initiatie #
De start van het project wordt de startfase genoemd. In deze fase wordt het idee van het project verkend en uitgewerkt. Het doel van deze fase is om te kijken of het project ook echt gerealiseerd kan worden. Er worden keuzes gemaakt over wie de inspanning gaat leiden, welke organisatie meedoet en of het bedrijf voldoende steun krijgt van de betrokkenen.
Deze stap vereist dat de (toekomstige) projectleider een voorstel opstelt waarin de bovengenoemde punten worden beschreven. Bedrijfsplannen en subsidieaanvragen zijn voorbeelden van dit soort projectvoorstellen. De potentiële sponsors van het project beoordelen de aanvraag en geven de benodigde financiering als deze wordt goedgekeurd. Het project gaat formeel van start na goedkeuring. In de beginfase moeten de volgende vragen worden beantwoord:
- Waarom dit project?
- Is het fysiek mogelijk?
- Wat zijn de gewenste resultaten?
- Wat zijn de grenzen van het project (wat valt er binnen de scope van het project)?
Het vermogen om ‘nee’ te zeggen is een kritische eigenschap van een projectleider. Zodra individuen enthousiast worden over een project, heeft het de neiging om in reikwijdte te groeien. ‘Terwijl we toch bezig zijn, kunnen we net zo goed…’ is de achterliggende gedachte. Projecten waaraan extra doelstellingen worden toegevoegd, en projecten die blijven groeien, lopen bijna gegarandeerd vertraging op en zullen hun aanvankelijke doelstellingen waarschijnlijk niet bereiken.
De eerste stap is om een verbinding tot stand te brengen tussen alle belanghebbenden van het project. Onrealistische verwachtingen met betrekking tot de uitkomst van het project kunnen worden vermeden als de reikwijdte goed wordt begrepen. Breng om te beginnen een verbinding tot stand tussen de verschillende betrokkenen. Het is essentieel om de reikwijdte ervan goed te begrijpen.
De gekozen methode voor een specifiek soort project heeft een grote invloed op het resultaat. Een onderzoeks- en ontwikkelingsinspanning kan bijvoorbeeld een rapport opleveren waarin de technische levensvatbaarheid van een toepassing wordt beoordeeld. Een project dat resulteert in het ontwikkelen van een prototype omvat alle functies van een applicatie. Toch hoeven ze niet geschikt te zijn voor gebruik in een specifieke omgeving (bijvoorbeeld door honderden gebruikers). Een project dat een functionerend product produceert, moet ook problemen met onderhoud, documentatie en applicatiebeheer aanpakken.
Talloze misverstanden en geschillen ontstaan als gevolg van de mensen die betrokken zijn bij project management onduidelijkheid op deze punten. Klanten kunnen anticiperen op een functioneel product, terwijl projectteamleden denken dat ze een prototype maken. Hoewel een sponsor misschien denkt dat het project zou resulteren in een nuttig stuk software, moeten teamleden eerst bepalen of het concept technisch haalbaar is.
Definitie #
Na het geaccepteerde initiatie projectplan is het project gestart met de tweede fase: de definitiefase. Deze fase specificeert zo nauwkeurig mogelijk de eisen die aan het resultaat van een project zijn verbonden. In deze fase worden de verwachtingen van alle bij de ontwikkeling van het project betrokken partijen bepaald. Hoeveel bestanden zijn nodig voor archivering? Moeten de metadata in het Data Documentation Initiative (DDO) formaat zijn, of zou de Dublin Core (DC) voldoende zijn? Zijn bestanden toegestaan in hun oorspronkelijke formaat of alleen bestanden die voldoen aan de ‘Preferred Standards’? Is het de plicht van de depotgever om ervoor te zorgen dat een dataset goed wordt verwerkt in het archief, of is dit de verantwoordelijkheid van de archivaris? Welke garanties worden er gegeven over de uitkomst van het project? De lijst met vragen kan eindeloos doorgaan.
