Kwaliteit #
Het resultaat van het project moet aan verschillende kwaliteitscriteria voldoen. Dit geldt ook voor de talrijke tussenproducten van het project. Bij het managen van een project is het van cruciaal belang om in de definitiefase kwaliteitscriteria vast te stellen, overeen te komen en te documenteren. Deze criteria mogen nooit onuitgesproken blijven. Aan het einde van het implementatieproces kan een uitgebreide lijst van eisen worden vergeleken. Dit stelt het projectteam in staat om aan te tonen dat zij aan de eisen van het project hebben voldaan. Voor bepaalde projectactiviteiten kunnen aanvullende kwaliteitscriteria worden gesteld. Zo kan een bepaalde functie uitsluitend door gecertificeerde mensen worden uitgevoerd.
Superioriteit in projectplanning:
- Definieer het vereiste kwaliteitsniveau voor het eindresultaat en de halffabricaten van het project (dit vindt vooral plaats in de definitiefase).
- Definieer het vereiste kwaliteitsniveau bij de uitvoering van de verschillende operaties van het project.
Bewaken van de ontwikkeling op het gebied van kwaliteit:
- Valideer de (tussen)uitkomsten.
- Pak eventuele problemen met kwaliteit aan.
- Bevestig dat het vereiste kwaliteitsniveau is bereikt in projectrapportage,
- Pak eventuele klachten aan (met name in de vervolgfase).
Project management wordt geschaad door perfectionisme. Een pragmatische benadering van de kwaliteitsnormen van een project kan worden samengevat als ‘Goed genoeg is goed’. Initiatieven die een zo hoog mogelijke kwaliteit proberen te bereiken, zijn vaak gedoemd te mislukken.
Organisatie #
Het team moet binnen een project worden aangestuurd. In de eenvoudigste bewoordingen, teamleiding is het selecteren van wie welke taken zal doen uit een lijst met mogelijke taken. Bovendien omvat het alle zachte vaardigheden (bijv. motiverende methoden, communicatieve vaardigheden en leiderschapsstijlen) die nodig zijn om een taak met een groep individuen te volbrengen. Ongeacht hun betekenis, omvat de reikwijdte van deze gids deze zachte vaardigheden niet.
Organisatiestructuur in projectplannen:
- Vorm het team.
- Delegeer bevoegdheden aan teamleden;
- Wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden.
- Maak afspraken over de beschikbaarheid van personeel met andere (project)managers en hoger management.
Bewaken van de voortgang van de organisatie:
- Houd toezicht op het team.
- Houd menselijke factoren in de gaten (soft skills).
- Fungeren als liaison tussen de stakeholders van het project.
Informatie #
De informatiecomponent heeft betrekking op de wijze waarop, door wie en op basis waarvan keuzes gemaakt kunnen worden. Wie heeft de bevoegdheid om beslissingen te nemen over bepaalde aspecten van het project? Is het de projectmanager, de opdrachtgever of een teamlid met inhoudelijke expertise? Wat en wie wordt er gearchiveerd? Wordt er gebruik gemaakt van tools (bijvoorbeeld een projectwebsite, een issue tracker, e-mail notificaties en een gedeelde agenda)? Deze en andere informatieve vragen moeten worden beantwoord voordat een project wordt gestart. Organisaties die regelmatig aan projecten werken, beschikken over diverse hulpmiddelen (bijv. Word-sjablonen) voor het beheren van informatie binnen een project.
Projectplannen bevatten de volgende informatie:
- Aan wie en in welk formaat moet informatie worden verstrekt?
- Welke gegevens worden verzameld, verspreid en gearchiveerd?
- Hoe wordt informatietechnologie ingezet?
Bewaking van lopende informatie:
- Plan periodieke consulten.
- Zorg ervoor dat de juiste informatie aan de juiste persoon wordt gecommuniceerd.
- Zorgdragen voor naleving van gemaakte afspraken.
- Opstellen van het projectrapport.
- Een lijst met problemen
- Logboek van risico’s
- Notulen van vergaderingen
De probleemlijst somt elk onderwerp op dat moet worden aangepakt. Deze lijst moet regelmatig worden behandeld. Om te helpen bij het volgen van de voortgang en het documenteren van gemaakte keuzes is een model voor een actie- en beslissingslijst opgesteld. Er is een risicologboek toegevoegd om te helpen bij het documenteren van gevaren die tijdens een project zijn ontdekt.
Deze risico’s moeten vervolgens tijdens de volgende vergadering van het projectteam worden geadresseerd en indien nodig worden verwijderd. Ten slotte is er een voorbeeldverslag van een vergadering verstrekt om te laten zien hoe zo’n verslag moet worden opgesteld en gearchiveerd. Bijlage 3 bevat een lijst met nuttige hulpprogramma’s van derden.
Een cruciaal element van het beschermen van projectinformatie is dat alle keuzes herhaalbaar moeten zijn. Beslissingen worden vaak mondeling genomen en niet vastgelegd. Hoe vanzelfsprekend dergelijke keuzes op dit moment voor beide partijen ook lijken, ze moeten uiteindelijk worden gedocumenteerd. Als dit niet kan worden bereikt, kan de niet-opgenomen keuze een oorzaak van verwarring of zelfs conflict worden.
Tal van initiatieven lopen vertraging op door externe interventies (bijvoorbeeld ‘dit is nog kritischer’, ‘dit is politiek correcter’, ‘de opdrachtgever wil dat we eerst aan iets anders werken’). Het bijhouden van een persoonlijk dagboek voor dit soort acties kan projectmanagers helpen bij het bepalen van de reden voor projectvertragingen.
