Informatie- en communicatietechnologie verbetert medewerker communicatie , automatiseert tal van bedrijfsprocessen en verhoogt de projecttransparantie. Door dit te doen, vergroot u het geluk van klanten en medewerkers, terwijl u tegelijkertijd de inkomsten vergroot en uzelf de ruimte geeft om u te ontwikkelen.
Hier zijn zes manieren waarop informatie- en communicatietechnologie (ICT) uw projectmanagementresultaten kan verbeteren.
Verbeterde productiviteit en samenwerking tussen werknemers
Wanneer uw bedrijf groeit, wordt het steeds moeilijker om met elk personeelslid te communiceren. E-mail en spreadsheets zijn niet langer acceptabele methoden om met werknemers te communiceren vanwege hun tijdsbeslag. Carleton University schat dat uw medewerkers 11,7 uur per week op het werk en 5,3 uur per week thuis e-mails lezen en verzenden. Volgens een ander onderzoek lezen werknemers hun werkgerelateerde e-mails 4,1 uur per dag. Om de informatiestroom te laten stromen, moet u ze toegang geven tot betere interne communicatiesystemen die sneller zijn.
Je kunt eindelijk een einde maken aan de CC/BCC-gekte met slepen en neerzetten project management oplossingen. Het toewijzen van taken gaat nu veel sneller en het toevoegen van teamleden die bij een project betrokken zijn, is toegankelijker nu u een onbeperkt aantal projecten kunt opzetten. Als gevolg hiervan wordt niemand anders in uw team overspoeld met meldingen over taken die er niets mee te maken hebben. Met opruimen kunnen uw medewerkers opmerkingen schrijven, documenten delen en eenvoudig taken opnieuw toewijzen zonder heen en weer te hoeven gaan tussen veel platforms.
Door IM-chattools te gebruiken, kunt u uw teams gesynchroniseerd houden door communicatiebarrières te overbruggen. Met Slack kunnen uw medewerkers bijvoorbeeld verschillende kanalen creëren op basis van een specifiek onderwerp en kiezen welke track ze zullen in- of uitstappen.
Het gebruik van informatie- en communicatietechnologieën in projectbeheer is voordelig.
Controle over het personeelsbestand op verschillende locaties
Projectmanagers hebben vaak moeite om samen te werken met teams op afstand vanwege technologische barrières. Het zou helpen als u uw kleine personeel efficiënte communicatie via meerdere kanalen zou geven om het moreel te verhogen.
Het onvermogen om elkaar persoonlijk te ontmoeten, belet niet dat teamleden elkaar leren kennen en samenwerken. U kunt uw personeel nu virtuele waterkoelers bieden om op hun gemak te converseren door gebruik te maken van SaaS-samenwerkingsoplossingen.
Met andere woorden, moderne banen zijn mobiel en aanpasbaar. Neem bijvoorbeeld internettelefoonsystemen. Veel toonaangevende VoIP-serviceproviders, zoals Nextiva en On Sip, bieden zelfs complete communicatiepakketten voor bedrijven.
Kostenbesparende maatregelen
Om een effectieve projectmanager te zijn, moet je open communicatielijnen met alle betrokken partijen onderhouden. Het gebruik van een traditioneel vast telefoonsysteem zou voor u tot het verleden moeten behoren. Hoewel de meeste analoge telefoonservicebedrijven goedkope lokale belopties bieden, kunnen interlokale en internationale gesprekken erg duur zijn.
Gegevensbeveiliging verbeteren
Volgens statistieken heeft 76% van de Amerikaanse bedrijven gerichte aanvallen op phishing of social engineering uitgevoerd. Waar uw teamleden ook werken, het belang van informatiebeveiliging kan niet genoeg worden benadrukt, of ze nu op kantoor of thuis zijn.
Houd er rekening mee dat onvoorzichtigheid van personeel een veelvoorkomende bron van online hacks is. Het goede nieuws is dat u als projectmanager er bij uw team op aan kunt dringen om bedrijfsinformatie- en communicatietechnologie (ICT) te volgen om de basisprincipes van cyberbeveiliging op te frissen.
- Bepaal uw cyberbeveiligingsdoelstellingen.
- Uitvoeren van risico-evaluaties.
- Ontwikkel een strikt informatiebeveiligingsbeleid met de IT-afdeling.
- Maak regelmatig een back-up van essentiële gegevens.
- Kies voor SaaS-applicaties die gebruikmaken van encryptie.
Installeer en update cyberbeveiligingsprogramma’s zoals antivirus-, firewall- en coderingssoftware.
Projectsucces in de gaten houden
Het is mogelijk om de productiviteit van uw medewerkers te volgen met behulp van spreadsheets, maar het zal veel van uw tijd kosten. Gelukkig kunnen tal van cloudgebaseerde geautomatiseerde oplossingen het succes van werknemers voor u volgen, zodat u zich kunt concentreren op het identificeren van groeivooruitzichten voor uw bedrijf.
U kunt uw activiteiten, projecten en personeel snel volgen wanneer u projectbeheeroplossingen gebruikt. Dashboards zijn gebruiksvriendelijke tools die de meest kritische projectgegevens weergeven. U kunt eenvoudig de voortgang van elk project bijhouden met behulp van projectmanagementsoftware zoals LiquidPlanner. Gebruik statistieken, KPI’s en statistieken om u te concentreren op de ontwikkeling van uw projecten en om betere beslissingen te nemen door gedetailleerde rapporten te maken.
