4.0 Processen för projektplanering

Du har tidigare arbetat med Statement of Work (SOW) och har fördjupad kunskap om ditt projekt. Dessutom har du också blivit medveten om de olika aspekter, antaganden och risker som är förknippade med ditt projekt. Därför bör du tillgripa ytterligare planering, som inkluderar:

  • Detaljerad information om aktiviteter: En detaljerad Work Breakdown Structure (WBS) bör göras i enlighet med arbetskraven och tidsramen
  • Bestäm beroenden: Ett nätverksdiagram bör göras för att visa beroenden mellan olika projektaktiviteter
  • Identifiering av resurser: Ta dig tid att identifiera alla resurser som behövs för projektet inklusive utrustning, arbetskraft, ekonomi, anläggningar etc.
  • Upprätta schema: Arbeta med att upprätthålla ett uppnåeligt schema i linje med projektets tidsram och omdefiniera projektets omfattning.
  • Projektledningsplan: Samla in och införliva all information i en projekthanteringsplan som ska användas som ett grunddokument för ditt projekt. Planen bör sedan godkännas av de primära intressenter som är associerade med projektet.

Arbetsuppdelningsstrukturen (WBS) #

WBS anses vara ett effektivt verktyg som underlättar listan över alla uppgifter som är involverade i ett projekt. Det är det första steget i projektplaneringsprocessen. WBS -systemet tillåter dig att bilda huvudhuvuden för viktiga aktiviteter som måste utföras. Dessutom kan du gruppera olika mindre uppgifter under dessa stora aktiviteter så att du får en tydlig bild av projektets genomförande.

Ett viktigt steg i bildandet av WBS är att identifiera viktiga milstolpar och specificera sådana uppgifter som måste utföras i en stegvis process för att uppnå effektiva uppgiftshantering . Observera att viktiga milstolpar tidigare har identifierats i SOW. Detta tillvägagångssätt ger optimala resultat om du och ditt team känner till arbetsflödet, milstolpar och projekt. Men om det finns en minskad bekantskap bör du tillgodogöra dig att inkludera någon i din arbetsyta (men inte nödvändigtvis i ditt projekt) en person som har tidigare erfarenhet av ett sådant projekt.

För bättre förståelse, låt oss ta en titt på en enkel WBS för en webbdesign:

Vidare kan följande WBS anpassas för projekt som innehåller mer detaljer:

Proffstips: Man bör vara uppmärksam på detaljnivån i WBS. Det bör variera mellan 3-5 för att underlätta förståelsen. Om det överstiger 5 blir det allt mer komplext.

Nätverksdiagrammen #

WBS möjliggör endast gruppering och strukturering av arbetsflödet, men det kan inte redogöra för beroenden i projektaktiviteter. Hädanefter kommer ett nätverksdiagram in i bilden för detta ändamål. Nätverksdiagram låter dig illustrera beroenden, sekvens och schema för olika projektaktiviteter. Efter att ha skapat detta diagram kommer du att kunna bestämma ditt projektschema i linje med projektets tidslinje.

För ytterligare förståelse, överväg följande nätverksdiagram för projektet “Bygg skur”:

Rektanglarna i nätverksdiagrammet ovan visar de viktigaste aktiviteterna som måste utföras medan pilarna visar sambandet mellan dessa aktiviteter. Från noggrann observation kan följande information samlas in från nätverksdiagrammet:

Få aktiviteter kan utföras parallellt med varandra. Det inkluderar aktiviteten Cut Wood, Build Shed -basen och övervakning av cementhärdningsaktivitet. Det är dock bara möjligt om det finns olika team som arbetar sida vid sida på varje uppsättning aktiviteter.

Diagrammet har en serie ljusa och mörka pilar. De mörka pilarna visar den kritiska vägen som kan förstås som områden eller aktiviteter i projektet som kommer att ta maximal tid. Det inkluderar aktiviteter som att bygga skjulbas, övervaka cementhärdning och montera skjul. Eventuella förseningar av dessa aktiviteter kommer i sin tur att påverka tidsramen för hela projektet. Därför bör dessa steg övervakas noggrant för att säkerställa att projektet genomförs i tid.

Gantt -diagrammet #

Både WBS- och nätverksdiagrammen ger inte en kort översikt av projektschemat. Ett Gantt -diagram är av enorm betydelse i detta avseende. Nedan ges ett Gantt -diagram för byggbodsprojektet:

Det bör noteras att Gantt -diagram är inte avsedd att visa relationen mellan olika projektaktiviteter. Men det finns några mjukvarupaket som kan tillåta dig att skildra aktivitetsrelationer genom Gantt -diagram. De möjliggör vidare demonstration av projektöversikt och kritisk väg för ditt projekt.

