Tämä osio sisältää projektisi tavoitteet. Ihannetapauksessa tavoitteiden tulisi olla käytännöllisiä ja älykkäitä, esim.
- Erityistä: Tavoitteiden on oltava täsmällisiä, selkeitä ja ilmaistuja ilman epäselvyyksiä
- Mitattavissa: Niillä on oltava pieniä ratkaisevia mitattavia virstanpylväitä, joiden avulla voit päättää selvästi, saavutatko tavoitteesi vai et.
- Saavutettavissa: Tavoitteesi tavoitteiden saavuttamisessa ei saa olla liian kapea tai liian kunnianhimoinen. Älä yritä enempää kuin voit helposti.
- Realistinen: Tavoitteesi on asetettava pitämällä mielessä resurssit ja rajoitukset.
- Aikakohtainen: Määräajat ja eräpäivät olisi määriteltävä asianmukaisesti.
Soveltamisala #
Tämä osio selittää tehtävät ja sisältää SOW: ssa aiemmin määritetyn soveltamisalan. Tämän osion on oltava erityinen ja yksi SOW: n merkittävimmistä osista. Se sisältää myös tietoja siitä, mitä ei tehdä työnkulun sekaannusten välttämiseksi.
Tulokset #
Tämä osio sisältää luettelon tuloksista tai suorituksista, jotka on tuotettava hankkeen loppuun mennessä. On huomattava, että tulokset on ilmoitettava ilman epäselvyyksiä ja tavalla, joka projektiryhmän on helpompi ymmärtää.
Projektin riskit ja oletukset #
Kun suunnittelet mitä tahansa projektia, saatat kohdata lukuisia epävarmuustekijöitä ja tuntemattomia ongelmia. Tällainen skenaario liittyy luonnollisesti tiettyihin riskeihin ja niistä johtuviin oletuksiin riskien voittamiseksi. Hankkeen riskit riippuvat käytettävissä olevista resursseista (esim. Tiimin jäsenet, tarvikkeet, rahoitus jne.) Sekä käytettävissä olevasta aikataulusta. Tunnistetut riskit on ilmoitettava selkeästi yhdessä kunkin riskin selviytymisstrategian ja varautumissuunnitelmien kanssa.
Sidosryhmät #
SOW: n tulisi sisältää yksityiskohtainen luettelo kaikista hankkeeseen liittyvistä sidosryhmistä ja niiden sopivat yksityiskohdat.
Vinkki: Sinun pitäisi saada SOW -hyväksyntäsi sidosryhmiltä heti, kun se on muotoiltu. Tämän vaiheen jälkeen voit jatkaa suunnitelmasi kanssa.