Het is van cruciaal belang om de behoeften zo vroeg mogelijk in het proces vast te stellen.
Wijnen (2004) stelt de volgende soorten projectbehoeften vast als geheugensteun:
- Vereisten
- Vereisten voor functionaliteit
- Vereisten voor functionaliteit
- Ontwerpbeperkingen
Randvoorwaarden vormen het kader waarbinnen het project moet plaatsvinden.
Wetgeving, regels voor arbeidsomstandigheden en goedkeuringsprocedures zijn allemaal voorbeelden. Deze criteria zijn onveranderlijk binnen het project.
Het is belangrijk om te onthouden dat vereistenspecificaties die zijn die te maken hebben met de kwaliteit van de uiteindelijke output: technische specificaties die betrekking hebben op hoe de projectresultaten zullen worden gebruikt. Zo moet het aantal fouten na afronding van een softwareproject met 90% worden verminderd. Ontwerpbeperkingen daarentegen zijn projectspecifieke vereisten. Gevaarlijke chemicaliën en buitenlandse partners met twijfelachtige arbeidsnormen kunnen als voorbeeld niet in het project worden opgenomen.
Tijdens de bepalende fase van een project, waaronder het bouwen van een webapplicatie voor een consortium van grote organisaties, werden geen beslissingen genomen over de browser die het programma zou ondersteunen. Het consortium dacht dat het Microsoft Explorer zou zijn omdat het ‘de browser van iedereen’ was.
De ontwikkelaars hebben de applicatie in Firefox gebouwd omdat ze al bekend waren met de browser en tijdens de ontwikkeling verschillende bijzonder nuttige functies hadden. Omdat de meeste websites die voor Firefox zijn ontworpen, er ook geweldig uitzien in Explorer, was de verandering eerst onmerkbaar. Tegen het einde van het project begon de klant echter te protesteren dat de website ‘er niet mooi uitzag’. De programmeurs, die toegang hadden tot de site via Firefox, waren verbijsterd door de klacht.
Toen bleek dat de twee browsers incompatibel waren, reageerden programmeurs defensief: ‘Kunnen ze Firefox niet installeren? Het is tenslotte gratis’. Aan de andere kant verplichtten de organisaties systeembeheerders van de overheid die, om wat voor reden dan ook, weigerden Firefox naast Explorer te installeren.
Zelfs als ze het hadden willen installeren, zou de procedure lang zijn geweest en zouden er extra kosten zijn verbonden aan de tijd die de systeembeheerders aan het werk besteden. Ten slotte vastgesteld dat de applicatie zich zou moeten aanpassen voor Explorer. Dit vergde aanzienlijk meer inspanning, waardoor het project verder achterop liep dan het al was, waardoor er moest worden onderhandeld over de meerkosten. Later onderzoek wees uit dat de verschillende organisaties verschillende versies van Microsoft Explorer gebruikten.
Het is van cruciaal belang dat alle belanghebbenden die bij het project betrokken zijn, met name de eindgebruikers die de resultaten van het project zullen gebruiken, deelnemen tijdens de bepalende fase. Omdat eindklanten vaak niet degenen zijn die het project bestellen, worden ze vaak verwaarloosd. Tijdens de bepalende fase wordt de klant, die het project betaalt, gevraagd om bij te dragen aan de vereisten. Toch wint het initiatief door toekomstige gebruikers uit te nodigen. Als uitgangspunt is het nuttig om tijdens de bepalende fase van het project bijeenkomsten te houden met alle belanghebbenden.
Later raakten gebruikers (jongeren) betrokken bij de ontwikkeling van een educatief videospel. Toen het spel bijna klaar was, besloot men het te testen met een groep jongeren. Hun eerste evaluaties leken gematigd en vriendschappelijk te zijn. Toen ze er echter op drukten, erkenden ze dat ze het spel ‘erg saai’ hadden gevonden en het ‘zelf niet zouden spelen’. Als deze jonge individuen al vroeg in het project betrokken waren, zou het spel ongetwijfeld een succes zijn geweest. Momenteel is het spel bijna niet geplaatst op een internetwebsite.
