2.0 De Kanban-mentaliteit

Het Kanban-systeem wordt niet alleen beschouwd als een projectmanagementtool maar als mentaliteit. Het systeem draait om het prioriteren van werk en het streven om op het juiste moment te presteren in plaats van deadlines uit te stellen. Het ziet projecten als een reeks processen die nodig zijn voor een actieve workflow. Het primaire resultaat van Kanban is om het project gedaan te krijgen door te beslissen wat er eerst moet gebeuren en door te focussen op het workflowproces.

Kanban is een relatief veelzijdig systeem en kan worden gebruikt voor alle soorten procesinvoer, of ze nu zijn gekoppeld aan auto’s, documenten, software of widgets. De enige vereiste in dit verband is dat u alle mogelijkheden moet hebben om alle belangrijke processen van het systeem op de juiste plaats en op het juiste moment uit te voeren. Als deze parameters niet adequaat worden geplaatst of in geval van overmatige overvloed of schaarste, kunnen mazen, knelpunten, vertragingen en verspilling ontstaan. Voortaan werkt Kanban aan het soepel laten verlopen van uw processen.

Belangrijkste principes van Kanban #

Halverwege de jaren 2000 werden de Kanban-systeem was werkzaam bij Microsoft. David J. Anderson vond de resultaten voorbeeldig en hij gebruikte ze verder om zijn eigen methode te ontwikkelen om continue vooruitgang in bedrijven te verzekeren. Dit concept werd door Toyota genoemd als Kaizen, terwijl Anderson ervoor koos om zijn methoden op Kanban-systemen te noemen, wat hem motiveerde om zijn eigen methode te bedenken.

Workflow visualisatie #

De visualisatie van de workflow is een erfenis van Toyota, waar ze uithangborden gebruikten om de workflow voor die dag weer te geven. Het kan op een whiteboard, schoolbord, een online tool of een prikbord. De workflow wordt aangegeven in de vorm van kolommen en specifieke details onder elke kolom. Deze kolommen vertegenwoordigen de verschillende stappen die betrokken zijn bij een bepaald proces en relevante taken worden vermeld onder afzonderlijke kolommen. Ze worden vervolgens weergegeven op hun respectieve media. Een basisbestuursorganisatie zal worden onderverdeeld in taken die nog moeten worden uitgevoerd, in bewerking en ten slotte in taken die al zijn uitgevoerd. Dit duidt op een “systeem met drie bakken” dat gewoonlijk wordt aangetroffen in de verwerkende industrie. Het zou dus onderdelen omvatten die in voorraad worden gehouden, onderdelen die momenteel in gebruik zijn en tot slot onderdelen die nog bij de leverancier zijn. Dit type systeem garandeert dat de voorraad van de arbeiders nooit uitgeput raakt. Een typisch voorbeeld van een workflowbord wordt hieronder gegeven;

Opgemerkt moet worden dat dergelijke Kanban-borden kunnen worden gebruikt voor complexere taken die uit meerdere stappen bestaan. Bovendien kunnen ze een kleurcode krijgen, afhankelijk van het soort werk dat nodig is voor een complex project. Een typisch voorbeeld van zo’n bord staat hieronder;

Dergelijke borden maken de workflow overzichtelijker en handiger en elimineren elke discrepantie die een werknemer zou kunnen hebben met betrekking tot de voortgang van het werk. Het op deze manier weergeven van de workflow is een cruciaal onderdeel van het Kanban-systeem. Kanban-experts waarschuwen echter dat niet moet worden aangenomen dat het Kanban-systeem beperkt is tot dergelijke simplistische maatregelen.

Joseph Hurtado, een Kanban-trainer en projectmanager bij AgileLion Institute, waarschuwt voor een al te eenvoudige kijk op Kanban. Hij adviseert managers om niet in deze minimalistische val te trappen en te werken aan het begrijpen van de belangrijkste fenomenen, waarden, tools en principes en vervolgens hun toevlucht te nemen tot experimenten. Hij is van mening dat alleen het gebruik van een Kanban-bord niet garandeert dat men Kanban goed doet. Een dergelijke vermindering kan leiden tot het mislukken van de implementatie van Kanban.

Limiet OHW (werk in uitvoering) #

Kanban gelooft dat je meer kunt bereiken door minder te doen. Dit principe kan specifiek een uitdaging zijn voor overpresteerders. Het is echter gebaseerd op de algemene observatie dat wanneer je minder doet, je je meer kunt concentreren op de resultaten en kunt werken aan het bereiken van optimale resultaten. Kanban-experts zijn van mening dat dit principe wonderen kan doen op het gebied van efficiëntie door slechts een bepaald aantal taken uit te voeren, van de workflow tot geschikte werknemers. Voortaan worden arbeiders niet gebombardeerd met werk en wordt klapperen uiteindelijk vermeden.

Joe Justice, de voorzitter van Scrum Incorporation, vertelt dat Kanban een ideaal hulpmiddel is om WIP te beperken en waarvan bekend is dat het de gewenste resultaten versnelt. Ondertussen zorgt persoonlijke Kanban voor dergelijke voordelen voor uw dagelijkse logboeken en kan het het nieuwe geheim worden voor hoge presteerders.

Wat het Kanban-bord betreft, kan WIP worden afgedwongen door alleen een specifiek aantal taken in het Kanban-bord onder kolommen op te sommen. Deze methode wordt ook wel lean Kanban genoemd. Daniel Doiron, een toonaangevende Lean Kanban-trainer bij CC Pace, wees er terecht op dat deze aanpak prioritering vereist. In dit opzicht kan verslapping worden toegepast om de uitvoering van deze stap te waarborgen. Doiron merkte verder op dat Lean Kanban de enige benadering is die WIP toe-eigent en erin slaagt om deze te beperken.

Stroom beheren #

Het Kanban-systeem kan worden gestart als onderdeel van uw traditionele werkstijl en kan worden voortgezet waar u was gebleven. Dit wordt beschouwd als een sterk punt van het proces omdat het kan worden aangepast volgens de specificaties van elk project. Als u bijvoorbeeld aan een complex project werkt, hoeft u uw projectspecificaties en workflow niet van de ene op de andere dag te wijzigen om over te schakelen naar het Kanban-systeem.

Het doel van Kanban is om u te helpen verbeteren met behulp van de reeds bestaande bronnen en zonder de last van te veel veranderingen in de workflow op te leggen. Het proces werkt door het creëren van bewustzijn met betrekking tot het prioriteren van werk en het aanmoedigen van stapsgewijze verbeteringen na zorgvuldige beoordeling van mazen en tekortkomingen in het proces. Kanban zorgt voor doordachte discussies over procesevaluatie en stelt gebruikers in staat om van hun fouten te leren.

De CEO van Lean Kanban, David Anderson, vermeldt in zijn Essential Kanban Condensed e-book dat het Kanban-systeem zo voorspelbaar mogelijk moet zijn. Op deze manier kunnen knelpunten in het proces worden gesignaleerd, aangepakt en voorkomen. Bovendien moet de workflow in Kanban zodanig zijn dat doorlooptijden worden geminimaliseerd en de levering van waarde wordt gemaximaliseerd. Onderstaande figuur geeft duidelijk de knelpunten in het Kanbanproces aan met behulp van een Kanbanbord.