5.0 Processen för projektgenomförande

Detta avsnitt kräver en bestämd handlingsplan. Du kommer nu att behöva formellt inleda den praktiska tillämpningen av ditt förplanerade projekt. Du kommer att behöva övervaka dina teamaktiviteter i linje med de förutbestämda resultat som anges i projektplanen. Nedan ges ett exempel på en agenda som kan användas för att starta mötesprocessen:

När mötet har avslutats skulle du behöva skriva en kick-off-mötesrapport och vidarebefordra den till alla större intressenter. Detta bör göras så snart som möjligt, dvs inom en dag eller högst 2 dagar efter mötet.

Proffstips: Gör en vana att alltid skicka mötesrapporter och minuter efter varje möte. Dessa bör sedan sammanställas tillsammans med andra projektdokument och förvaras på en plats som är tillgänglig för alla intressenter i projektet.

Ledarskap och ledning #

Projektledare tenderar ofta att ha bredare roller och ingen tydlig myndighet. Rollen som en projektledare anses således vara en tvetydig där han hanterar människor som är både yngre och äldre för honom när det gäller deras projektupplevelse. Som projektledare skulle du därför behöva visdom för att hantera team av individer med olika ansiennitetsnivåer, olika avdelningar, olika färdigheter och olika kulturer.

Du behöver teoretisk kunskap om lednings- och ledarstilar och måste välja stilen på lämpligt sätt enligt scenariot. Den detaljerade diskussionen om detta ämne ligger utanför ramen för vår projektledningshandbok; tre huvudtyper av ledarstilar listas dock nedan:

  • Uppgiftsorienterat ledarskap: Det är fokuserat på att uppnå projektets resultat genom korrekt organisering av resurser och människor
  • Deltagande ledarskap: ledaren uppmanar projektgruppens deltagande i beslutsprocessen. En sådan stil hjälper till att införa en känsla av själv och koordination men kanske inte är lämplig när det behövs snabba och snabba åtgärder.
  • Direktivledarskap: teamet är tänkt att agera enligt chefspersonalens riktning. Denna stil avskräcker individuell åsikt och delaktighet men är effektiv i krisperioder.

Notera: Projektledaren måste veta när vilken stil eller en blandning av stilar som ska antas. Dessutom bör den valda stilen anpassas enligt kraven i din nuvarande situation, organisation, projektteam, område och projektresultat.

Se till att ditt team fungerar optimalt #

För att ett projektteam ska fungera optimalt måste projektledaren göra smarta ansträngningar för att hålla alla saker på rätt spår. Följande faktorer måste beaktas för att ett projektteam ska fungera effektivt:

  • Tydlig identifiering av varje individs roller och ansvar
  • Lyssna först och sedan kommunicera. Chefer bör först vara bra lyssnare, annars kanske teamet inte tar hänsyn till deras kommunikation
  • Avstå aldrig från att erkänna och berömma. Projektledaren bör göra det till en vana att alltid erkänna en gruppmedlems prestationer för sin funktionella chef.
  • Var passionerad i ditt arbete. Positivitet och passion är en smittsam kraft som går från en individ i ett team till andra
  • Handla alltid efter vad du har lovat. Det utvecklar en känsla av förtroende och gör laget pålitligt för chefen
  • Predika och upprepa att gruppmedlemmar alltid ska tänka som ett lag, inte som individer
  • Observera om ditt team inte arbetar tillsammans. Gör allvarliga ansträngningar för att lösa eventuella konflikter och ge utbildning om lagarbete
  • Ge dina teammedlemmar ansvar och begränsad beslutanderätt. Detta kommer att stärka dem och hjälpa dem att göra sitt arbete mer effektivt. Ändå är det också viktigt att de, bortsett från sin egen bedömning, också gör allvarliga ansträngningar för att följa de riktlinjer som du tillhandahåller.

Effektiv kommunikation #

Kommunikation är nyckeln till framgång för alla projekt. Som projektledare får du ansvaret för att hålla ihop teamet och uppdateras genom effektiv kommunikation. Du kommer att behöva använda olika plattformar som telefon, e -post, möte, etc. för att uppnå ditt mål.

För det första bör du fokusera på att vara en bra lyssnare och sedan sträva efter att kommunicera effektivt. Teammedlemmarna tenderar att respektera och uppskatta en chef som är uppmärksam på sina åsikter, problem och invändningar. Dessutom kommer uppmärksamt lyssnande också att ge dig feedback om processflödet och ditt teams förståelse.

En annan aspekt av kommunikation är adekvat samordning mellan dig och projektets intressenter. Du bör vidta lämpliga åtgärder för att ge tillgång till information till intressenterna. Detta kan göras i en stegvis process där projektteamet kommer att ha tillgång till all grundinformation i en samarbetsmiljö. Varje teammedlem kan i sin tur anställas för att ta över projektinformationsdelningssystemet.