Je hebt eerder gewerkt aan het Statement of Work (SOW) en hebt diepgaande kennis van je project. Bovendien bent u zich ook bewust geworden van de verschillende aspecten, aannames en risico’s die aan uw project zijn verbonden. Daarom moet u uw toevlucht nemen tot verdere planning, waaronder:
- Detaillering van de activiteiten: Er moet een gedetailleerde Work Breakdown Structure (WBS) worden gemaakt in overeenstemming met de werkvereisten en het tijdsbestek
- Afhankelijkheden bepalen: Er moet een netwerkdiagram worden gemaakt om de afhankelijkheden tussen verschillende projectactiviteiten aan te tonen
- Identificatie van bronnen: Neem de tijd om alle middelen te identificeren die nodig zijn voor het project, inclusief apparatuur, mankracht, financiën, faciliteiten, enz.
- Opstellen schema: Werk aan het handhaven van een haalbare planning in overeenstemming met het tijdsbestek van het project en herdefinieer de projectomvang.
- Projectmanagementplan: Verzamel en neem alle informatie op in een projectbeheerplan dat als basisdocument voor uw project kan worden gebruikt. Het plan moet vervolgens worden goedgekeurd door de primaire belanghebbenden die bij het project zijn betrokken.
De Work Breakdown Structure (WBS) #
De WBS wordt beschouwd als een efficiënt hulpmiddel dat de lijst van alle taken die bij elk project betrokken zijn, vergemakkelijkt. Het is de eerste stap in het proces van projectplanning. Het WBS-systeem stelt u in staat om hoofden te vormen over belangrijke werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Bovendien kunt u verschillende kleine taken onder deze hoofdactiviteiten groeperen, zodat u een duidelijk beeld krijgt van het projectuitvoeringsproces.
Een belangrijke stap bij de vorming van WBS is het identificeren van belangrijke mijlpalen en het detailleren van taken die stapsgewijs moeten worden uitgevoerd om efficiënte taak beheer . Merk op dat in de SOW al eerder belangrijke mijlpalen zijn geïdentificeerd. Deze aanpak levert optimale resultaten op als u en uw team bekend zijn met de workflow, mijlpalen en het project. Als er echter een verminderde bekendheid is, moet u iemand in uw werkruimte opnemen (maar niet noodzakelijk in uw project), een persoon die eerdere ervaring heeft met een dergelijk project.
Laten we voor een beter begrip eens kijken naar een eenvoudige WBS voor een website-ontwerp:
Verder kunnen voor projecten met meer detaillering de volgende WBS worden aangepast:
Pro-tip: Men moet rekening houden met het detailniveau in de WBS. Het moet variëren tussen 3-5 voor het gemak van begrip. Als het meer dan 5 is, wordt het steeds complexer.
De netwerkdiagrammen #
De WBS staat alleen het groeperen en structureren van de workflow toe, maar geeft geen rekenschap van de afhankelijkheden in projectactiviteiten. Hiervoor komt voortaan een netwerkdiagram in beeld. Met netwerkdiagrammen kunt u de afhankelijkheden, volgorde en planning van verschillende projectactiviteiten illustreren. Na het vormen van dit diagram kunt u uw projectplanning bepalen in overeenstemming met de projecttijdlijn.
Bekijk voor meer begrip het volgende netwerkdiagram van het project “Build Shed”:
De rechthoeken in het bovenstaande netwerkdiagram tonen de belangrijkste activiteiten die moeten worden uitgevoerd, terwijl de pijlen de relatie tussen die activiteiten weergeven. Na zorgvuldige observatie kan de volgende informatie worden verzameld uit het netwerkdiagram:
Er kunnen maar weinig activiteiten parallel aan elkaar worden uitgevoerd. Het omvat de activiteit Hout snijden, de basis van de bouwschuur en de activiteit Toezicht houden op het uitharden van cement. Het is echter alleen mogelijk als er verschillende teams naast elkaar werken aan elke reeks activiteiten.
Het diagram heeft een reeks lichte en donkere pijlen. De donkere pijlen geven het kritieke pad weer, dat kan worden opgevat als gebieden of activiteiten van het project die maximale tijd in beslag zullen nemen. Het omvat werkzaamheden als het bouwen van loodsbasis, het begeleiden van cementverharding en het monteren van loods. Elke vertraging in deze activiteiten zal op zijn beurt het tijdsbestek van het hele project beïnvloeden. Deze stappen moeten dus zorgvuldig worden gecontroleerd om een tijdige voltooiing van het project te garanderen.
Het Gantt-diagram #
Zowel de WBS- als de netwerkdiagrammen geven geen kort overzicht van de projectplanning. Een Gantt-diagram is daarbij van enorm belang. Hieronder vindt u een Gantt-diagram voor het bouwschuurproject:
Opgemerkt moet worden dat de Gantt-diagram is niet bedoeld om u de relatie tussen verschillende projectactiviteiten te laten zien. Maar er zijn een paar softwarepakketten waarmee u activiteitsrelaties kunt weergeven via een Gantt-diagram. Ze maken het verder mogelijk om het projectoverzicht en het kritieke pad van uw project te demonstreren.
