4.0 Projektisuunnittelun prosessi

Olet työskennellyt aiemmin työlausunnon (SOW) parissa ja sinulla on syvällistä tietoa projektistasi. Lisäksi olet myös tullut tietoiseksi projektiin liittyvistä eri näkökohdista, oletuksista ja riskeistä. Siksi sinun on turvauduttava lisäsuunnitteluun, joka sisältää:

  • Yksityiskohdat toiminnoista: Yksityiskohtainen työnjakorakenne (WBS) olisi tehtävä työn vaatimusten ja aikataulun mukaisesti
  • Määritä riippuvuudet: On tehtävä verkkokaavio, joka osoittaa eri projektitoimintojen väliset riippuvuudet
  • Resurssien tunnistaminen: Ota aikaa löytääksesi kaikki projektin tarvitsemat resurssit, mukaan lukien laitteet, työvoima, talous, tilat jne.
  • Luo aikataulu: Työskentele saavutettavan aikataulun ylläpitämiseksi hankkeen aikataulun mukaisesti ja määritä projektin laajuus uudelleen.
  • Projektinhallintasuunnitelma: Kerää ja liitä kaikki tiedot projektinhallintasuunnitelmaan, jota käytetään projektisi perusasiakirjana. Hankkeeseen liittyvien ensisijaisten sidosryhmien tulisi sitten hyväksyä suunnitelma.

Työnjakorakenne (WBS) #

WBS: ää pidetään tehokkaana työkaluna, joka helpottaa kaikkien hankkeeseen liittyvien tehtävien luettelointia. Se on ensimmäinen vaihe projektin suunnitteluprosessissa. WBS -järjestelmän avulla voit muodostaa pääpäälliköt tärkeistä suoritettavista toiminnoista. Lisäksi voit ryhmitellä erilaisia pieniä tehtäviä näihin tärkeisiin toimintoihin, jolloin saat selkeän kuvan projektin toteutusprosessista.

Keskeinen askel WBS: n muodostamisessa on tunnistaa tärkeimmät virstanpylväät ja kuvata yksityiskohtaisesti tehtävät, jotka on suoritettava vaiheittain prosessin tehokkaan tehtävien hallinta . Huomaa, että tärkeitä virstanpylväitä on aiemmin tunnistettu SOW: ssa. Tämä lähestymistapa tarjoaa optimaaliset tulokset, jos sinä ja tiimisi tunnet työnkulun, välitavoitteet ja projektin. Kuitenkin, jos perehdytys on vähentynyt, sinun on turvauduttava siihen, että joku sisällytetään työtilaasi (mutta ei välttämättä projektiisi) henkilö, jolla on aiempaa kokemusta tällaisesta projektista.

Ymmärtääksemme paremmin, katsotaanpa yksinkertaista WBS: ää verkkosivuston suunnitteluun:

Lisäksi projekteihin, jotka sisältävät enemmän yksityiskohtia, seuraavaa WBS: ää voidaan mukauttaa:

Vinkki: On otettava huomioon WBS: n yksityiskohdat. Sen pitäisi vaihdella 3-5 välillä ymmärrettävyyden helpottamiseksi. Jos se ylittää 5, siitä tulee yhä monimutkaisempi.

Verkkokaaviot #

WBS sallii vain työnkulun ryhmittelyn ja jäsentämisen, mutta se ei ota huomioon projektitoimintojen riippuvuuksia. Tästä eteenpäin kuvaan tulee verkkokaavio tätä tarkoitusta varten. Verkkokaavioiden avulla voit havainnollistaa eri projektitoimintojen riippuvuuksia, järjestystä ja aikataulua. Tämän kaavion muodostamisen jälkeen voit määrittää projektin aikataulun projektin aikataulun mukaisesti.

Ymmärtääksesi paremmin, harkitse seuraavaa “Build Shed” -projektin verkkokaaviota:

Yllä olevan verkkokaavion suorakulmiot osoittavat tärkeimmät suoritettavat toiminnot, kun taas nuolet osoittavat näiden toimintojen välisen suhteen. Huolellisesta tarkkailusta seuraavia tietoja voidaan kerätä verkkokaaviosta:

Harvat toiminnot voidaan suorittaa rinnakkain. Se sisältää Leikkaa puuta -toiminnon, Rakenna Shed -pohja ja Valvo sementin kovettumista. Se on kuitenkin mahdollista vain, jos eri ryhmät työskentelevät vierekkäin kussakin toiminnassa.

Kaaviossa on sarja vaaleita ja tummia nuolia. Tummat nuolet kuvaavat kriittistä polkua, joka voidaan ymmärtää projektin alueina tai toimintoina, jotka kuluttavat eniten aikaa. Se sisältää toimintoja, kuten rakennuksen alustan rakentamisen, sementin kovettumisen valvonnan ja katoksen kokoamisen. Näiden toimintojen viivästyminen vaikuttaa puolestaan koko hankkeen aikatauluun. Siksi näitä vaiheita on seurattava huolellisesti, jotta varmistetaan hankkeen oikea -aikainen valmistuminen.

