5.0 Управление проектами (Часть 2) — Качество и информация

Качественный #

Результат проекта должен соответствовать множеству критериев качества. Это также относится к многочисленным промежуточным результатам проекта. При управлении проектом очень важно установить, согласовать и задокументировать критерии качества на этапе определения. Эти критерии никогда не должны оставаться безоговорочными. По завершении процесса внедрения можно сравнить исчерпывающий список требований. Это позволяет команде проекта продемонстрировать, что они придерживаются требований проекта. Для определенных мероприятий проекта могут быть установлены дополнительные критерии качества. Например, определенную работу могут выполнять исключительно сертифицированные специалисты.

Превосходство в планировании проектов:

  • Определите требуемый уровень качества для конечного результата проекта и промежуточных товаров (это происходит в первую очередь на этапе определения).
  • Определите необходимый уровень качества при выполнении различных операций по проекту.

Мониторинг развития по качеству:

  • Подтвердите (промежуточные) результаты.
  • Решайте любые проблемы с качеством.
  • Подтвердите, что требуемый уровень качества был достигнут в отчетности по проекту,
  • Рассмотрите любые жалобы (особенно на этапе последующих действий).

Управление проектом страдает перфекционизм. Прагматический подход к стандартам качества проекта можно резюмировать как «достаточно хорошо — хорошо». Инициативы, направленные на достижение максимально возможного уровня качества, часто обречены на провал.

Организация #

Командой нужно управлять внутри проекта. Проще говоря, Управление командой выбирает, кто и какие задачи будет выполнять из списка возможных задач. Кроме того, он включает в себя все мягкие навыки (например, методы мотивации, коммуникативные способности и стили лидерства), необходимые для выполнения задачи с группой лиц. Независимо от их значения, в объем данного руководства не входят эти межличностные навыки.

Организационная структура в планах проекта:

  • Сформируйте команду.
  • Делегировать полномочия членам команды;
  • Распределите обязанности между членами команды.
  • Согласуйте доступность персонала с другими руководителями (проектами) и высшим руководством.

Мониторинг прогресса организации:

  • Наблюдайте за командой.
  • Следите за человеческими факторами (soft skills).
  • Действовать как связующее звено между заинтересованными сторонами проекта.

Информация #

Информационный компонент относится к способу, кем и на каком основании может быть сделан выбор. Кто имеет право принимать решения по определенным аспектам проекта? Это руководитель проекта, клиент или член команды со значительным опытом? Что и кто будет в архиве? Будут ли использоваться инструменты (например, веб-сайт проекта, средство отслеживания проблем, уведомления по электронной почте и общая повестка дня)? Эти и другие информационные запросы необходимо адресовать до начала проекта. Организации, которые работают над проектами на регулярной основе, имеют множество инструментов (например, шаблоны Word) для управления информацией внутри проекта.

Планы проекта включают следующую информацию:

  • Кому и в каком формате должна предоставляться информация?
  • Какие данные будут собираться, распространяться и архивироваться?
  • Как будут использоваться информационные технологии?

Мониторинг информации в процессе:

  • Запланируйте периодические консультации.
  • Убедитесь, что соответствующая информация передана соответствующему лицу.
  • Убедиться в соблюдении договоренностей.
  • Подготовьте отчет по проекту.
  • Список проблем
  • Журнал рисков
  • Протоколы встреч

В списке проблем перечислены все темы, которые необходимо рассмотреть. К этому списку следует обращаться часто. Модель для списка действий и решений была предоставлена для помощи в отслеживании прогресса и документировании сделанного выбора. Журнал рисков был добавлен для помощи в документировании опасностей, обнаруженных в ходе проекта.

Затем эти риски должны быть рассмотрены и, при необходимости, устранены во время следующего собрания проектной группы. Наконец, был предоставлен образец отчета о встрече, чтобы продемонстрировать, как следует подготовить и заархивировать такой отчет. Приложение 3 содержит список полезных сторонних утилит.

Важнейшим элементом защиты информации о проекте является повторяемость всех вариантов. Решения часто принимаются устно и не записываются. Независимо от того, насколько очевидным такой выбор кажется обеим сторонам в данный момент, в конечном итоге он должен быть задокументирован. Если этого сделать невозможно, незарегистрированный выбор может стать причиной путаницы или даже конфликта.

Многие инициативы откладываются из-за внешнего вмешательства (например, «это еще более важно», «это более политически корректно», «клиент хочет, чтобы мы сначала поработали над чем-то другим»). Ведение личного дневника такого рода действий может помочь руководителям проектов определить причину задержки проекта.