3.0 Processen för projektinitiering

När du väl har utsetts till projektledare bör nästa steg i detta avseende vara att komma igång med din projektstadga. I allmänhet bör en projektstadga ha följande information:

Din tydliga beteckning som projektledare. Detta bör inkludera din plikt och befogenhet att använda de fördefinierade resurserna för att driva projektet mot slutförande. Detta görs vanligtvis av intressenterna eller projekt sponsorer.

Om ett formellt kontrakt tecknas måste han hänvisa till det för att initiera projektet

Tillhandahåller en kort översikt över de leveranser, tjänster eller produkter som är avsedda att produceras av projektet

När projektstadgan väl har granskats av chefen måste han:

Kom i kontakt med projektets sponsorer och fråga om projektdokument, mejl, brev, krav, genomförbarhet eller mötesprotokoll kopplade till projektet.

Fråga intressenterna om ett liknande projekt har genomförts tidigare. Skaffa alla dokument angående det projektet och ordna ett möte med respektive projektledare för att be om nödvändiga riktlinjer.

Arbetsförklaringen (SOW) #

Nästa fas är SOW där du kommer att behöva bilda en grundlinje för ditt projekt. SOW är ett kritiskt dokument som behöver förädlas och ständigt uppdateras i linje med ditt projekt. Dess framsteg beror direkt på projektets komplexitet, din kunskap och dina preferenser angående ämnet. Vanligtvis består en SOW av följande komponenter:

En sammanfattning #

Den behandlar en kort översikt över projektparametrarna, till exempel dess bakgrund, mål, omfattning, syfte och övergripande projektplan.

Mål #

Detta avsnitt kommer att innehålla målen för ditt projekt. Helst bör målen vara praktiska och smarta, dvs.

  • Specifikt: Målen måste vara exakta, tydliga och angivna utan oklarheter
  • Mätbara: De måste ha små avgörande mätbara milstolpar som hjälper dig att tydligt bestämma om du uppfyller dina mål eller inte
  • Uppnåelig: Din inställning till att uppnå mål bör varken vara för smal eller för ambitiös. Försök inte att försöka mer än du enkelt kan.
  • Realistiskt: Dina mål bör sättas med hänsyn till dina resurser samt begränsningar.
  • Tidsspecifik: Tidsfrister och förfallodagar bör anges vederbörligen.

Omfattning #

Det här avsnittet förklarar det arbete som ska utföras och omfattar den omfattning som tidigare bestämdes i SOW. Detta avsnitt måste vara specifikt och är bland de mest framstående delarna av SOW. Den innehåller också information om vad som inte kommer att göras för att undvika förvirring i arbetsflödet.

Resultat #

Detta avsnitt kommer att omfatta en lista över resultat eller resultat som ska tas fram vid projektets slut. Det bör noteras att resultaten ska anges utan någon oklarhet och på ett sätt som är lättare att förstå av projektteamet.

Projektrisker och antaganden #

När du planerar ett projekt kan du ställas inför många osäkerheter och okända problem. Ett sådant scenario kommer naturligtvis att förknippas med vissa risker och resulterande antaganden för att övervinna riskerna. Projektrisker beror på tillgängliga resurser (t.ex. teammedlemmar, leveranser, finansiering, etc.) samt tidsramen. De identifierade riskerna bör tydligt anges tillsammans med hanteringsstrategin och beredskapsplanerna för varje risk.

Intressenter #

SOW bör innehålla en detaljerad lista över alla intressenter som är associerade med projektet tillsammans med lämpliga detaljer.

Proffstips: Du bör få din SOW godkänd av intressenterna så snart den formuleras. Efter denna fas kommer du att kunna fortsätta med din plan.