7.0 Hantera projekt (del 4) – Politik och hierarki

Projektledare bör ta hänsyn till i vilket sammanhang deras projekt kommer att äga rum. Med andra ord bör de undersöka hur val inom och angående projektet görs. Ett projekt kan placeras i en av två världar: säljarens värld eller politikerns värld.

Försäljarens miljö fokuserar på vinstmaximering och stabilitet är avgörande. Alla handlingar bygger på ömsesidigt förtroende och följer slogan, “en affär är en affär.” Förhållanden mellan säljare är kritiska, liksom deras äkta beteende. Decentralisering av makt sker.

Majoriteten är kritisk inom politikern för att få saker gjorda.

Centraliseringar av projektteam #

Därför är lojalitet till gruppen kritisk, även om en politikers synvinkel varierar i ett antal frågor från organisationens. Eftersom majoriteten sällan består av ett enda parti, krävs ofta tillfälliga allianser, ibland med motståndare eller till och med fiender. Beslut fattas som en följd av en viss världsbild. Hänvisningar till vissa fakta är viktiga i politikerns värld för att bevara ordningen; målet motiverar medlen. Centralisering av makt.

Majoriteten av individerna föredrar instinktivt det första av dessa två universum; den andra framkallar många negativa konnotationer. “Vi gör inte politik här”, är ett vanligt förekommande uttalande i organisationer, även om det är falskt. Även om säljrepresentantens värld är mer tilltalande för de flesta människor, har den en betydande nackdel. Beslutsfattande för vinstmaximering är effektivt endast när tydliga kassaflöden är tillgängliga.

Beslut som innebär svårigheter eller problem som ökade investeringar i utbildning, miljö, hälso- och sjukvård, vägar, forskning, försvar eller kärnkraft kan inte anges i en entydig vinst-förlust-balans. Den politiska modellen är den enda modellen som kan användas för att göra sådana val. Som ett resultat är det viktigt att engagera sig i politisk manöver.

Sociala och subventionerade organisationer verkar per definition inom den politiska sfären. Finansiering för dessa organisationer och deras initiativ är helt eller mestadels beroende av politisk vilja att stödja dem. Sociala organisationers framgångar är inte direkt kvantifierbara i ekonomiska termer.

Detta gäller också resultaten av sociala organisationsledda initiativ.

Exempel på korta fall #

En ung ingenjör fick en gång i uppgift att genomföra ett ambitiöst vindkraftprojekt i en landsbygdskommun. Invånare i kommunen kan spara för ett antal väderkvarnar via ett innovativt sparprogram, i syfte att producera 30% av stadens energibehov med egna väderkvarnar.

Detta skulle kräva installation av 10 vindkraftverk. Konceptet började med en av kommunfullmäktiges medlemmar.

Stadsborna uttryckte mycket mindre entusiasm för sparprogrammet än vad som hade förväntats. De skrapade ihop tillräckligt med pengar för att köpa hälften av en väderkvarn. För att undvika att konceptet blir ett totalt misslyckande gick staden med på att öka finansieringen för att möjliggöra installation av minst en väderkvarn.

Ingenjören sa i det första utkastet till slutrapporten att resultatet var mycket otillfredsställande. En sådan rapport skulle dock leda till att rådsmedlemmen tappar ansiktet, varför han förespråkade en omformulering. Slutversionen av stycket lyder så här: ”Initiativet är en enorm framgång; kommunen har visat sitt engagemang för miljön och gjort ett betydande – om än obetydligt – bidrag till kampen mot klimatförändringarna. ‘ Den unge ingenjören var ursprungligen okunnig om projektets politiska sammanhang. För att förhindra att framtida rådsmedlemsinitiativ kommer från marken tvingades han engagera sig i (tillsammans med) politik.

Hantera förväntningar och inre styrkor #

Det är svårare att slutföra ett projekt i politisk miljö än att slutföra ett i säljrepresentantens miljö. Beslut om ett projekt fattas inom ramen för det politiska spelet, inte utifrån vad som är mest effektivt för projektet. Drivkraften för att initiera ett projekt är ofta politisk och fastställer därför de kraftfält som projekt lag måste hävda.

En omorganisation krävde konsolidering och samarbete mellan många organisationer. Denna omorganisation krävdes uppifrån och inkluderade bland annat konsolidering av många lokala småföretag i ett regionalt huvudkontor. Detta innebar att arbetare skulle behöva pendla mycket längre till jobbet. Arbetet på jobbet förändrades också; betydligt färre möjligheter för högutbildade medarbetare fanns tillgängliga efter omorganisationen.

En del av arbetskraften tvingades söka anställning utanför organisationen eller i jobb som var mycket mindre tilltalande på en materiell nivå. Som ett resultat var det ett stort motstånd mot omorganisationen, trots att det skulle innebära betydande besparingar.

Om det lyckas kommer det att resultera i en förbättring av kundservicen. Slutligen skulle de anställda genomföra omorganisationen under ledning av en projektledare. Inledningsvis hade projektledaren svårt att få igång projektet. Teammedlemmarna som fick i uppgift att utföra uppgifterna fann ständigt skäl att inte utföra sina uppgifter. Det var vanligtvis någon form av fråga eller bakslag, och mycket debatt följde.

Team Moral #

Vanligtvis flyttade debatterna till om själva initiativet var ett bra koncept. Projektledaren skulle sedan försvara initiativet och hävda att det skulle resultera i betydande förbättringar för konsumenterna, men de kunde inte skapa spänning för det. När projektledaren såg att en stor del av arbetskraften inte (helt) stödde initiativet valde de att prioritera minskande motstånd mot projektet.

De gjorde detta genom att besöka varje medlemsförbund. Och engagerade sig också i mer avslappnade samtal med chefer och arbetare, ofta vid kaffemaskinen. De kunde starta om projektet när det misslyckades genom att förbättra hans kontakt med ett antal officiella och informella makthavare. Projektet förblev utmanande, men den politiska strategin visade sig mycket mer effektiv än den logiska som de ursprungligen hade försökt.

En guide på politisk manöver skulle gå utöver omfattningen av detta arbete. Sammanfattningsvis förekommer det politiska spelet ofta på nivån av interpersonella interaktioner och maktdynamik. I en kommersiell miljö har produkten företräde. Projektledare bör förstå att initiativ som involverar sociala organisationer alltid kommer att innehålla någon aspekt av politiken. För att säkerställa att deras initiativ lyckas skulle projektledare i detta scenario vara smarta att inte gå ur det politiska spelet. I stället för det borde de sträva efter att spela det bra samtidigt som de ger meningsfulla riktningar för sina initiativ.