Merk op dat u hebt geleerd projectactiviteiten in kaart te brengen en een planning op te stellen door de volgorde van de activiteiten in uw project zorgvuldig te bepalen. De volgende stap in dit verband is het invullen van de benodigde middelen om uw project te voltooien. Nadat deze stap is voltooid, moet u mogelijk teruggaan naar het Gantt-diagram om uw projectplanning te verfijnen.
Inschatten van resourcevereisten #
Deze fase omvat de identificatie van de middelen die nodig zijn om de activiteiten van uw project uit te voeren. De noodzakelijke middelen omvatten financiën, mankracht, materiaal, uitrusting en andere vereisten. Om bijvoorbeeld een website te ontwerpen, heeft u mogelijk software, programmeurs, aangewezen vergaderruimte, computers, grafisch ontwerpers, enz. nodig.
Mensen als hulpbron #
Mensen worden beschouwd als de belangrijkste hulpbron op elk gebied. U moet de expertise en de benodigde vaardigheden identificeren die het project aanvullen. Na deze identificatie moet u mensen vinden die overeenkomen met uw vooraf geïdentificeerde vaardigheden als onderdeel van: HR management . Een optimale manier om dit te doen, is door een vaardighedenblad te maken dat vaardigheden koppelt aan de vereiste activiteiten. Daarnaast kunnen ook specifieke kolommen voor de naam van personen en hun bijzonderheden worden toegevoegd. Hieronder ziet u een voorbeeld van een vaardigheidsblad:
U kunt duidelijk opmerken dat de bovenstaande grafiek niet alleen vaardigheden en activiteiten bevat, maar ook de namen van personen, hun vaardigheidsniveau, hun start- en beëindigingsdatum, totale kosten en de verwachte resultaten omvat. Deze informatie moet zo snel mogelijk worden verkregen en ingevuld. Mogelijk moet u ook contact opnemen met managers van enkele mensen die u voor het project nodig heeft om hun beschikbaarheid te controleren. Het wordt aangeraden om de informatie altijd te controleren met uw projectteam en specifiek aandacht te besteden aan het volgende:
Informeer eerst bij de functioneel manager naar de vaardigheden en de inspanningsdagen die een persoon nodig heeft om de aan hem toegewezen projectactiviteiten uit te voeren via werklastplanning . Dit moet dan worden gecontroleerd door de betrokken persoon die de activiteit zal uitvoeren.
Controleer altijd de beschikbaarheid van uw projectteam door rekening te houden met hun persoonlijke verplichtingen, vakanties, andere projecten en ziekteverzuim.
De kosten van elk individu moeten worden berekend en geregistreerd door de functioneel beheerder. Het wordt aangeraden om bij de kostenberekening detailgericht te zijn, omdat dit toekomstige discrepanties zal voorkomen.
Pro-tip: Werk aan een korte hiërarchie voor het ondertekenen van de projectbegroting. Als u van plan bent meerdere goedkeuringen te krijgen voordat de projectbegroting kan worden afgerond en gemaakt, zal dit de neiging hebben veel van uw tijd te verspillen. Bovendien kan het ook het tijdsbestek van het project belemmeren.
Niet-persoonlijke bronnen #
Niet-persoonlijke middelen omvatten apparatuur, machines, benodigdheden, faciliteiten en financiën. Net als bij de vaardigheidsfiche wordt in dit verband een niet-persoonsbeschikbaarheidsfiche opgesteld. Hieronder ziet u een voorbeeld van een niet-persoonsbeschikbaarheidsblad:
Beide grafieken geven een goed beeld van de materiële en immateriële middelen die nodig zijn voor uw project. Nu kunt u teruggaan naar uw Gantt-diagram en op de juiste manier aanpassingen, wijzigingen en verfijningen aanbrengen. Verschillende parameters moeten worden gewijzigd, afhankelijk van de beschikbaarheid van financiële middelen en uw teamleden.
Het projectplan maken #
Het projectplan bevat alle informatie die we eerder hebben besproken en alle gegevens die u tot nu toe hebt verzameld. Een projectplan omvat doorgaans de volgende onderdelen:
Voorheen werd een deel van de belangrijkste informatie van uw project in SOW vermeld als het projecthandvest. Je zou ze allebei op de juiste manier moeten verfijnen. Bovendien hebt u daardoor aanzienlijke kennis van uw project verworven, u kunt ervoor kiezen om een van de bovenstaande secties op te nemen of uit te sluiten.
Laat uw plan beoordelen door de belangrijkste belanghebbenden van het project. Houd er rekening mee dat een documentversiesysteem van uw plan nodig is, aangezien er in de loop van uw project minieme upgrades nodig zijn.
Pro-tip: De goedkeuringspagina van het projectbeheer moet worden ondertekend door de primaire belanghebbenden voordat u begint met het proces van projectuitvoering.
