Kanban -järjestelmää ei pidetä ainoastaan projektinhallintatyökalu mutta mielentilana. Järjestelmän tarkoituksena on priorisoida työ ja pyrkiä suorittamaan se oikeaan aikaan eikä viivyttää määräaikoja. Siinä projektit nähdään sarjana prosesseja, joita tarvitaan aktiiviseen työnkulkuun. Kanbanin ensisijainen tulos on saada projekti päätökseen päättämällä, mitä pitäisi tehdä ensin, ja keskittymällä työnkulkuun.
Kanban on suhteellisen monipuolinen järjestelmä, ja sitä voidaan käyttää kaikentyyppisiin prosessituloihin riippumatta siitä, liittyvätkö ne autoihin, asiakirjoihin, ohjelmistoihin tai widgetteihin. Ainoa vaatimus tässä suhteessa on, että sinulla on kaikki kyvyt suorittaa kaikki järjestelmän keskeiset prosessit oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan. Jos näitä parametreja ei ole sijoitettu asianmukaisesti tai jos niitä on liikaa tai niukkuus voi kehittyä porsaanreikiä, pullonkauloja, viivästyksiä ja hukkaa. Tästä lähtien Kanban pyrkii varmistamaan prosessien moitteettoman toiminnan.
Kanbanin keskeiset periaatteet #
2000-luvun puolivälissä ,. Kanban -järjestelmä työskenteli Microsoftissa. David J. Anderson piti tuloksia esimerkillisinä ja käytti niitä edelleen kehittääkseen oman menetelmänsä jatkuvan kehityksen varmistamiseksi yrityksissä. Toyota nimitti tämän käsitteen Kaizeniksi, kun taas Anderson päätti nimetä menetelmänsä Kanban -järjestelmissä, mikä motivoi häntä kehittämään oman menetelmänsä.
Työnkulun visualisointi #
Työnkulun visualisointi on Toyotan perintö, jossa he käyttivät kylttejä edustamaan päivän työnkulkua. Se voidaan tehdä taululle, liitutaululle, verkkotyökalulle tai ilmoitustaululle. Työnkulku merkitään sarakkeiden ja kunkin sarakkeen alla olevien yksityiskohtien muodossa. Nämä sarakkeet edustavat tietyn prosessin eri vaiheita, ja asiaankuuluvat tehtävät on lueteltu yksittäisissä sarakkeissa. Ne näytetään sitten vastaavissa medioissaan. Hallituksen perusorganisaatio luokitellaan tehtäviin, jotka on suoritettava, käsiteltävänä ja lopuksi jo suoritettuihin tehtäviin. Tämä tarkoittaa ”kolmen säiliön järjestelmää”, joka yleensä löytyy teollisuudesta. Siihen sisältyisivät siis varastossa olevat osat, tällä hetkellä käytössä olevat osat ja lopuksi osat, jotka ovat edelleen toimittajan luona. Tämän tyyppinen järjestelmä takaa, että työntekijöiden varastot eivät koskaan tyhjene. Tyypillinen esimerkki työnkulkulevystä on annettu alla;
On huomattava, että tällaisia Kanban -tauluja voidaan käyttää monimutkaisempiin tehtäviin, jotka koostuvat useista vaiheista. Lisäksi ne voidaan värikoodata monimutkaiseen projektiin vaadittavan työn tyypin mukaan. Tyypillinen esimerkki tällaisesta levystä on alla;
Tällaiset levyt tekevät työnkulusta selkeämmän ja kätevämmän ja poistavat työntekijän mahdolliset ristiriidat työn etenemisen suhteen. Työnkulun näyttäminen tällä tavalla on tärkeä osa Kanban -järjestelmää, mutta Kanbanin asiantuntijat varoittavat, ettei pitäisi uskoa, että Kanban -järjestelmä rajoittuu tällaisiin yksinkertaistettuihin toimenpiteisiin.
