Definiera nyckelbegreppen #
För att förstå de viktigaste termerna för projektledning, låt oss överväga ett fallscenario. Du har fått ansvaret för ett projekt av din organisation. Dina arbetsuppgifter innebär att hantera hela projektet till slut. Du behöver först en god förståelse för komponenterna i ett projekt och dess olika parametrar. Dessutom är det också viktigt att veta vilka faktorer som gör att ett projekt blir framgångsrikt eller inte.
I allmänhet har ett projekt följande specifikationer:
- Ett förinställt datum för start och uppsägning
- Förutbestämd resursfördelning. Det inkluderar människor, tid, ekonomi och nödvändig utrustning som behövs för ett visst projekt. Till exempel, om du måste ta fram en broschyr, kommer de förutbestämda resurserna att omfatta: människor (copywriters, designers, creative director, etc.), den nödvändiga tidsramen, utrustning (digital programvara, dator, internet, skrivare, etc. ) och slutligen de ekonomiska resurserna.
- Specifika förbeställda leveranser. Det inkluderar projektresultat som bildandet av en broschyr, inrättande av ett nytt kontor, ny programvara etc.
Framgång för ett projekt #
Framgången för ett större eller mindre projekt beror på tre nyckelparametrar, dvs.
- Leveranstid: projektet levereras inom den förinställda tidsramen
- Det utlovade resultatet säkerställs utan att kompromissa med kvaliteten
- Projektet ligger kvar inom den fördefinierade budgeten och resurserna
Följande figur visar ett förhållande mellan dessa tre parametrar.
Det bör noteras att budget, utfall och tidsram är beroende av varandra, och du kan behöva göra avvägningar mellan dem under ditt projekt. Om du till exempel vill att ditt projekt ska slutföras på kortast möjliga tid måste du lägga mer pengar på att anställa fler personer och köpa fler resurser.
Betydelsen av projektledning #
Efter att ha övervägt ovanstående parametrar kan man fråga om behovet av projektledning under den nuvarande eran. Projektledning möjliggör strukturering av olika verksamheter inom en organisation. Hädanefter möjliggör det bättre planering, hantering, organisation och fördelning av resurser för bättre resultat inom en optimal tidsram. Olika organisationer har undersökts när det gäller anställningen av projektledningstekniker. Resultaten indikerar tydligt att projektledning inte bara underlättar sunda resultat, organisation och tid utan också förbättrar samordningen mellan olika avdelningar. Således kan organisationer fokusera mer på kvaliteten på resultaten snarare än den operativa processen.