De bepalende fase produceert een lijst met behoeften van alle belanghebbenden die bij het project betrokken zijn. Elke voorwaarde heeft natuurlijk een inverse.
Hoe ingewikkelder het werk, hoe meer tijd en geld er nodig is. Bovendien kunnen sommige criteria met elkaar botsen. Nieuwe kopieermachines bedoeld om milieuvriendelijker te zijn; ze moeten ook voldoen aan de brandveiligheidsnormen. Regelgeving inzake brandveiligheid verplicht het gebruik van vlamvertragende materialen, die minder milieuvriendelijk zijn. Zoals te zien is in deze afbeelding, moet het worden aangepakt.
Ten slotte wordt een lijst met definitieve criteria opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de besluitvormers van het project. Na goedkeuring van de lijst kan het ontwerpproces beginnen – de meeste overeenkomsten tussen de klant en het projectteam bereikten het einde van de definitiefase.
De eisenlijst legt de randvoorwaarden vast waarbinnen het project moet opereren.
Deze lijst wordt gebruikt om het projectteam te beoordelen. Hierdoor kan de opdrachtgever na de definitiefase geen aanvullende wensen toevoegen.
Een computerinstallatie die als onderdeel van een project is gemaakt, omvat een nieuwe tentoonstelling in een museum. Door het ontbreken van een bepalende fase in het project kwamen er geen concrete onderhandelingen tussen het museum en de verantwoordelijken voor de bouw van de installatie. Toen de computer van de installatie halverwege uitviel, dacht het museum dat de garantie van het project dit zou dekken. Het projectteam nam een tegengesteld standpunt in – er waren onderhandelingen tussen de directeuren nodig om tot overeenstemming te komen.
Ontwerp #
De set van eisen van de definitiefase kan worden gebruikt om ontwerpbeslissingen te sturen. Tijdens de ontwerpfase worden één of meerdere ontwerpen gemaakt die aan de doelstelling van het project lijken te voldoen. De ontwerpfase kan diorama’s, tekeningen, stroomdiagrammen, sitebomen, HTML-schermontwerpen, prototypes, foto-impressies en UML-schema’s produceren, afhankelijk van het onderwerp van het project. De projectleiders gebruiken deze tekeningen om het definitieve ontwerp voor het project te kiezen. Daarna volgt de ontwikkelingsfase. Als een ontwerp eenmaal is geselecteerd, kan het tijdens de volgende fasen van het project niet meer veranderen, zoals bij de bepalende zin.
De uitdrukking ‘ontwerpafdeling’ was in dit geval niet gepast; het verwees eerder naar een groep ontwerpers die samenwerkten. Bovendien had iedereen het veel te druk, ook de chef van de afdeling.
Eén project vereiste de creatie van een reeks ontwerpen die cruciaal waren voor het succes van het project. De ontwerpen zijn ontwikkeld door een jonge ontwerper in het projectteam. Hoewel het hoofd van het ontwerpteam eindverantwoordelijk was voor de ontwerpen, was hij nooit aanwezig bij een projectteamvergadering waarin de ontwerpen werden beoordeeld. De projecterende baas nodigde hem consequent uit en stuurde hem e-mails met tekeningen van zijn jonge collega, maar de e-mails werden genegeerd. De projectleider en de jonge ontwerper meenden ten onrechte dat het afdelingshoofd de ontwerpen had geaccepteerd. De uitvoeringsfase is gestart. Toen het project bijna voltooid was, leverde het resultaat aan het afdelingshoofd, die woedend werd en beval dat de hele zaak opnieuw kon worden gedaan.