Joseph Hurtado, Kanban -kouluttaja ja projektipäällikkö AgileLion -instituutissa, varoittaa liian yksinkertaisesta näkemyksestä Kanbanista. Hän neuvoo johtajia olemaan lankeamatta tähän minimalistiseen ansaan ja pyrkimään ymmärtämään keskeiset ilmiöt, arvot, työkalut ja periaatteet ja turvautumaan sitten kokeiluun. Hän ilmaisee näkemyksensä, että pelkkä Kanban -taulun käyttö ei takaa sitä, että Kanban tekee oikein. Tällainen väheneminen voi johtaa epäonnistumiseen Kanbanin toteuttamisessa.
Limit WIP (Work in Process) #
Kanban uskoo, että enemmän voidaan saavuttaa tekemällä vähemmän. Tämä periaate voi olla haastava erityisesti ylikuntoisille. Se perustuu kuitenkin yleiseen havaintoon, että vähemmän tekemällä voi keskittyä enemmän tuloksiin ja pyrkiä optimaalisiin tuloksiin. Kanbanin asiantuntijat uskovat, että tämä periaate voi tehdä ihmeitä tehokkuudessa, kun se käsittelee vain tietyn määrän tehtäviä työnkulusta sopiviin työntekijöihin. Tästä lähtien työntekijöitä ei pommiteta työllä ja räpyttelyä vältetään.
Scrum Incorporationin johtaja Joe Justice kertoo, että Kanban on ihanteellinen työkalu WIP: n rajoittamiseen ja sen tiedetään nopeuttavan haluttuja tuloksia. Samaan aikaan henkilökohtainen Kanban tuo tällaisia etuja päivittäisiin lokiisi, ja siitä voi tulla uusi salaisuus menestyjille.
Kanban -aluksella WIP voidaan valvoa luetteloimalla sarakkeiden alle vain tietty määrä tehtäviä Kanban -taulussa. Tätä menetelmää kutsutaan myös laihaksi Kanbaniksi. CC Pacen johtava Lean Kanban -kouluttaja Daniel Doiron huomautti aivan oikein, että tämä lähestymistapa edellyttää priorisointia. Tältä osin voidaan käyttää löysää tämän vaiheen toteuttamisen varmistamiseksi. Doiron kommentoi edelleen, että Lean Kanban on ainoa lähestymistapa, joka hyödyntää ja onnistuu rajoittamaan WIP: tä.
Hallinnoi virtausta #
Kanban -järjestelmä voidaan käynnistää osana perinteistä työskentelytapaa ja sitä voidaan jatkaa siitä, mihin jäit. Tätä pidetään prosessin vahvuutena, koska sitä voidaan mukauttaa minkä tahansa projektin vaatimusten mukaisesti. Jos esimerkiksi työskentelet monimutkaisen projektin parissa, sinun ei tarvitse muuttaa projektin teknisiä tietoja ja työnkulkua yön yli siirtyäksesi Kanban -järjestelmään.
Kanbanin tavoitteena on auttaa sinua parantamaan olemassa olevien resurssien käyttöä ilman, että työnkulkuun tehdään liikaa muutoksia. Prosessi toimii luomalla tietoisuutta työn priorisoinnista ja kannustamalla asteittaisiin parannuksiin prosessin porsaanreikien ja puutteiden huolellisen tarkastelun jälkeen. Kanban herättää harkittuja keskusteluja prosessin arvioinnista ja antaa käyttäjille mahdollisuuden oppia virheistään.
Lean Kanbanin toimitusjohtaja David Anderson mainitsee Essential Kanban Condensed e-kirjassaan, että Kanban-järjestelmän tulisi olla mahdollisimman ennustettavissa. Näin prosessin pullonkaulat voidaan tunnistaa, käsitellä ja estää. Lisäksi Kanbanin työnkulun tulisi olla sellainen, että läpimenoaika minimoidaan ja arvon tuottaminen maksimoidaan. Alla oleva kuva osoittaa selvästi Kanban -prosessin pullonkaulat Kanban -levyn avulla.
