De opkomst van externe en hybride werkplekken heeft nieuwe obstakels geïntroduceerd die projectmanagers moeten overwinnen. Naast de meer traditionele projectmanagementvaardigheden zoals plannen, budgetteren en risicobeheer, moeten projectmanagers tegenwoordig ook een aantal cruciale zachte vaardigheden onder de knie hebben als ze hun teams effectief willen leiden en managen in een virtuele omgeving. In dit stuk onderzoeken we de noodzaak van het ontwikkelen van bepaalde “zachte vaardigheden” voor projectmanagers die in een hybride of externe omgeving werken. Communicatie, teamwerk en leiderschap zijn allemaal voorbeelden van dergelijke vaardigheden.
Uitdrukkingsvermogen
Bij telewerken en hybride werkplekken is het vooral belangrijk dat werknemers vrij en effectief met elkaar kunnen praten. Projectmanagers hebben de verantwoordelijkheid om hun teams op de hoogte te houden van de status, doelen en verwachtingen van het project. Ze moeten ontvankelijk zijn voor de vragen en zorgen van anderen in het team, complexe ideeën verwoorden op een manier die iedereen kan begrijpen en de taal en toon gebruiken die het meest geschikt is voor de luisteraar.
De communicatievaardigheden van een projectmanager moeten niet beperkt zijn tot alleen praten met mensen; ze moeten ook effectief zijn in het schrijven. Schrijvers van e-mails, rapporten en ander projectmateriaal moeten hun punten duidelijk en beknopt kunnen overbrengen. Samenwerkingstechnologieën zoals instant messaging, videoconferenties en projectmanagementsoftware moeten ook beschikbaar zijn voor teamleden om te gebruiken terwijl ze met elkaar coördineren.
Emotionele intelligentie
Bij het managen van projecten in een hybride of externe omgeving is emotionele intelligentie (EI) van cruciaal belang. Emotionele intelligentie, of EI, is iemands bewustzijn van en controle over zijn eigen gevoelens en die van anderen. Managers van grote projecten die hoog scoren op EI hebben meer kans om teamgeschillen op te lossen, wederzijds vertrouwen te kweken en hun medewerkers te inspireren.
Vooral in de steeds vaker voorkomende externe en hybride werkcontexten van vandaag, waar teamleden zich geïsoleerd kunnen voelen of niet verbonden met de rest van het team, is EI van het grootste belang. Projectmanagers met een hoog niveau van emotionele intelligentie kunnen hun teams helpen zich meer gewaardeerd en gesteund te voelen, zelfs als ze er niet fysiek bij zijn.
Aanpassingsvermogen
Succesvolle projectmanagers in de huidige externe en hybride kantoren tonen een hoge mate van flexibiliteit. Ze moeten de flexibiliteit hebben om nieuwe hulpmiddelen, werkmethoden en communicatiemethoden te leren en te gebruiken wanneer deze beschikbaar komen. Ze moeten ook goed kunnen samenwerken met teamgenoten die zich in een andere tijdzone bevinden of een andere culturele achtergrond hebben.
Het vermogen om je snel en efficiënt aan te passen aan nieuwe omstandigheden is cruciaal voor projectmanagers die in een hybride of externe context werken, waar ze te maken kunnen krijgen met uitdagingen zoals onverwachte verschuivingen in projectvereisten, technologische problemen of de beschikbaarheid van teamleden. Projectmanagers die in dergelijke omgevingen uitblinken, zijn degenen die snel kunnen reageren op veranderende omstandigheden en creatief kunnen nadenken over hoe ze obstakels kunnen overwinnen.
De juiste tijd bijhouden
Tijdmanagementvaardigheden zijn uiterst belangrijk voor projectmanagers die op afstand of in een hybride omgeving werken. Tijdmanagementvaardigheden zijn essentieel voor hen om projecten op schema af te ronden en hun aandacht eerlijk te verdelen over hun teamleden en de vele taken waar ze verantwoordelijk voor zijn. Daarnaast moeten ze werk kunnen delegeren aan anderen in het team en duidelijke prioriteiten kunnen stellen voor elke opdracht.
Aangezien teamleden in een hybride of externe omgeving verschillende roosters of tijdzones kunnen hebben, is efficiënt tijdbeheer van cruciaal belang. Effectief tijdbeheer is een cruciale vaardigheid voor projectmanagers, omdat ze hun teams de nodige middelen kunnen geven zodat hun leden hun taken kunnen afwerken.
Samenwerking
In een hybride of externe werkomgeving is samenwerking cruciaal voor de voltooiing van een bepaald project. Het is de taak van projectmanagers om teamwerk te bevorderen door een open dialoog en informatie-uitwisseling tussen teamleden mogelijk te maken. Ze moeten ook in staat zijn om de vrede te bewaren en een samenhangende teamomgeving te bevorderen.
In hybride en externe werksituaties is samenwerking essentieel omdat teamleden zich niet verbonden kunnen voelen met het team of geen regelmatige face-to-face interactie hebben. Het is veel waarschijnlijker dat teamleden zullen investeren in en gemotiveerd zullen zijn om te werken aan de doelen van het project als de projectmanager een omgeving kan creëren die samenwerking aanmoedigt en een gezonde teamcultuur bevordert.
Leiderschap
Kortom, projectmanagers die in hybride of afgelegen omgevingen werken, moeten over uitstekende leiderschapskwaliteiten beschikken. Ze moeten in staat zijn om hun teams te sturen in de richting van tastbare doelstellingen, ze geïnspireerd en gemotiveerd houden en aandringen op persoonlijke verantwoordelijkheid. Ze moeten in staat zijn om het werk van teamleden te overzien en hen opbouwende kritiek te geven, zodat iedereen het beter kan doen.
Wanneer werknemers hybride of op afstand werken, kunnen ze zich minder verbonden voelen met het team als geheel of met hun managers als individuen, waardoor leiderschap des te belangrijker wordt. Personen in het team hebben misschien niet vaak de gelegenheid om persoonlijk met elkaar te communiceren in dergelijke omgevingen. Sterke leiders onder projectmanagers kunnen ervoor zorgen dat hun teams geïnspireerd blijven en blijven samenwerken om hun doelen te bereiken.
Concluderend: projectmanagers worden geconfronteerd met nieuwe uitdagingen als gevolg van de opkomst van externe en hybride werkplekken. De zachte vaardigheden van een manager zijn cruciaal als hij een virtueel team effectief wil leiden en managen. Zachte vaardigheden, zoals goede communicatie, emotionele intelligentie, flexibiliteit bij veranderingen, tijdsbeheer en het vermogen om goed met anderen samen te werken, zijn cruciaal voor projectmanagers die in een hybride omgeving of op afstand werken.
Het vermogen om vertrouwen op te bouwen, samenwerking te bevorderen en teamleden te motiveren zijn slechts enkele van de zachte vaardigheden die een projectmanager helpen om te slagen in zijn rol. Ze zijn in staat om hun teamleden effectief aan te sturen en hen te voorzien van de middelen die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.
Naarmate het gebruik van externe en hybride werknemers toeneemt, zal ook de behoefte aan projectmanagers met de bovengenoemde zachte vaardigheden toenemen. Door te investeren in de training van hun projectmanagers kunnen bedrijven de kans op succes voor hun virtuele teams vergroten.
