5.0 Projektien hallinta (osa 2) – Laatu ja tiedot

Table of contents

Laatu #

Hankkeen lopputuloksen on täytettävä erilaiset laatukriteerit. Tämä koskee myös hankkeen lukuisia välituotteita. Hankkeen hallinnoinnissa on kriittisen tärkeää laatia, sopia ja dokumentoida laatukriteerit määrittelyvaiheessa. Näitä kriteerejä ei saa koskaan jättää ilmoittamatta. Toteutusprosessin lopussa voidaan verrata kattavaa luetteloa vaatimuksista. Näin projektiryhmä voi osoittaa noudattavansa hankkeen vaatimuksia. Tietyille hanketoimille voidaan asettaa muita laatukriteerejä. Esimerkiksi tietyn työn voivat suorittaa yksinomaan sertifioidut henkilöt.

Ylivoima projektisuunnittelussa:

  • Määrittele vaadittu laatutaso hankkeen lopputulokselle ja välituotteille (tämä tapahtuu ensisijaisesti määrittelyvaiheessa).
  • Määrittele vaadittu laatutaso projektin eri toimintojen toteuttamisessa.

Kehityksen seuranta laadun kannalta:

  • Vahvista (välitulokset).
  • Korjaa kaikki laatuongelmat.
  • Varmista, että vaadittu laatutaso on saavutettu hankeraportoinnissa,
  • Käsittele mahdolliset valitukset (etenkin seurantavaiheessa).

Projektinhallinta kärsii perfektionismi. Käytännöllinen lähestymistapa hankkeen laatustandardeihin voidaan tiivistää seuraavasti: “Riittävästi on hyvä”. Aloitteet, joilla pyritään saavuttamaan paras mahdollinen laatu, ovat usein tuomittuja epäonnistumaan.

Organisaatio #

Ryhmää on hallittava projektin sisällä. Yksinkertaisin sanoin, tiimin johtaminen valitsee luettelon mahdollisista tehtävistä, kuka tekee mitäkin tehtäviä. Lisäksi se kattaa kaikki pehmeät taidot (esim. Motivointimenetelmät, viestintäkyvyt ja johtamistyylit), joita tarvitaan tehtävän suorittamiseen yksilöryhmän kanssa. Tämän oppaan soveltamisala ei sisällä merkityksestään huolimatta näitä pehmeitä taitoja.

Organisaatiorakenne hankesuunnitelmissa:

  • Muodosta joukkue.
  • Siirrä valtaa tiimin jäsenille;
  • Määritä vastuut tiimin jäsenille.
  • Sovi henkilöstön saatavuudesta muiden (projekti) johtajien ja ylemmän johdon kanssa.

Organisaation edistymisen seuranta:

  • Valvo joukkuetta.
  • Pidä silmällä inhimillisiä tekijöitä (pehmeitä taitoja).
  • Toimi yhteyshenkilönä hankkeen sidosryhmien välillä.

Tiedot #

Tietokomponentti koskee tapaa, jolla, kuka ja millä perusteella voi tehdä valintoja. Kenellä on valtuudet tehdä päätöksiä tietyistä hankkeen osa -alueista? Onko se projektipäällikkö, asiakas tai tiimin jäsen, jolla on huomattavaa asiantuntemusta? Mitä ja kuka arkistoidaan? Käytetäänkö työkaluja (esimerkiksi projektisivustoa, ongelmanseurantaa, sähköposti-ilmoituksia ja jaettua esityslistaa)? Näihin ja muihin tiedottaviin kysymyksiin on vastattava ennen hankkeen aloittamista. Organisaatioilla, jotka työskentelevät projekteissa säännöllisesti, on erilaisia työkaluja (esim. Word -malleja) projektin sisäisten tietojen hallintaan.

Projektisuunnitelmat sisältävät seuraavat tiedot:

  • Kenelle ja missä muodossa tiedot on toimitettava?
  • Mitä tietoja kerätään, levitetään ja arkistoidaan?
  • Miten tietotekniikkaa hyödynnetään?

Tietojen seuranta käynnissä:

  • Varaa ajoittaiset neuvottelut.
  • Varmista, että asianmukaiset tiedot välitetään asianomaiselle henkilölle.
  • Varmista sopimusten noudattaminen.
  • Valmistele hankeraportti.
  • Luettelo ongelmista
  • Riskien loki
  • Kokousten pöytäkirjat

Ongelmalistassa luetellaan kaikki aiheet, jotka on käsiteltävä. Tätä luetteloa on käsiteltävä usein. Toiminto- ja päätösluettelomalli on toimitettu edistymisen seurannan ja tehtyjen valintojen dokumentoimiseksi. Lisätty riskiloki, joka auttaa dokumentoimaan hankkeen aikana havaittuja vaaroja.

Nämä riskit on käsiteltävä ja tarvittaessa poistettava projektiryhmän seuraavassa kokouksessa. Lopuksi on toimitettu kokousraportin malli, joka osoittaa, miten tällainen raportti tulisi laatia ja arkistoida. Liitteessä 3 on luettelo hyödyllisistä kolmansien osapuolten apuohjelmista.

Kriittinen elementti hanketietojen suojaamisessa on, että kaikkien valintojen tulee olla toistettavia. Päätökset tehdään usein suullisesti, eikä niitä kirjata. Riippumatta siitä, kuinka ilmeisiltä tällaiset valinnat vaikuttavat molemmille osapuolille tällä hetkellä, ne on viime kädessä dokumentoitava. Jos tätä ei voida saavuttaa, tallentamaton valinta voi aiheuttaa hämmennystä tai jopa ristiriitoja.

Monet aloitteet viivästyvät ulkoisten toimenpiteiden vuoksi (esim. “Tämä on vielä kriittisempää”, “tämä on poliittisesti korrektimpaa”, “asiakas haluaa meidän tekevän jotain muuta ensin”). Henkilökohtaisen päiväkirjan pitäminen tällaista toimintaa varten voi auttaa projektipäälliköitä määrittämään syyn hankkeiden viivästymisiin.