Lägg märke till att du har lärt dig att kartlägga projektaktiviteter och upprättat ett schema genom noggrann bestämning av aktivitetssekvensen i ditt projekt. Nästa steg i detta avseende är att ta fram de resurser som behövs för att slutföra ditt projekt. När detta steg är slutfört kan du behöva gå tillbaka till Gantt -diagrammet för att förfina ditt projektschema.

Uppskattning av resurskrav #

Denna fas innebär identifiering av resurser som krävs för att utföra aktiviteterna i ditt projekt. De nödvändiga resurserna kommer att omfatta ekonomi, arbetskraft, material, utrustning och andra krav. Till exempel, för att utforma en webbplats, skulle du eventuellt behöva programvara, programmerare, särskilt utrymme för möten, datorer, grafiska formgivare, etc.

Människor som resurs #

Människor anses vara den viktigaste resursen inom alla områden. Du kommer att behöva identifiera den expertis och nödvändiga färdigheter som kompletterar det aktuella projektet. Efter denna identifiering måste du hitta personer som matchar dina förut identifierade färdigheter som en del av HR -ledning . Ett optimalt sätt att göra det är att skapa ett kompetensblad som matchar färdigheter till de aktiviteter som krävs. Dessutom kan specifika kolumner för namnet på personer och deras uppgifter också läggas till. Nedan ges ett exempel på ett färdighetsblad:

Du kan tydligt märka att diagrammet ovan inte bara innehåller färdigheter och aktiviteter, utan det innehåller också namn på individer, deras skicklighetsnivå, datum för initiering och uppsägning, totalkostnad och de resultat som förväntas komma fram. Denna information bör fås och fyllas i så snart du kan. Du kan också behöva kontakta chefer för några få personer du behöver för projektet för att kontrollera deras tillgänglighet. Det rekommenderas att alltid korskontrollera informationen med ditt projektteam och särskilt beakta följande:

Fråga först den funktionella chefen om färdigheterna och de ansträngningsdagar som kommer att krävas av en person för att fullgöra de projektaktiviteter som tilldelats honom genom arbetsbelastningsplanering . Detta bör sedan kryssgranskas genom den berörda personen som kommer att utföra aktiviteten.

Kontrollera alltid tillgängligheten för ditt projektteam genom att tänka på deras personliga åtaganden, semester, andra projekt och sjukskrivningar.

Kostnaden för varje individ ska beräknas och registreras av den funktionella chefen. Det rekommenderas att vara detaljorienterad i kostnadsberäkningen eftersom det kommer att hjälpa till att undvika framtida avvikelser.

Proffstips: Arbeta med en kort hierarki för att underteckna projektbudgeten. Om du planerar att få flera godkännanden innan projektbudgeten kan slutföras och göras kommer det att slösa mycket tid. Dessutom kan det också hämma projektets tidsram.

Icke-personliga resurser #

Icke-personliga resurser inkluderar utrustning, maskiner, tillbehör, anläggningar och ekonomi. I likhet med färdighetsbladet utarbetas ett icke-personligt tillgänglighetsblad i detta avseende. Nedan ges ett exempel på ett tillgänglighetsblad för icke-personer:

Båda dessa diagram ger en rättvisande uppfattning om det material och de icke-materiella resurser som behövs i ditt projekt. Nu kan du gå tillbaka till ditt Gantt -diagram och göra justeringar, modifieringar och förbättringar på lämpligt sätt. Flera parametrar måste ändras beroende på tillgången på ekonomiska resurser såväl som dina teammedlemmar.

Skapa projektplanen #

Projektplanen kommer att innehålla all information som vi har diskuterat tidigare och all data som du har samlat hittills. Normalt innehåller en projektplan följande avsnitt:

Tidigare listades några av nyckelinformationen för ditt projekt i SOW som projektcharter. Du skulle behöva förfina dem båda på lämpligt sätt. Dessutom har du förvärvat betydande kunskap om ditt projekt och därmed kan du välja att inkludera eller utesluta något av ovanstående avsnitt.

Få din plan granskad av projektets främsta intressenter. Tänk på att ett dokumentversionssystem för din plan är nödvändigt, eftersom minutuppgraderingar kommer att krävas under hela ditt projekt.

Proffstips: Projektledningens godkännande sida bör undertecknas av de primära intressenterna innan du påbörjar processen med projektkörning.