Ganttin kaavio #

Sekä WBS- että verkkokaaviot eivät anna lyhyttä yleiskatsausta käsillä olevasta projektiaikataulusta. Gantt -kaavio on erittäin tärkeä tässä suhteessa. Alla on Gantt -kaavio rakennusvarastoprojektille:

On huomattava, että Gantt-kaavio ei ole tarkoitettu osoittamaan eri hanketoimintojen välistä suhdetta. Mutta on olemassa muutamia ohjelmistopaketteja, joiden avulla voit kuvata toimintasuhteita Gantt -kaavion kautta. Ne mahdollistavat myös projektin yleiskatsauksen ja projektisi kriittisen polun esittelyn.

Huomaa, että olet oppinut kartoittamaan projektitoimintoja ja laatinut aikataulun määrittämällä projektisi toimintojen järjestyksen huolellisesti. Seuraava askel tässä suhteessa on määritellä projektin loppuun saattamiseen tarvittavat resurssit. Kun tämä vaihe on suoritettu, sinun on ehkä siirryttävä takaisin Gantt -kaavioon tarkentaaksesi projektin aikataulua.

Resurssivaatimusten arviointi #

Tämä vaihe sisältää projektin toimintojen toteuttamiseen tarvittavien resurssien tunnistamisen. Tarvittavat resurssit sisältävät rahoituksen, työvoiman, materiaalit, laitteet ja muut vaatimukset. Esimerkiksi verkkosivuston suunnittelussa tarvitset mahdollisesti ohjelmistoja, ohjelmoijia, varattuja tiloja kokouksille, tietokoneita, graafisia suunnittelijoita jne.

Ihmiset resurssina #

Ihmisiä pidetään tärkeimpänä voimavarana millä tahansa alalla. Sinun on tunnistettava asiantuntemus ja tarvittavat taidot, jotka täydentävät käsillä olevaa projektia. Tämän tunnistamisen jälkeen sinun on löydettävä ihmisiä, jotka vastaavat ennalta määritettyjä taitojasi osana Henkilöstöjohtaminen . Optimaalinen tapa edetä on luoda taitolomake, joka vastaa tarvittavia toimintoja. Lisäksi voidaan lisätä erityisiä sarakkeita ihmisten nimille ja heidän tiedoilleen. Alla on esimerkki taitolomakkeesta:

Voit selvästi huomata, että yllä oleva kaavio ei sisällä vain taitoja ja toimintoja, vaan sisältää myös yksilöiden nimet, heidän taitotasonsa, aloitus- ja päättymispäivän, kokonaiskustannukset ja odotetut tulokset. Nämä tiedot on hankittava ja täytettävä mahdollisimman pian. Sinua saatetaan myös joutua ottamaan yhteyttä muutamien projektissa tarvittavien henkilöiden johtajiin niiden saatavuuden tarkistamiseksi. On suositeltavaa aina tarkistaa tiedot projektitiimiltäsi ja kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin:

Kysy ensin toiminnalliselta johtajalta taitoja ja työpäiviä, joita henkilö tarvitsee suorittaakseen hänelle osoitetut projektitoiminnot työmäärän suunnittelu . Tämä on sitten tarkistettava ristiin asianomaisen henkilön kautta, joka suorittaa toiminnon.

Tarkista aina projektitiimisi saatavuus pitämällä mielessä heidän henkilökohtaiset sitoumuksensa, lomansa, muut projektinsa ja sairauspoissaolonsa.

Toiminnanjohtajan on laskettava ja kirjattava kunkin henkilön kustannukset. On suositeltavaa olla yksityiskohtainen kustannuslaskennassa, koska se auttaa välttämään tulevia eroja.

Vinkki: Työskentele lyhyen hierarkian alla hankkeen budjetin allekirjoittamiseksi. Jos aiot saada useita hyväksyntöjä ennen kuin hankkeen budjetointi voidaan viimeistellä ja tehdä, se tuhlaa paljon aikaa. Lisäksi se voi myös haitata projektin aikataulua.

Ei-henkilöresurssit #

Muita kuin henkilöresursseja ovat laitteet, koneet, tarvikkeet, tilat ja talous. Samoin kuin taitolomake, tässä yhteydessä laaditaan ei-henkilöllisyyslomake. Alla on esimerkki ei-henkilöiden saatavuuslomakkeesta:

Molemmat kaaviot antavat oikeudenmukaisen käsityksen projektissasi tarvittavista aineellisista ja ei-aineellisista resursseista. Nyt voit palata Gantt -kaavioosi ja tehdä tarvittavat muutokset, muutokset ja tarkennukset. Useita parametreja on muutettava riippuen taloudellisten resurssien saatavuudesta ja tiimin jäsenistä.

Projektisuunnitelman luominen #

Projektisuunnitelma sisältää kaikki tiedot, joista olemme keskustelleet aiemmin, ja kaikki tähän mennessä keräämäsi tiedot. Yleensä hankesuunnitelma sisältää seuraavat osat:

Aiemmin osa projektisi keskeisistä tiedoista oli SOW: ssa projektin peruskirjana. Sinun on hiottava ne molemmat asianmukaisesti. Lisäksi olet hankkinut merkittävää tietoa projektistasi ja voit sisällyttää tai sulkea pois minkä tahansa yllä olevista osioista.

Hanki suunnitelmasi projektin ensisijaisten sidosryhmien tarkasteltavaksi. Muista, että suunnitelmasi asiakirjojen versiointijärjestelmä on välttämätön, koska pieniä päivityksiä tarvitaan koko projektin ajan.

Vinkki: Ensisijaisten sidosryhmien tulee allekirjoittaa projektinhallinnan hyväksymissivu ennen projektin toteutusprosessin aloittamista.