5.0 Hantera projekt (del 2) – Kvalitet och information

Kvalitet #

Projektets resultat måste uppfylla en mängd olika kvalitetskriterier. Detta gäller även projektets många mellanhänder. När du hanterar ett projekt är det viktigt att fastställa, komma överens om och dokumentera kvalitetskriterier vid definitionsfasen. Dessa kriterier får aldrig lämnas ouppgivna. I slutet av implementeringsprocessen kan en omfattande kravlista jämföras. Detta gör det möjligt för projektteamet att visa att de har följt projektets krav. Ytterligare kvalitetskriterier kan fastställas för vissa projektaktiviteter. Till exempel kan ett visst jobb utföras uteslutande av certifierade personer.

Överlägsenhet i projektplanering:

  • Definiera erforderlig kvalitetsnivå för projektets slutresultat och mellanliggande varor (detta sker främst i definitionsfasen).
  • Definiera erforderlig kvalitetsnivå vid genomförandet av projektets olika verksamheter.

Övervakning av utveckling när det gäller kvalitet:

  • Validera (mellanliggande) resultat.
  • Åtgärda eventuella problem med kvalitet.
  • Bekräfta att den erforderliga kvalitetsnivån har uppnåtts vid projektrapportering,
  • Åtgärda eventuella klagomål (särskilt i uppföljningsfasen).

Projektledning skadas av perfektionism. Ett pragmatiskt tillvägagångssätt när det gäller ett projekts kvalitetsstandarder kan sammanfattas som ‘Fint nog är bra’. Initiativ som försöker uppnå största möjliga kvalitetsgrad är ofta dömda till misslyckanden.

Organisation #

Teamet måste kontrolleras inuti ett projekt. I de enklaste termerna, laghantering väljer vem som ska utföra vilka uppgifter från en lista över möjliga uppgifter. Dessutom omfattar den alla de mjuka färdigheter (t.ex. motivationsmetoder, kommunikationsförmåga och ledarstilar) som krävs för att utföra en uppgift med en grupp individer. Oavsett deras betydelse innehåller omfattningen av denna guide inte dessa mjuka färdigheter.

Organisationsstruktur i projektplaner:

  • Bilda laget.
  • Delegera makt till teammedlemmar;
  • Tilldela teammedlemmar ansvar.
  • Kom överens om personalens tillgänglighet med andra (projekt) chefer och överledningen.

Övervaka organisationens framsteg:

  • Övervaka laget.
  • Håll ett öga på mänskliga faktorer (mjuka färdigheter).
  • Uppträda som en kontakt mellan projektets intressenter.

Information #

Informationskomponenten avser det sätt på vilket, av vem och på vilken grund val kan göras. Vem har befogenhet att fatta beslut om vissa aspekter av projektet? Är det projektledaren, klienten eller en teammedlem med stor expertis? Vad och vem kommer att arkiveras? Kommer verktyg (till exempel en projekthemsida, en spårningsspårare, e-postaviseringar och en delad agenda) att användas? Dessa och andra informativa förfrågningar måste åtgärdas innan ett projekt påbörjas. Organisationer som regelbundet arbetar med projekt har en mängd olika verktyg (t.ex. Word -mallar) för att hantera information i ett projekt.

Projektplanerna innehåller följande information:

  • Till vem och i vilket format måste information lämnas?
  • Vilken data kommer att samlas in, spridas och arkiveras?
  • Hur kommer informationsteknologi att användas?

Övervakning av pågående information:

  • Planera regelbundna konsultationer.
  • Se till att lämplig information kommuniceras till rätt person.
  • Kontrollera att avtalen efterlevs.
  • Förbered projektrapporten.
  • En lista med frågor
  • Logg över risker
  • Mötesanteckningar

Problemlistan räknar upp alla ämnen som måste tas upp. Denna lista bör behandlas ofta. En modell för en åtgärd och beslutslista har tillhandahållits för att hjälpa till att spåra framsteg och dokumentera val. En risklogg har lagts till för att dokumentera faror som upptäckts under ett projekt.

Dessa risker måste sedan åtgärdas och vid behov tas bort under projektgruppens nästa möte. Slutligen har ett exempel på en mötesrapport tillhandahållits för att demonstrera hur denna typ av rapport ska utarbetas och arkiveras. Bilaga 3 innehåller en lista över användbara tredjepartsverktyg.

En kritisk del för att skydda projektinformation är att alla val ska kunna upprepas. Beslut fattas ofta verbalt och registreras inte. Oavsett hur uppenbara sådana val verkar för båda parter för tillfället måste de i slutändan dokumenteras. Om detta inte kan uppnås kan det oregistrerade valet bli en orsak till förvirring eller till och med konflikt.

Många initiativ försenas på grund av externa ingrepp (t.ex. “detta är ännu mer kritiskt”, “detta är mer politiskt korrekt”, “klienten vill att vi ska arbeta med något annat först”). Att föra en personlig dagbok för denna typ av åtgärder kan hjälpa projektledare att bestämma orsaken till projektförseningar.